學校校舍檔案管理制度?一、總則1.目的為了加強學校校舍檔案的科學管理，充分發(fā)揮校舍檔案在學校建設(shè)、管理和發(fā)展中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于學校所有校舍檔案的管理，包括學校各類建筑物、附屬設(shè)施等相關(guān)檔案資料。3.基本原則校舍檔案管理應(yīng)遵循真實性、完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和保密性的原則，確保檔案資料的準確、齊全、有序和安全。

二、檔案管理機構(gòu)與職責1.管理機構(gòu)學校設(shè)立校舍檔案管理工作領(lǐng)導小組，由分管后勤工作的校領(lǐng)導擔任組長，成員包括后勤管理部門負責人、各年級部主任、相關(guān)科室負責人等。領(lǐng)導小組下設(shè)校舍檔案管理辦公室，掛靠在后勤管理部門，負責校舍檔案的日常管理工作。2.職責分工領(lǐng)導小組職責負責制定和修訂校舍檔案管理制度，指導和監(jiān)督校舍檔案管理工作。協(xié)調(diào)解決校舍檔案管理工作中的重大問題，保障檔案管理工作所需的人員、經(jīng)費和設(shè)備等條件。檔案管理辦公室職責具體負責校舍檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等工作。建立健全校舍檔案管理臺賬，及時更新檔案信息，確保檔案資料的準確性和完整性。定期對校舍檔案進行清查和盤點，做好檔案的安全保護工作，防止檔案丟失、損壞或泄密。組織開展校舍檔案管理業(yè)務(wù)培訓和交流活動，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。

三、檔案收集1.收集范圍學校新建、改建、擴建校舍項目的立項審批文件、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、規(guī)劃設(shè)計方案、施工圖紙、竣工驗收報告等相關(guān)資料。學校各類建筑物的地質(zhì)勘察報告、巖土工程勘察報告、結(jié)構(gòu)設(shè)計計算書、基礎(chǔ)處理方案等技術(shù)資料。學校校舍的日常維修、改造、裝修等工程的施工圖紙、施工合同、工程預算、工程決算、驗收報告等資料。學校校舍的安全檢查記錄、隱患排查治理報告、質(zhì)量檢測報告、消防設(shè)施檢查記錄、電氣設(shè)備檢測報告等相關(guān)資料。學校校舍的使用管理規(guī)定、房屋租賃合同、入住人員信息等資料。其他與學校校舍相關(guān)的文件、資料、圖表、照片、音像等。2.收集要求各部門和個人應(yīng)按照檔案管理的要求，及時將各自工作中形成的校舍檔案資料移交至檔案管理辦公室。檔案資料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，格式規(guī)范。對重要的檔案資料應(yīng)進行原件收集，如無法收集原件的，應(yīng)收集與原件核對無誤的復印件，并注明原件存放處。檔案資料的收集應(yīng)保持連續(xù)性和系統(tǒng)性，不得遺漏或中斷。

四、檔案整理1.分類標準校舍檔案按照工程項目、建筑物類別、資料類型等進行分類整理。具體分類如下：工程項目類：按照學校新建、改建、擴建校舍項目的名稱進行分類，每個項目下再按照項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、竣工驗收文件等進行二級分類。建筑物類別類：按照學校建筑物的用途進行分類，如教學樓、辦公樓、實驗樓、圖書館、體育館、學生宿舍、食堂等，每個類別下再按照建筑物的具體名稱進行二級分類。資料類型類：按照檔案資料的形式進行分類，如圖紙、文件、報告、合同、記錄等，每個類型下再按照具體內(nèi)容進行二級分類。2.整理方法檔案管理人員應(yīng)按照分類標準，對收集到的校舍檔案資料進行分類編號，建立檔案目錄。對每份檔案資料應(yīng)進行裝訂、編頁、編目，確保檔案資料的整齊、規(guī)范。檔案資料應(yīng)按照分類順序進行排列，同一類別的檔案資料應(yīng)按照時間先后順序排列。對電子檔案資料應(yīng)進行分類存儲，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的檢索和利用方便快捷。

五、檔案歸檔1.歸檔范圍經(jīng)過整理后的校舍檔案資料應(yīng)及時進行歸檔，歸檔范圍包括上述收集范圍內(nèi)的所有檔案資料。2.歸檔時間新建、改建、擴建校舍項目竣工后，項目建設(shè)單位應(yīng)在三個月內(nèi)將項目檔案資料整理歸檔。學校校舍的日常維修、改造、裝修等工程竣工后，施工單位應(yīng)在一個月內(nèi)將工程檔案資料整理歸檔。學校校舍的安全檢查記錄、隱患排查治理報告、質(zhì)量檢測報告、消防設(shè)施檢查記錄、電氣設(shè)備檢測報告等資料應(yīng)在形成后及時歸檔。其他與學校校舍相關(guān)的文件、資料、圖表、照片、音像等應(yīng)在產(chǎn)生或收到后一個月內(nèi)歸檔。3.歸檔程序檔案資料整理完成后，檔案管理人員應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案資料的名稱、數(shù)量、類別、移交時間等信息，并由移交人和接收人簽字確認。檔案管理人員應(yīng)將檔案資料按照歸檔要求進行裝訂、編目、裝盒，存入檔案庫房。檔案管理人員應(yīng)建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案資料的歸檔情況，包括歸檔時間、歸檔內(nèi)容、保管期限等信息。

六、檔案保管1.保管期限校舍檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限如下：永久保管：學校新建、改建、擴建校舍項目的立項審批文件、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、規(guī)劃設(shè)計方案、施工圖紙、竣工驗收報告等重要檔案資料，以及涉及學校重大權(quán)益、安全隱患等方面的檔案資料，應(yīng)永久保管。長期保管：學校校舍的地質(zhì)勘察報告、巖土工程勘察報告、結(jié)構(gòu)設(shè)計計算書、基礎(chǔ)處理方案等技術(shù)資料，以及學校校舍的日常維修、改造、裝修等工程的施工圖紙、施工合同、工程預算、工程決算、驗收報告等資料，保管期限為50年。短期保管：學校校舍的安全檢查記錄、隱患排查治理報告、質(zhì)量檢測報告、消防設(shè)施檢查記錄、電氣設(shè)備檢測報告等資料，以及學校校舍的使用管理規(guī)定、房屋租賃合同、入住人員信息等資料，保管期限為10年。2.保管方式校舍檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式，確保檔案資料的安全和完整。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。電子檔案應(yīng)存儲在專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。電子檔案的存儲應(yīng)符合國家相關(guān)標準和規(guī)范，確保電子檔案的可讀性和可利用性。3.保管要求檔案管理人員應(yīng)定期對校舍檔案進行清查和盤點，確保檔案資料的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。對破損、褪色、變質(zhì)的檔案資料應(yīng)及時進行修復或復制，確保檔案資料的完整性和可讀性。對超過保管期限的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行鑒定和銷毀，并做好銷毀記錄。檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行通風換氣，防止檔案資料受潮、發(fā)霉或生蟲。檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案管理的保密制度，不得擅自泄露檔案資料的內(nèi)容，確保檔案資料的安全。

七、檔案查閱與利用1.查閱權(quán)限因工作需要查閱校舍檔案的，查閱人應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理辦公室查閱。查閱重要檔案資料的，查閱人應(yīng)經(jīng)學校分管領(lǐng)導簽字同意后，方可查閱。檔案管理人員應(yīng)嚴格按照查閱申請表的內(nèi)容提供檔案資料，不得擅自擴大查閱范圍或提供無關(guān)檔案資料。2.查閱方式查閱紙質(zhì)檔案資料的，查閱人應(yīng)在檔案管理辦公室指定的地點進行查閱，不得將檔案資料帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。查閱電子檔案資料的，查閱人應(yīng)在檔案管理辦公室的計算機上進行查閱，不得擅自拷貝或傳播電子檔案資料。如需打印或摘錄電子檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。3.利用規(guī)定查閱人應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案資料上涂改、圈劃、污損或撕毀。查閱人應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還檔案資料，如需延長查閱時間的，應(yīng)重新辦理查閱申請手續(xù)。未經(jīng)學校同意，查閱人不得將檔案資料用于與工作無關(guān)的目的，不得擅自向他人提供或泄露檔案資料的內(nèi)容。檔案管理人員應(yīng)做好檔案查閱記錄，記錄查閱人姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息，以備查詢和統(tǒng)計。

八、檔案統(tǒng)計與鑒定1.檔案統(tǒng)計檔案管理人員應(yīng)定期對校舍檔案進行統(tǒng)計，統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、檔案類別、檔案保管期限、檔案查閱利用情況等。檔案統(tǒng)計應(yīng)做到及時、準確、完整，統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)定期向上級主管部門和學校領(lǐng)導報告。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案統(tǒng)計結(jié)果，分析檔案管理工作中存在的問題，提出改進措施和建議，不斷提高檔案管理工作水平。2.檔案鑒定檔案管理人員應(yīng)定期對校舍檔案進行鑒定，鑒定工作應(yīng)按照國家相關(guān)標準和規(guī)范進行，確保檔案鑒定的科學性和準確性。檔案鑒定應(yīng)成立專門的鑒定小組，鑒定小組成員應(yīng)由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和學校領(lǐng)導等組成。檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值、現(xiàn)實利用情況等因素，對檔案資料進行全面、客觀、公正的評價，確定檔案資料的存毀。對經(jīng)過鑒定需要銷毀的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明檔案資料的名稱、數(shù)量、類別、銷毀原因等信息，并經(jīng)鑒定小組組長簽字同意后，報學校分管領(lǐng)導審批。檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括檔案資料的名稱、數(shù)量、類別、銷毀時間、銷毀地點、監(jiān)銷人員等信息。

九、檔案信息化建設(shè)1.建設(shè)目標建立健全學校校舍檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化管理和智能化檢索，提高檔案管理工作的效率和水平。利用信息化手段，對校舍檔案資料進行動態(tài)管理，及時更新檔案信息，確保檔案資料的準確性和完整性。通過信息化平臺，為學校各部門和師生提供便捷的檔案查閱利用服務(wù)，提高檔案資料的利用率和共享程度。2.建設(shè)內(nèi)容檔案數(shù)字化：對學?，F(xiàn)有的校舍檔案資料進行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合學校校舍檔案管理的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)：搭建學校校舍檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)檔案管理部門與學校各部門之間的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。安全保障體系建設(shè)：建立健全學校校舍檔案信息化管理安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全等方面的保障措施，確保檔案信息的安全。3.建設(shè)要求學校應(yīng)將校舍檔案信息化建設(shè)納入學校信息化建設(shè)總體規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，分步實施。檔案管理人員應(yīng)加強信息化技術(shù)培訓，提高信息化管理水平和操作技能，確保信息化管理系統(tǒng)