機(jī)關(guān)檔案工作指導(dǎo)的方法步驟機(jī)關(guān)檔案工作的一般或日常業(yè)務(wù)指導(dǎo)屬于微觀檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，其指導(dǎo)應(yīng)當(dāng)遵循微觀檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的流程。這里介紹的機(jī)關(guān)檔案工作的一般或日常業(yè)務(wù)指導(dǎo)的方法步驟，是微觀檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)流程中的三個主要步驟：一是準(zhǔn)備工作，二是實(shí)施指導(dǎo)，三是提出建議。機(jī)關(guān)檔案工作指導(dǎo)的方法步驟的具體內(nèi)容如下。(一)準(zhǔn)備工作.熟悉檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的相關(guān)內(nèi)容了解被指導(dǎo)單位的職能與內(nèi)部機(jī)構(gòu)組成。⑵了解被指導(dǎo)單位的檔案工作情況。⑶了解被指導(dǎo)單位的有關(guān)檔案工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。(4)熟悉與被指導(dǎo)單位檔案工作相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。一般機(jī)關(guān)的檔案工作是以文書檔案為主的，因此，應(yīng)該熟悉《歸檔文件整理規(guī)則》，熟悉《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，還應(yīng)了解《發(fā)文稿紙格式》等與歸檔文件整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。如果被指導(dǎo)單位的上級單位要求該單位按卷整理的話，還應(yīng)該熟悉《文書檔案案卷格式》《檔號編制規(guī)則》等。除此之外，還應(yīng)該熟悉《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》《檔案交接文據(jù)格式》《全宗卷規(guī)范》等。還應(yīng)該熟悉常見的專業(yè)檔案或特殊載體檔案的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，如《照片檔案管理規(guī)范》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《會計檔案案卷格式》《會計檔案管理辦法》等。如果是某一專業(yè)機(jī)關(guān)，還應(yīng)該熟悉專業(yè)檔案的有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，如指導(dǎo)民政部門，就應(yīng)該熟悉民政部、國家檔案局發(fā)布的《婚姻登記檔案管理辦法》《農(nóng)村五保供養(yǎng)檔案管理辦法》等。.熟悉業(yè)務(wù)指導(dǎo)相關(guān)內(nèi)容的方法(二)實(shí)施指導(dǎo)所謂實(shí)施指導(dǎo)，一般是通過實(shí)地查看和查閱檔案及相關(guān)材料，找出其錯誤之處，并給以改正錯誤的正確方法和答案?；蚴怯杀恢笇?dǎo)單位的檔案人員直接提出問題，由檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員現(xiàn)場解答。如果是對一個機(jī)關(guān)全面檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，一般應(yīng)該從檔案工作管理體制、檔案基礎(chǔ)設(shè)施、檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、檔案信息化建設(shè)和檔案提供利用等五個方面去查看。如果是只對某項(xiàng)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)，則只查看某項(xiàng)檔案工作即可，如一年一度的歸檔文件整理指導(dǎo)，只看某一年度的歸檔文件整理情況即可。下面就對一個機(jī)關(guān)全面檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)做簡要的說明。.檔案工作管理體制(1)組織領(lǐng)導(dǎo)：是否建立機(jī)關(guān)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組；是否明確一位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作；對機(jī)關(guān)各類檔案是否實(shí)行集中統(tǒng)一管理。(2)機(jī)構(gòu)人員：是否成立機(jī)關(guān)綜合檔案機(jī)構(gòu)；是否配備檔案專業(yè)人員；機(jī)關(guān)檔案人員是否定期對本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)；是否對相關(guān)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。(3)工作制度：是否建立機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)檔案工作規(guī)章制度。.檔案基礎(chǔ)設(shè)施(1)檔案室用房：檔案庫房、辦公、閱覽是否實(shí)現(xiàn)三分開；檔案室?guī)旆康奈恢檬欠穹习踩烷L期保管檔案的要求；如果是樓房作檔案室?guī)旆康模瑱n案室?guī)旆砍兄厥欠穹弦蟆?2)檔案庫房防護(hù)：檔案庫房是否實(shí)現(xiàn)“三鐵”(鐵門、鐵窗戶、鐵柜子)；是否配備了空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、滅火器、防磁柜、吸塵器、溫濕度表、遮光窗簾、防霉防蟲防鼠藥物等；是否達(dá)到“十防”要求。(3)檔案辦公設(shè)備：是否配備了計算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、裝訂機(jī)、縫紉機(jī)等。.檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)(1)檔案收集工作：通過查看各門類檔案文件目錄對照單位的文件材料歸檔范圍規(guī)定，看是否將各門類歸檔文件材料收集齊全完整。(2)檔案鑒定工作：是否制定本單位的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。(3)檔案整理工作：是否制定了本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)各種門類、各種載體的檔案分類大綱、編號方案；檔案整理質(zhì)量是否符合國家和省市縣檔案行政管理部門的有關(guān)規(guī)定。(4)檔案保管工作：庫房是否整潔；檔案排架是否有序；是否建立與補(bǔ)充完善全宗卷。(5)檔案統(tǒng)計工作：是否實(shí)施庫房溫濕度記錄；是否建立檔案借出登記。.檔案信息化建設(shè)是否開展電子檔案的收集歸檔；是否進(jìn)行室藏檔案的數(shù)字化加工。.檔案提供利用(1)檢索工具：是否編制有各類檔案目錄和專題目錄等檔案檢索工具。(2)編研材料：是否編寫《全宗介紹》《組織沿革》《大事記》《基礎(chǔ)數(shù)字匯集》等材料。(3)提供利用：是否建立有檔案借閱利用效果登記簿；是否編輯檔案利用典型事例匯編。(三)提出建議對于在具體指導(dǎo)中發(fā)現(xiàn)的問題和錯誤一般在查看過程中就隨時給予指出并提出改正建議。當(dāng)然，如果是存在的問題很多，一時都解決不了，就應(yīng)該提出一個分輕重緩急的全面整改建議。整改的建議原則一般是先易后難、先基礎(chǔ)后提高。一般的順序是：建立機(jī)構(gòu)，明確領(lǐng)導(dǎo)，配備檔案人