第二章辦公室管理

【內容提要】辦公室管理是秘書工作的一項重要內容，是秘書輔助職能的具體體現(xiàn)。本章主要介紹辦公環(huán)境、辦公用品、辦公室現(xiàn)金、辦公物業(yè)以及辦公室時間管理等辦公室管理工作的內容、方法與管理技能。第二章辦公室管理第一節(jié)辦公環(huán)境管理第二節(jié)辦公用品的管理第三節(jié)辦公室現(xiàn)金管理第四節(jié)辦公物業(yè)管理第五節(jié)辦公室時間管理【思考與練習】【案例分析】第一節(jié)辦公環(huán)境管理一、辦公環(huán)境的含義二、優(yōu)化辦公環(huán)境的原則三、辦公室布局四、辦公室的布置五、辦公室的美化六、辦公室的健康安全管理

一、辦公環(huán)境的含義

廣義：指一定組織的所有成員所處的大環(huán)境；狹義：指秘書機構所處的內部環(huán)境，它包括秘書機構所處的人文環(huán)境和自然環(huán)境。人體工程學(HumanEngineering）認為：人物環(huán)境是一個密切相連的系統(tǒng)，人在這一系統(tǒng)中是主體，研究辦公活動的工作環(huán)境要圍繞人的生理、心理特點，從視覺、聽覺、呼吸、安全等方面進行考慮，使其符合工作者的身心活動要求，從而使工作者能更主動、更高效地支配設備和環(huán)境，更健康、更愉快地工作。二、優(yōu)化辦公環(huán)境的原則（一）舒適（二）和諧（三）合理

三、辦公室布局（一）開放式布局

開放式布局，被形象地稱作雞窩型（ｄｅｎ）布局。是將一個大工作間“切分”成多個相對獨立的工作單元，把組織內部各職能部門的所有人員按照工作程序安排在各工作單元中就位。

圖2-1開放式辦公室布局示例（一）開放式布局優(yōu)勢：一是有利于溝通。二是有利于節(jié)省辦公空間和經費。弊端：難以開展帶有私密性的工作，噪聲大，對于一些人來說，可能會有被監(jiān)控的感覺。（二）封閉式布局

封閉式布局是一種傳統(tǒng)的辦公室布局，是把組織內部各職能部門安排在各自獨立的房間，組成一個個獨立辦公室。圖2-2封閉式辦公室布局示例（二）封閉式布局優(yōu)勢：相對安全、安靜，有利于保密；自主性工作；擁有相對獨立的私人空間，有效保護個人隱私；也易于使人集中注意力，從事更為細致和專業(yè)的工作。弊端：信息難以及時有效溝通，工作協(xié)調也不夠快捷靈便，工作效率受到一定影響；辦公空間占用率較大，無形中增加了辦公費用。（三）混合式布局

混合式布局是指在開放式布局的大辦公室內，把各職能部門用組合式辦公用具或其他材料分隔開來，組成若干個工作區(qū)域。（三）混合式布局兼具開放式和封閉式特點，各部門既相對集中，又在一定程度上避免相互干擾。四、辦公室的布置（一）辦公室物理條件管理1．空氣溫度:22℃～26℃。相對濕度:40％～60％。清潔度:新鮮和潔凈四、辦公室的布置（一）辦公室物理條件管理2．光線普通辦公室一般0.75m2水平面的照度標準值為300lx。要求：一是盡量利用自然光。二是辦公桌上最好配置臺燈并加燈罩，使亮度適中，避免燈光直射入眼。三是最好讓光源來自兩個方向。四是盡量避免因電腦、辦公桌臺面、玻璃或其他有光亮表面的物品反光刺激人的眼睛?！鞠嚓P鏈接】

有意思的辦公室

美國一家家具工廠利用先進的燈光技術制造了虛擬加利福尼亞州海灘氛圍的工作環(huán)境，工作人員可以穿著海灘短褲、T恤上班，享受新鮮空氣和自然光。有趣的是，根據(jù)美國《商業(yè)周刊》報道，這家公司的生產率因此提高了15％，其中，有8位跳槽的員工在離職兩星期后又返回這家工廠，原因竟是他們“無法忍受其他單位晦暗的工作環(huán)境”。（玫雅光線：不可小覷的視覺健康要素世界文化，2003(1)）四、辦公室的布置（一）辦公室物理條件管理3．色彩4．聲音辦公環(huán)境的噪聲，白天應在55dB以下，晚間則應在45dB以下。要求：一是盡可能讓辦公室遠離噪聲源；二是采用隔音玻璃、隔音板等控制噪聲；三是播放輕音樂。（二）工作空間的安排

1.辦公桌的排列與擺放辦公桌的排列要求：一是按照辦公室工作程序的先后順序自前而后直線朝同一方向擺放排列；二是排列方向應考慮光線，應使光線來自左方，以便順光書寫和閱讀；三是注意合理安排公關活動空間，各座位間通道寬窄要適宜，一般留足1.5m，桌與桌距離以1m以上。還應留出公共空間，如茶飲、公共閱讀、休息、臨時接待等公共空間。辦公桌物品的擺放要求：辦公桌大小適宜，用品擺放井然有序。圖2-4圖2-5辦公桌的排列與擺放四、辦公室的布置（二）工作空間的安排2.辦公椅四、辦公室的布置（二）工作空間的安排3.文件柜等辦公家具五、辦公室的美化辦公室的綠化辦公室的裝飾[知識鏈接]辦公室綠化小常識辦公室可以養(yǎng)一些大些的綠葉植物，這些植物大都都綠葉繁茂，通過光合作用，吸收二氧化碳，放出氧氣，使封閉式辦公室內的空氣變得清爽。綠色可以緩解眼睛疲勞，對著清新怡人的植物做幾個深呼吸，清香的氣味還能清醒頭腦，讓人不再昏昏欲睡。此類植物的代表品種有菊花、吊蘭、常春藤。菊花有吸收氧化氫的能力，吊蘭能有效吸收甲醛，常春藤能有效吸收苯類污染物。能殺滅病菌的植物，代表品種有丁香、玫瑰。

對二氧化碳有強烈吸收作用的植物，代表品種有美人蕉、金銀花。

六、辦公室的健康安全管理（一）辦公室的健康安全隱患

辦公建筑隱患：主要指地、墻、天花板及門、窗等，如墻體開裂、墻皮脫落、地板缺乏必要的防滑措施、門鎖損壞、窗口失靈等。

辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調節(jié)欠佳，噪音控制不當?shù)取?/p>

辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設備擺放不當，阻擋通道；家具和設備有突出的棱角，可能傷及人體；櫥柜頂上堆放東西太多有傾覆可能等。

辦公設備及操作中的隱患：如電線磨損裸露，有觸電危險；電話線或電線拖拽過長，影響過往行人；復印機離工作臺太近，輻射有害健康；違規(guī)操作引出的安全隱患等。

消防隱患：如隨意焚燒紙張或雖按規(guī)定焚燒但未等確認灰燼熄滅就離開現(xiàn)場，亂扔煙頭，滅火設備已損壞或過期失效，滅火器被堆放物品覆蓋，火災警報失靈等。

（二）辦公室的健康安全維護與管理

嚴格執(zhí)行國家有關規(guī)定。對國家推行的職業(yè)健康安全管理體系（OccupationHealthSafetyManagementSystem,OHSMS）有所認識。要能通過有意識的管理，消除健康安全隱患。注意消除危害人體健康、污染辦公環(huán)境的“無形殺手”。

辦公用品可以作如下分類

紙簿類消耗品：復印紙、信紙、信封、筆記本、稿紙、復寫紙、卷宗、標簽紙等。筆尺類消耗品：鉛筆、刀片、簽字筆、熒光筆、橡皮擦、夾子、膠水、膠帶、鋼筆、姓名章、日期章、日期戳等。裝訂類消耗品：大頭針、圖釘、電池、剪刀、美工刀、訂書機、打孔機等。辦公設備耗材：打印機墨盒、色帶、計算機磁盤、空白光盤等。第二節(jié)辦公用品管理一、辦公用品的購買

（一）辦公設備及辦公用品接收的程序（二）辦公設備及辦公用品接收報賬手續(xù)二、辦公用品的保管與發(fā)放（一）庫房保管措施（二）辦公用品的發(fā)放三、辦公用品的庫存（一）庫存記錄的意義（二）庫存記錄卡的內容（三）庫存的管理要求第二節(jié)辦公用品管理一、辦公用品的購買

（一）應根據(jù)辦公用品實際用量和庫存情況制訂合理的辦公用品購置計劃。（二）經主管領導批準，統(tǒng)一購買。（三）購買辦公用品要選擇信譽良好的供貨商，價格合理，批量購買，緊急需求的小件辦公用品可直接去商店購買。（四）收到供貨商發(fā)來的辦公用品以后，應及時辦理進貨手續(xù)，檢驗入庫、造冊登記，建立一套辦公用品和耗材的管理程序。第二節(jié)辦公用品管理二、辦公用品的保管與發(fā)放

（一）庫房保管措施儲藏間或物品柜要上鎖，保證其安全。各類物品要清楚地貼上標簽，標明類別和存放地，以便能迅速找到。新購進的物品應置于舊物品的下面或后面，先來的物品先發(fā)出去，保證物品不會因為過期而造成損失。體積大、分量重的物品放在最下面，避免從架子上取物時發(fā)生危險。小的物品、常用的物品，如訂書釘、橡皮、書寫筆等，應放在較大物品的前面，便于看到和存取。儲藏間要有良好的通風，房間保持干燥。儲藏辦公用品應有適當?shù)恼彰?，以便查找物品。二、辦公用品的保管與發(fā)放

（二）辦公用品的發(fā)放文具消耗品可依據(jù)歷史記錄、經驗設定領用標準，隨部門或人員的工作狀況調整發(fā)放時間。文具消耗品限定使用人員；自第二次發(fā)放起，以舊品替換新品。新進人員到職由各部門提出文具申請單領取文具并列入領用卡。設立耐用辦公用品檔案卡，由秘書部門定期檢查使用情況。固定時間發(fā)放辦公用品。登記好辦公用品和易耗品出貨記錄（物品名稱、編號、申領部門、發(fā)貨人、數(shù)量、特殊要求、申請人簽名、批準人簽名、領用日期等）。物品的保管、儲存要符合本組織制定的規(guī)定要求。保管好進貨、存貨和發(fā)放辦公用品的記錄和資料。二、辦公用品的庫存（一）庫存記錄的意義（二）庫存記錄卡的內容項目。包括大小、顏色和數(shù)量。單位。貨物訂購、存儲和發(fā)放的單位。庫存參考號。例如C4，即柜子編號C，架板編號4。最大庫存量。再訂貨量。最小庫存量。日期。接收。記錄收貨信息，包括名稱、數(shù)量、發(fā)票號和供應商名稱。發(fā)放。記錄發(fā)放物品的名稱、數(shù)量、申請?zhí)?、發(fā)給人。余額。二、辦公用品的庫存

（三）庫存的管理要求收到貨物后，應立即辦理進貨登記。出貨時，應實時辦好出貨手續(xù)，做好發(fā)放記錄。庫存管理要求保證進貨卡、出貨卡和庫存卡三卡一致。報廢的辦公用品做好登記（包括名稱、價格、數(shù)量及報廢原因）報上級領導批準。第三節(jié)辦公室現(xiàn)金管理一、辦公室現(xiàn)金管理辦法（一）建立現(xiàn)金賬簿（二）填寫憑單（三）核對現(xiàn)金領用憑單（四）審核報銷憑據(jù)（五）及時報賬，保證周轉

二、商務費用（含差旅費）的辦理（一）商務費用報銷（二）出差費用辦理

第四節(jié)辦公物業(yè)管理一、辦公物業(yè)管理的分類（一）常規(guī)性的公共服務（二）委托性的特約服務二、辦公物業(yè)管理的基本工作環(huán)節(jié)（一）物業(yè)管理的策劃及準備階段（二）物業(yè)管理的啟動階段（三）物業(yè)管理的日常運作階段三、辦公物業(yè)管理的具體內容（一）房產分配（二）房產維修（三）水、電、暖、冷設施管理（四）物業(yè)費用管理第五節(jié)辦公室時間管理一、時間管理的概念時間管理，是指在同樣時間耗費的情況下，為提高時間的利用率和有效性而進行的一系列控制。二、秘書時間管理的技巧（一）用精力最佳的時間干最重要的工作（二）計劃消費時間（三）彈性安排工作（四）保持時間的連續(xù)性（五）經常檢查時間利用情況（六）“例外”工作“案例化”，固定工作“程序化”[信息鏈接]時間“四象限”法著名管理學家科維提出了一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程序進行了劃分，分為四個“象限”：既緊急又重要（如人事危機、客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等）重要但不緊急（如建立人際關系、新的機會、人員培訓、制定防范措施等）緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、行政檢查、主管部門會議等）既不緊急也不重要（如客套的閑談、無聊的信件、個人的愛好等）三、制定時間表時間表可以分為年度時間表、季度時間表、月度時間表和周時間表。（年度時間表圖）表2-1是某公司秘書為銷售部制定的第三季度會議時間安排

周時間表是在月度計劃的基礎上制定的，一般在周五下班前或周一上午召開領導碰頭會時協(xié)商安排，秘書可將平時收集的信息一并填寫在周時間表上，經領導過目審定后下發(fā)實施。表2-2四、工作日志

（一）工作日志的內容與形式

領導日志、秘書日志領導日志內容:1．領導在單位內外參加的會議、活動、約見、出行等。要記錄清楚時間、地點、內容和聯(lián)絡人的聯(lián)系方式；2．領導在單位內部接待的來訪者，要記錄清楚來訪者的姓名、約會時間；3．領導個人的安排。如去醫(yī)院看病等，保證不在這段時間為領導安排其他事情；4．領導私人的信息。如親屬的生日，提醒領導做相應準備。四、工作日志

（一）工作日志的內容與形式秘書日志內容：1．領導的各項活動需要秘書協(xié)助準備的事情，如為領導準備某會議發(fā)言稿、安排會議議程、訂機票、為某會談草擬合同、訂餐等。2．領導交辦的工作，例如為簽字儀式預訂場地和聯(lián)系媒體等準備工作。3．秘書職責中應做的工作，例如撰寫文字材料、參加例行活動等。（二）手寫日志（三）電子日志計算機、手機可以提供日歷、日志和計劃功能。（四）制定和使用工作日志應注意的問題1.應確保領導日志的保密性，只給領導授權的人查閱。2.要保持兩份工作日志信息一致和準確，若領導有新安排，應立即補充，每天要進行檢查和更新。3.應熟悉領導工作習慣和約見時間的長短，以符合領導意圖。4.秘書應熟悉領導用餐和休息的習慣，避免安排得不適宜。5.如有特殊情況需要變更，應盡量變更限制在最小范圍，以免造成一連串影響?！舅伎寂c練習】試述辦公室布局與布置的主要內容。開放式、封閉式辦公室布局分別有什么特點？辦公室健康安全存在哪些隱患？怎樣消除這些隱患，創(chuàng)造安全、舒適、優(yōu)美的辦公環(huán)境？辦公物業(yè)管理包括哪些內容？什么是時間管理？秘書應怎樣科學、合理地管理工作時間？

【思考與練習答案】辦公室布局主要包括開放式布局、封閉式布局和混合式布局三方面的內容。辦公室布置的主要內容包括辦公室物理條件管理和工作空間的安排。開放式辦公室布局的特點：有利于溝通、有利于節(jié)省辦公空間和經費和靈活性較大。封閉式辦公室布局的特點：工作環(huán)境顯得相對安全、有利于保密。辦公室健康安全存在的隱患：辦公建筑隱患、辦公室物理環(huán)境方面的隱患、辦公家具方面的隱患、辦公設備及操作中的隱患和消防隱患。【思考與練習答案】3.怎樣消除這些隱患：秘書應當樹立健康安全意識，對國家推行的職業(yè)健康安全管理體系有所認識；要能通過有意識的管理，消除健康安全隱患；注意消除危害人體健康、污染辦公環(huán)境的“無形殺手。4.辦公物業(yè)管理包括：辦公物業(yè)管理的分類、辦公物業(yè)管理的基本工作環(huán)節(jié)和辦公物業(yè)管理的具體內容。5.時間管理，是指在同樣時間耗費的情況下，為提高時間的利用率和有效性而進行的一系列控制。秘書管理工作時間的方法：用精力最佳的時間干最重要的工作；計劃消費時間；彈性安排工作；保持時間的連續(xù)性；經常檢查時間利用情況；“例外”工作“案例化”，固定工作“程序化”。【案例分析】因為要趕科長下午開會要的一份材料，一上班，秘書王蘭就坐到放在辦公室一角的電腦前，專心致志地準備起材料。一會，電話響了，王蘭三步并作兩步走到放在靠近門口的辦公桌上的電話旁接電話：“喂，找誰？”“找李科長啊，他還沒來上班呢?！薄笆裁丛?？我不知道啊，你呆會再打來吧?！痹捯魟偮洌羁崎L就進來了，問是誰的電話，王蘭回答不出，挨了領導的批評。她悶悶不樂地回到電腦前。剛坐下，張科長拿了一份材料要王蘭復印。王蘭又去打開復印機，幫張科長復印文件，然后回到電腦前。在鍵盤上敲了沒幾下，楊科長進來，請王蘭幫他找一份文件，王蘭起身到文件柜找資料。文件柜前光線太暗，看不清楚，她又去門口開燈，再回來找資料。這時電話又響了，電話是找王主任的，那時王主任正好不在現(xiàn)場，對方要求留言，王蘭又跑回自己的辦公桌旁，在抽屜里找出紙筆。記錄完畢，王蘭將記錄紙放到了臨窗的王主任的辦公桌上，又去找資料。這時，窗外沙沙一陣響聲，王蘭抬頭一看，起風了，要下雨的樣子，眼看自己剛剛放在王主任桌上的電話留言被風吹到窗臺上了，王蘭趕緊過來“搶救”，一不留神，被什么絆了一腳，“砰”的一聲，她和風扇一起摔了個大跟斗。原來，前兩天辦公室空調壞了，還沒修，因為天氣熱，有人用電插板連接，在電腦旁邊放了臺風扇，王蘭就是被拖在地上的電線絆倒的。真是既倒霉又無奈，一上班就像陀螺一樣在辦公室里轉個不停。其實，王蘭完全不用這么“轉”，當然更不會“轉”倒。問題：1.結合以上案例談談日常辦公事務有哪些特點。2.秘書應當怎樣科學、有效地管理辦公室？3.王某“轉”倒了反映了什么問題？對辦公室的事務管理工作及辦公室的布置應當做哪些檢討？【案例】包裹丟失:究竟是人為原因還是制度缺失？

前不久，我在家里的小區(qū)見習了物業(yè)辦公室的相關崗位，那里的負責人特別重視業(yè)主放快遞在門衛(wèi)室保管的問題，他跟我說之前因為門衛(wèi)不重視這方面的問題，造成業(yè)主的包裹丟失等問題，物業(yè)也因此被投訴。當時的具體情況如下:之前小區(qū)的快遞包裹存放問題就一直存在爭議，一方面是門衛(wèi)表示快遞本身是需要本人簽收的，門衛(wèi)室不負責保管丟失問題，他們也是按照具體簽收的姓名核實的；另一方面是業(yè)主認為小區(qū)有監(jiān)控，按理來說不會被拿走，而且有時候也是因為門衛(wèi)監(jiān)管不足造成的包裹丟失，理應做出賠付。當時丟失包裹的李先生表示:自己因為沒空簽收就暫時放在門衛(wèi)室了，當天下班回來找快遞卻沒有找到，于是就投訴到物業(yè)。后來經過查實才發(fā)現(xiàn)是同名同姓的另一位業(yè)主的家人拿走了快遞，那位業(yè)主的家人以為是他家里人的快遞，于是就拿走并簽名了，但是他沒有看清楚電話號碼，門衛(wèi)也不清楚具體是哪位業(yè)主的快遞，只是看到簽字就誤以為是本人簽收了。過了一段時間，那位拿錯包裹的業(yè)主才過來反饋說明拿錯包裹了，而當時物業(yè)早已因為該問題被投訴了?！景咐治觥?/p>

1.從物業(yè)設置的包裹保管制度方面看:快遞包裹丟失的根源是不全面的快遞包裹保管制度。案例中，小區(qū)物