管理體系審核的溝通和反饋機(jī)制匯報(bào)人：XX2024-02-02CATALOGUE目錄溝通和反饋機(jī)制概述審核前溝通與準(zhǔn)備工作審核過程中的溝通技巧審核結(jié)果反饋與整改建議跟蹤驗(yàn)證與持續(xù)改進(jìn)溝通與反饋機(jī)制的優(yōu)化建議溝通和反饋機(jī)制概述01指信息在發(fā)送者和接收者之間的傳遞過程，包括口頭、書面、非語言等多種形式。溝通指信息接收者對發(fā)送者傳遞的信息作出的反應(yīng)，是溝通過程的重要組成部分。反饋溝通和反饋是管理體系審核中不可或缺的環(huán)節(jié)，有助于確保審核的有效性和效率，促進(jìn)組織持續(xù)改進(jìn)。重要性溝通和反饋的定義與重要性管理體系審核中的溝通與反饋?zhàn)饔脤徍擞?jì)劃階段與被審核方進(jìn)行充分溝通，明確審核目的、范圍、依據(jù)和計(jì)劃安排。審核實(shí)施階段通過提問、交談、查閱文件等方式與被審核方進(jìn)行溝通，收集審核證據(jù)，及時(shí)反饋發(fā)現(xiàn)的問題。審核報(bào)告階段向被審核方反饋審核結(jié)果，指出不符合項(xiàng)和改進(jìn)建議，促進(jìn)被審核方采取糾正措施和預(yù)防措施。跟蹤驗(yàn)證階段對被審核方的糾正措施和預(yù)防措施進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證，確保問題得到有效解決，實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)。目標(biāo)建立有效、高效、透明的溝通和反饋機(jī)制，確保管理體系審核的順利進(jìn)行和持續(xù)改進(jìn)。原則堅(jiān)持公正、客觀、保密的原則，確保溝通和反饋的真實(shí)性和準(zhǔn)確性；注重雙向溝通和及時(shí)反饋，促進(jìn)被審核方的積極參與和合作；不斷完善機(jī)制，提高溝通和反饋的效率和效果。機(jī)制建立的目標(biāo)和原則審核前溝通與準(zhǔn)備工作02明確審核目的、范圍和計(jì)劃01確定審核的具體目標(biāo)和期望結(jié)果，明確審核的重點(diǎn)和關(guān)鍵領(lǐng)域。02界定審核范圍，包括組織單元、業(yè)務(wù)流程、時(shí)間段等，確保審核的全面性和針對性。制定詳細(xì)的審核計(jì)劃，包括審核時(shí)間、人員分工、審核方法等，確保審核工作有序進(jìn)行。03010203與被審核方負(fù)責(zé)人或代表進(jìn)行初步溝通，介紹審核的目的、范圍和計(jì)劃。了解被審核方的基本情況，包括組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、質(zhì)量管理體系等。協(xié)商確定審核的具體安排和配合事項(xiàng)，確保審核工作順利進(jìn)行。與被審核方建立初步聯(lián)系03對文件和資料進(jìn)行審核前的初步審查，了解被審核方的質(zhì)量管理體系運(yùn)行情況。01向被審核方收集與審核相關(guān)的文件和資料，如質(zhì)量手冊、程序文件、記錄表單等。02對收集到的文件和資料進(jìn)行分類整理，建立清晰的文件和資料清單。收集并整理相關(guān)文件和資料審核過程中的溝通技巧03保持開放和尊重的態(tài)度，認(rèn)真聽取被審核方的陳述和解釋。通過積極回應(yīng)和反饋，表明自己正在傾聽和理解對方的觀點(diǎn)。避免打斷對方發(fā)言或過早做出評價(jià)，以免影響溝通效果。傾聽與理解被審核方觀點(diǎn)123針對審核重點(diǎn)和關(guān)鍵問題，提出明確、具體的問題。通過開放式問題引導(dǎo)被審核方提供更多信息和細(xì)節(jié)。在必要時(shí)進(jìn)行追問和澄清，確保獲取準(zhǔn)確、完整的信息。提問與引導(dǎo)以獲取關(guān)鍵信息仔細(xì)觀察被審核方的現(xiàn)場操作、設(shè)備設(shè)施、工作環(huán)境等實(shí)際情況。記錄觀察到的關(guān)鍵信息和問題點(diǎn)，為后續(xù)分析和改進(jìn)提供依據(jù)。與被審核方進(jìn)行確認(rèn)和溝通，確保觀察結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。觀察與記錄現(xiàn)場實(shí)際情況審核結(jié)果反饋與整改建議04將審核過程中收集到的所有數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，包括不符合項(xiàng)、觀察項(xiàng)和改進(jìn)建議等。匯總審核數(shù)據(jù)問題分類原因分析根據(jù)問題的性質(zhì)和嚴(yán)重程度進(jìn)行分類，如體系性不符合、實(shí)施性不符合、效果性不符合等。針對每個(gè)問題，進(jìn)行深入的原因分析，確定問題產(chǎn)生的根本原因和影響因素。030201整理并分析審核發(fā)現(xiàn)的問題反饋會議組織召開反饋會議，向被審核方全面、客觀地反饋審核結(jié)果，包括存在的問題、原因分析及改進(jìn)建議等。書面報(bào)告向被審核方提供詳細(xì)的書面審核報(bào)告，列明審核發(fā)現(xiàn)、結(jié)論和建議，作為整改和持續(xù)改進(jìn)的依據(jù)。溝通確認(rèn)與被審核方進(jìn)行充分溝通，確保其對審核結(jié)果有清晰、準(zhǔn)確的理解，并就后續(xù)整改措施達(dá)成共識。向被審核方反饋審核結(jié)果提出整改建議及要求對被審核方的整改情況進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證，確保其按照要求進(jìn)行整改并取得實(shí)效。同時(shí)，將整改結(jié)果納入下一次審核的輸入，形成持續(xù)改進(jìn)的閉環(huán)管理。跟蹤驗(yàn)證根據(jù)審核發(fā)現(xiàn)的問題和原因分析，提出具體、可行的整改建議，幫助被審核方解決問題并提升管理水平。針對性建議向被審核方明確整改的時(shí)間、責(zé)任人、整改措施和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等要求，確保其能夠按照要求進(jìn)行整改。明確整改要求跟蹤驗(yàn)證與持續(xù)改進(jìn)05制定詳細(xì)的跟蹤驗(yàn)證計(jì)劃明確驗(yàn)證的時(shí)間、方式和責(zé)任人，確保計(jì)劃的合理性和可操作性。實(shí)時(shí)記錄和反饋驗(yàn)證結(jié)果對驗(yàn)證過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)記錄，并向相關(guān)部門和人員進(jìn)行反饋，以便及時(shí)采取糾正措施。設(shè)立專門的跟蹤驗(yàn)證團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查整改措施的執(zhí)行情況，確保措施得到有效實(shí)施。跟蹤驗(yàn)證整改措施的實(shí)施情況定期開展整改效果評估按照評估計(jì)劃，定期對整改措施的實(shí)施效果進(jìn)行評估，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取改進(jìn)措施。針對評估結(jié)果制定改進(jìn)方案根據(jù)評估結(jié)果，分析存在的問題和不足，制定具體的改進(jìn)方案，并明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。制定科學(xué)的評估標(biāo)準(zhǔn)和方法根據(jù)整改目標(biāo)和實(shí)際情況，制定合理的評估標(biāo)準(zhǔn)和方法，對整改效果進(jìn)行客觀評價(jià)。評估整改效果并進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)對審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題和整改措施的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，提煉出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。將經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)納入審核標(biāo)準(zhǔn)將總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)納入到下次審核的標(biāo)準(zhǔn)中，以便更好地指導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行管理體系建設(shè)和改進(jìn)。加強(qiáng)審核人員的培訓(xùn)和管理對審核人員進(jìn)行培訓(xùn)和管理，提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和審核能力，確保下次審核的順利進(jìn)行。將經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)納入下次審核中030201溝通與反饋機(jī)制的優(yōu)化建議06在審核開始前，雙方應(yīng)明確溝通的目的、內(nèi)容和方式，確保信息準(zhǔn)確傳遞。明確溝通目的和內(nèi)容審核員在發(fā)現(xiàn)問題后，應(yīng)及時(shí)向受審核方反饋，以便受審核方及時(shí)采取措施進(jìn)行改進(jìn)。及時(shí)反饋審核發(fā)現(xiàn)雙方應(yīng)建立多種溝通渠道，如電話、郵件、會議等，確保在任何情況下都能保持及時(shí)有效的溝通。保持溝通渠道暢通加強(qiáng)雙方溝通，提高反饋效率雙方應(yīng)建立信息共享平臺，將審核過程中的經(jīng)驗(yàn)、問題、解決方案等進(jìn)行共享。建立信息共享機(jī)制通過舉辦經(jīng)驗(yàn)交流會、研討會等活動(dòng)，鼓勵(lì)雙方相互學(xué)習(xí)、借鑒經(jīng)驗(yàn)，共同提高管理水平。鼓勵(lì)經(jīng)驗(yàn)交流在信息共享過程中，應(yīng)注意保障信息安全，避免敏感信息泄露。保障信息安全建立信息共享平臺，促進(jìn)經(jīng)驗(yàn)交流定期評估機(jī)制效果雙方應(yīng)定期對溝通與反饋機(jī)制進(jìn)行評估，分析存在的問題