會(huì)議會(huì)展公司管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強(qiáng)會(huì)議會(huì)展公司的管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司章程，特制定本管理制度。

第二條適用范圍

本管理制度適用于會(huì)議會(huì)展公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）組織、承辦的各類會(huì)議、展覽及相關(guān)活動(dòng)。

第三條會(huì)議類型

會(huì)議分為例行會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議和專題會(huì)議。例行會(huì)議包括但不限于周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等；臨時(shí)會(huì)議根據(jù)工作需要臨時(shí)召集；專題會(huì)議針對(duì)特定主題或項(xiàng)目召開。

第四條會(huì)議原則

1.會(huì)議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、民主、集中的原則；

2.會(huì)議主題應(yīng)明確，議題應(yīng)具有針對(duì)性和可操作性；

3.會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)應(yīng)提前通知，確保參會(huì)人員做好準(zhǔn)備；

4.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)維護(hù)會(huì)議秩序，確保會(huì)議按照既定議程進(jìn)行。

第五條參會(huì)人員

1.會(huì)議參會(huì)人員包括公司全體員工、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及特邀嘉賓；

2.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加，確有特殊情況不能參加者，需提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假；

3.參會(huì)人員應(yīng)積極參與會(huì)議討論，充分發(fā)表意見和建議。

第六條會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，避免影響會(huì)議進(jìn)程；

2.會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密時(shí)，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定；

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，認(rèn)真落實(shí)相關(guān)工作。

第七條制度修訂

本管理制度可根據(jù)公司發(fā)展需要和實(shí)際情況進(jìn)行修訂。修訂程序按照公司內(nèi)部管理規(guī)定執(zhí)行。

第二章會(huì)議流程

第一條會(huì)議籌備

1.1會(huì)議主題與目的：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求及工作計(jì)劃，明確會(huì)議主題和目的，制定會(huì)議議程。

1.2會(huì)議通知：會(huì)議組織者需提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等信息，并要求參會(huì)人員做好會(huì)前準(zhǔn)備。

1.3會(huì)議材料準(zhǔn)備：會(huì)議組織者應(yīng)收集、整理與會(huì)議主題相關(guān)的資料，制作會(huì)議材料，并在會(huì)議前分發(fā)至參會(huì)人員。

第二條會(huì)議召開

2.1會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)簽到，確保參會(huì)人員到齊。

2.2會(huì)議開場(chǎng)：會(huì)議主持人介紹會(huì)議主題、目的、議程，明確會(huì)議紀(jì)律。

2.3會(huì)議議題討論：按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論，各參會(huì)人員充分發(fā)表意見和建議。

2.4會(huì)議決策：會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，組織參會(huì)人員進(jìn)行表決或決策。

第三條會(huì)議記錄

3.1會(huì)議記錄人員：會(huì)議組織者指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

3.2記錄內(nèi)容：會(huì)議記錄應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等。

3.3會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人員需整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員。

第四條會(huì)議總結(jié)與反饋

4.1會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策和下一步工作要求。

4.2參會(huì)人員應(yīng)就會(huì)議內(nèi)容、效果等方面進(jìn)行反饋，對(duì)會(huì)議組織者提出改進(jìn)建議。

第五條會(huì)后工作落實(shí)

5.1會(huì)議組織者應(yīng)跟蹤會(huì)議決策的執(zhí)行情況，確保工作落實(shí)到位。

5.2參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)工作任務(wù)，并及時(shí)匯報(bào)進(jìn)展情況。

第六條會(huì)議資料的歸檔與保管

6.1會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議資料、紀(jì)要等進(jìn)行歸檔，并妥善保管。

6.2歸檔資料包括但不限于：會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議材料、會(huì)議紀(jì)要、參會(huì)人員名單等。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第一條會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與確認(rèn)

會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后盡快整理完成，并由會(huì)議主持人審核確認(rèn)。審核通過后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)通過公司內(nèi)部通信系統(tǒng)或郵件群發(fā)至所有參會(huì)人員及相關(guān)部門，確保每位相關(guān)人員都能收到并了解會(huì)議內(nèi)容。

第二條會(huì)議決策任務(wù)的分配

會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確列出各項(xiàng)決策的具體任務(wù)，指定責(zé)任人和完成時(shí)限。責(zé)任人在接到任務(wù)后，如有疑問或困難，應(yīng)及時(shí)與會(huì)議組織者溝通解決。

第三條任務(wù)執(zhí)行監(jiān)控

會(huì)議組織者或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策任務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控。監(jiān)控內(nèi)容包括但不限于任務(wù)進(jìn)度、遇到的問題及解決方案、資源需求等。

第四條定期跟蹤匯報(bào)

責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要規(guī)定的時(shí)限，定期向會(huì)議組織者或團(tuán)隊(duì)匯報(bào)任務(wù)執(zhí)行情況。會(huì)議組織者應(yīng)匯總各責(zé)任人的匯報(bào)，形成跟蹤報(bào)告，以便于監(jiān)督和管理。

第五條問題反饋與協(xié)調(diào)

在任務(wù)執(zhí)行過程中，如遇到無(wú)法解決的問題或需要跨部門協(xié)調(diào)的情況，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議組織者。會(huì)議組織者應(yīng)協(xié)助解決問題，確保會(huì)議決策的有效實(shí)施。

第六條變更管理

若因特殊情況需要對(duì)會(huì)議決策進(jìn)行調(diào)整，應(yīng)按照公司規(guī)定程序進(jìn)行變更，并由會(huì)議組織者及時(shí)通知所有相關(guān)人員，同時(shí)更新會(huì)議紀(jì)要。

第七條任務(wù)完成驗(yàn)收

任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)提交相關(guān)成果物和總結(jié)報(bào)告。會(huì)議組織者或驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)對(duì)任務(wù)完成情況進(jìn)行驗(yàn)收，確保決策結(jié)果得到有效實(shí)施。

第八條反饋閉環(huán)

會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)任務(wù)執(zhí)行和驗(yàn)收情況，對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行總結(jié)，并將結(jié)果反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)和參會(huì)人員，形成閉環(huán)管理。

第九條持續(xù)改進(jìn)

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第一條會(huì)議室預(yù)訂

1.1預(yù)訂流程：需使用會(huì)議室的部門或個(gè)人應(yīng)提前向行政管理部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

1.2預(yù)訂確認(rèn)：行政管理部門收到申請(qǐng)后，根據(jù)會(huì)議室使用情況予以確認(rèn)，并通過郵件或系統(tǒng)通知預(yù)訂人。

第二條會(huì)議室使用規(guī)范

2.1使用時(shí)間：會(huì)議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)訂時(shí)間執(zhí)行，不得提前占用或延遲歸還。

2.2使用要求：參會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，保持環(huán)境整潔，遵守會(huì)議紀(jì)律。

第三條會(huì)議室設(shè)施管理

3.1設(shè)施維護(hù)：行政管理部門負(fù)責(zé)定期檢查、維護(hù)會(huì)議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.2設(shè)備使用：使用會(huì)議室時(shí)應(yīng)正確操作設(shè)備，如有損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政管理部門進(jìn)行維修或更換。

第四條會(huì)議室安全保障

4.1防火安全：會(huì)議室應(yīng)配備消防器材，禁止使用明火，確保消防通道暢通。

4.2保密要求：會(huì)議室內(nèi)禁止談?wù)撋婕肮緳C(jī)密事項(xiàng)，會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)確保文件、資料等不遺留。

第五條會(huì)議室清潔衛(wèi)生

5.1清潔責(zé)任：使用部門或個(gè)人應(yīng)負(fù)責(zé)會(huì)議室使用期間的清潔衛(wèi)生，確保會(huì)議結(jié)束后會(huì)議室恢復(fù)原狀。

5.2定期保潔：行政管理部門負(fù)責(zé)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行深度清潔，保持會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生。

第六條會(huì)議室應(yīng)急預(yù)案

6.1突發(fā)事件：遇到突發(fā)事件，如設(shè)備故障、人員沖突等，應(yīng)及時(shí)向行政管理部門報(bào)告，并按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理。

6.2應(yīng)急演練：定期組織會(huì)議室應(yīng)急預(yù)案演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)情況的能力。

第七條違規(guī)處理

違反會(huì)議室管理規(guī)定的，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究相應(yīng)責(zé)任。

第五章附則

第一條制度解釋

本管理制度的最終解釋權(quán)歸公司所有。如有疑問，請(qǐng)向行政管