物管從業(yè)二十年，本文極具參考價(jià)值，如若有用請(qǐng)打賞支持，謝謝！物業(yè)管理中心文件管理規(guī)定【物業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)分享】物業(yè)管理中心文件管理規(guī)定

1目的

對(duì)與管理中心質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用文件為有效版本。

2范圍適用于中心與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。

3職責(zé)

3.1管理中心綜合管理部負(fù)責(zé)中心工作手冊(cè)的編制、修訂工作；中心綜合管理部負(fù)責(zé)中心業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件及作業(yè)指導(dǎo)類文件的歸集、保管工作。3.2管理處負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件及作業(yè)指導(dǎo)類文件的編制、使用和保管。

3.3中心文員和管理處客服負(fù)責(zé)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的歸集、整理和歸檔。

4程序4.1文件分類及保管

4.1.1公司下發(fā)的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件由管理中心文員和管理處客服負(fù)責(zé)保存。

4.1.2作業(yè)指導(dǎo)類文件分為兩類a.管理中心（處）工作手冊(cè)，管理處運(yùn)行體系的常用實(shí)施細(xì)則：包括管理標(biāo)準(zhǔn)（員工守則、員工行為規(guī)范、崗位職責(zé)、管理制度等），工作標(biāo)準(zhǔn)（崗位任職要求、崗位工作標(biāo)準(zhǔn)等），技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（國(guó)家有關(guān)的法律法規(guī)、服務(wù)規(guī)范、作業(yè)規(guī)程、質(zhì)量控制規(guī)范等），質(zhì)量記錄表單等，由管理中心（處）自行使用、保存。

b.其他質(zhì)量管理體系文件：可以是針對(duì)特殊服務(wù)、項(xiàng)目或合同編制的質(zhì)量計(jì)劃、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等，由管理中心各部門和管理處各工種使用、保存，重大質(zhì)量計(jì)劃（涉及多部門或公司的計(jì)劃）報(bào)公司行政與人力資源部備案。

4.2文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放。4.2.1中心作業(yè)指導(dǎo)書類文件的編寫由綜合管理部負(fù)責(zé)，中心經(jīng)理負(fù)責(zé)審核，管理者代表負(fù)責(zé)批準(zhǔn)。

4.2.2管理處作業(yè)指導(dǎo)書類文件由管理處負(fù)責(zé)編寫，中心綜合管理部負(fù)責(zé)審閱，中心經(jīng)理負(fù)責(zé)審核，管理者代表負(fù)責(zé)批準(zhǔn)。

4.2.3經(jīng)審核批準(zhǔn)的文件，均需報(bào)公司行政與人事部備案，中心和管理處作業(yè)指導(dǎo)書由行政人事部負(fù)責(zé)發(fā)放，文件的發(fā)放、回收填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。4.2.4文件編寫或修改需征求相關(guān)部門、管理處意見時(shí)，文件編寫人填寫《文件會(huì)簽單》附于文件首頁(yè)由相關(guān)部門、管理處負(fù)責(zé)人簽閱確認(rèn)。

4.2.5管理中心和管理處根據(jù)需要發(fā)放作業(yè)指導(dǎo)書分冊(cè)時(shí)，須進(jìn)行登記，中心由中心綜合管理部負(fù)責(zé)中心作業(yè)指導(dǎo)書分冊(cè)的發(fā)放登記，填寫《文件發(fā)放、回收記錄》，管理處由客服人員負(fù)責(zé)管理處作業(yè)指導(dǎo)書分冊(cè)的發(fā)放登記，填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。

4.3文件受控標(biāo)識(shí)文件分為：”受控”和”非受控”兩類，凡與質(zhì)量管理體系運(yùn)行相關(guān)的文件均為受控文件。所有受控文件必須在該文件上加蓋”受控”章、分發(fā)號(hào)章（整套文件在封面上加蓋，無(wú)封面的單份文件在文件首頁(yè)右上角加蓋）。質(zhì)量記錄、業(yè)主手冊(cè)及上墻文件不加蓋”受控”章但屬受控文件。非受控文件不進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

4.4文件的領(lǐng)用

4.4.1質(zhì)量管理體系文件發(fā)放時(shí)，文件領(lǐng)用人應(yīng)在《文件發(fā)放、回收記錄》中簽收。4.4.2因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號(hào)不變，并收回相應(yīng)舊文件；丟失補(bǔ)發(fā)的文件，應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，并注明已丟失的文件的分發(fā)號(hào)失效，發(fā)放部門做好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。

4.5文件的保存、作廢與銷毀

4.5.1文件的保存a.文件經(jīng)審核批準(zhǔn)后，文件正本交由行政與人力資源部編制《受控文件清單》；

b.中心綜合管理部文員（管理處客服）負(fù)責(zé)中心（管理處）與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件保存，并編制《受控文件清單》。

c.與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須分類存放在干燥通風(fēng)、安全的地方；d.管理中心（處）公用文件由管理中心文員（管理處客服員）保管。

e.管理中心文員（管理處客服員）應(yīng)及時(shí)填寫、更新本部門使用文件的《受控文件清單》；

f.任何人不得在受控文件上亂涂改或?qū)⑹芸匚募阶酝饨?，以確保文件的清晰、易于識(shí)別、檢索和保密。4.5.2文件的作廢與銷毀

a.所有失效或作廢文件，由管理中心文員（管理處客服員）及時(shí)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所撤出，交由中心綜合管理部，統(tǒng)一上交公司行政與人力資源處理，防止作廢文件的非預(yù)期使用；

b.為某種原因需保留的作廢文件，由行政與人力資源加蓋”作廢”印章保存；c.對(duì)要銷毀的作廢文件，由行政與人力資源部填寫《文件銷毀申請(qǐng)單》，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。

4.5.3文件的借閱、復(fù)制

借閱、復(fù)制質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄，應(yīng)填寫《文件借閱、復(fù)制記錄》，由管理中心（管理處）負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向中心文員或管理處客服員借閱、復(fù)制（復(fù)制文件必須由客服員標(biāo)識(shí)登記后發(fā)放）。4.6對(duì)承載媒體不是紙張的文件的控制，也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。

相關(guān)質(zhì)量記錄

1.《文件發(fā)放、回收記錄表》ZC-01/B012.《受控文件清單》ZC-01/B02

3.《文件更改申請(qǐng)單》ZC-01/B03

4.《文件會(huì)簽單》ZC-01/B045.《文