辦公用品管理制度自定版?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購(gòu)、使用、保管及報(bào)廢等流程，合理控制辦公用品費(fèi)用，提高辦公用品使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.管理原則按需申購(gòu)原則：各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，合理申購(gòu)辦公用品，避免浪費(fèi)。集中管理原則：辦公用品由行政部門統(tǒng)一采購(gòu)、保管和發(fā)放，實(shí)行集中管理。勤儉節(jié)約原則：倡導(dǎo)全體員工節(jié)約使用辦公用品，降低公司運(yùn)營(yíng)成本。

二、職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)制定辦公用品管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、發(fā)放及庫(kù)存管理。定期對(duì)辦公用品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提出改進(jìn)建議。負(fù)責(zé)辦公用品的報(bào)廢處理。2.各部門負(fù)責(zé)本部門辦公用品需求的統(tǒng)計(jì)和申購(gòu)。負(fù)責(zé)本部門辦公用品的領(lǐng)用、使用及保管，并監(jiān)督員工合理使用。配合行政部門做好辦公用品的盤點(diǎn)工作。

三、辦公用品的分類及標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具類書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。紙制品：如復(fù)印紙、打印紙、便簽紙、筆記本等。文件夾類：如文件袋、檔案盒、資料冊(cè)等。裝訂用品：如訂書機(jī)、訂書釘、膠水、膠棒等。桌面用品：如計(jì)算器、電話機(jī)、臺(tái)歷、筆筒等。其他：如涂改液、修正帶、剪刀、美工刀等。2.辦公設(shè)備類電腦及周邊設(shè)備：如臺(tái)式電腦、筆記本電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)等。辦公家具：如辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)等。電器設(shè)備：如飲水機(jī)、空調(diào)、投影儀等。3.消耗材料類硒鼓、墨盒、碳粉等打印機(jī)耗材。復(fù)印紙、打印紙等紙張消耗品。清潔用品：如抹布、拖把、清潔劑等。4.標(biāo)準(zhǔn)辦公文具類：根據(jù)員工崗位需求，每月或每季度發(fā)放一定數(shù)量的常用辦公用品，如中性筆每月每人[X]支，筆記本每季度每人[X]本等。具體標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。辦公設(shè)備類：根據(jù)工作需要和公司實(shí)際情況進(jìn)行配置，如部門員工較多且工作需要，可配備臺(tái)式電腦；經(jīng)常外出辦公的員工可配備筆記本電腦等。辦公家具根據(jù)辦公場(chǎng)地和人員數(shù)量合理配置。消耗材料類：根據(jù)使用頻率和用量進(jìn)行采購(gòu)和發(fā)放，如打印機(jī)硒鼓、墨盒等根據(jù)使用情況及時(shí)更換。

四、辦公用品的采購(gòu)1.采購(gòu)計(jì)劃各部門應(yīng)于每月[X]日前將本部門下月辦公用品需求計(jì)劃報(bào)行政部門。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等。行政部門根據(jù)各部門需求計(jì)劃，結(jié)合辦公用品庫(kù)存情況，制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等。2.采購(gòu)渠道行政部門應(yīng)選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。優(yōu)先選擇與公司有長(zhǎng)期合作關(guān)系的供應(yīng)商。對(duì)于批量采購(gòu)的辦公用品，應(yīng)通過招標(biāo)、詢價(jià)等方式選擇合適的供應(yīng)商，確保采購(gòu)成本最低。3.采購(gòu)流程行政部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，填寫辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，并跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保按時(shí)到貨。辦公用品到貨后，行政部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。

五、辦公用品的驗(yàn)收與入庫(kù)1.驗(yàn)收辦公用品到貨后，行政部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和發(fā)票，對(duì)辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)。對(duì)于辦公設(shè)備類，如電腦、打印機(jī)等，應(yīng)進(jìn)行開機(jī)調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。驗(yàn)收合格的辦公用品，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)。2.入庫(kù)驗(yàn)收合格的辦公用品，應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。行政部門倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收單，將辦公用品分類存放，并登記入賬。辦公用品入庫(kù)后，應(yīng)建立庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄辦公用品的入庫(kù)時(shí)間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。

六、辦公用品的發(fā)放1.發(fā)放原則按需發(fā)放原則：根據(jù)員工崗位需求和實(shí)際工作需要，合理發(fā)放辦公用品。限額發(fā)放原則：對(duì)于常用辦公用品，如中性筆、筆記本等，實(shí)行限額發(fā)放制度，避免浪費(fèi)。以舊換新原則：對(duì)于部分可重復(fù)使用的辦公用品，如文件夾、訂書機(jī)等，實(shí)行以舊換新制度。2.發(fā)放流程員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等。部門負(fù)責(zé)人對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后報(bào)行政部門。行政部門倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表，核實(shí)庫(kù)存情況，如庫(kù)存充足，予以發(fā)放，并在領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)；如庫(kù)存不足，應(yīng)及時(shí)通知行政部門采購(gòu)人員采購(gòu)。員工領(lǐng)取辦公用品后，應(yīng)在辦公用品領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)。

七、辦公用品的使用與保管1.使用要求員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，合理使用，杜絕浪費(fèi)。對(duì)于辦公設(shè)備類，如電腦、打印機(jī)等，應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。對(duì)于辦公文具類，如鋼筆、圓珠筆等，應(yīng)妥善保管，避免丟失或損壞。2.保管要求行政部門倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、整潔，確保辦公用品的質(zhì)量不受影響。辦公用品應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)措施。

八、辦公用品的盤點(diǎn)與清查1.盤點(diǎn)周期行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為每月一次。每年年底，行政部門應(yīng)組織一次全面的辦公用品清查，確保賬實(shí)相符。2.盤點(diǎn)方法盤點(diǎn)采用實(shí)地盤點(diǎn)法，即對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的辦公用品進(jìn)行逐一清點(diǎn)。盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真填寫辦公用品盤點(diǎn)表，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況，包括辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、存放位置等。3.盤點(diǎn)結(jié)果處理盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)將盤點(diǎn)表交行政部門負(fù)責(zé)人審核。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。對(duì)于盤盈的辦公用品，應(yīng)查明原因后進(jìn)行相應(yīng)處理，如屬于采購(gòu)時(shí)多采購(gòu)的，應(yīng)辦理退庫(kù)手續(xù)；如屬于員工誤領(lǐng)的，應(yīng)及時(shí)追回。對(duì)于盤虧的辦公用品，應(yīng)查明原因，如屬于正常損耗的，應(yīng)辦理核銷手續(xù)；如屬于保管不善或員工丟失的，應(yīng)追究相關(guān)人員責(zé)任，并要求其賠償。

九、辦公用品的報(bào)廢處理1.報(bào)廢條件辦公用品已損壞且無法修復(fù)使用的。辦公用品已超過使用期限且無使用價(jià)值的。因公司業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因不再使用的辦公用品。2.報(bào)廢流程使用部門填寫辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表，注明報(bào)廢物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等。部門負(fù)責(zé)人對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)表進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后報(bào)行政部門。行政部門組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢辦公用品進(jìn)行鑒定，如確已無法使用，予以批準(zhǔn)報(bào)廢。批準(zhǔn)報(bào)廢的辦公用品，由行政部門倉(cāng)庫(kù)管理人員統(tǒng)一回收，并進(jìn)行妥善處理，如變賣、捐贈(zèng)等。行政部門應(yīng)及時(shí)對(duì)報(bào)廢辦公用品進(jìn)行核銷，調(diào)整庫(kù)存臺(tái)賬。

十、費(fèi)用控制與核算1.費(fèi)用預(yù)算行政部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，制定辦公用品費(fèi)用預(yù)算。辦公用品費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括采購(gòu)費(fèi)用、庫(kù)存管理費(fèi)用等。辦公用品費(fèi)用預(yù)算應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.費(fèi)用核算行政部門應(yīng)建立辦公用品費(fèi)用核算制度，對(duì)辦公用品的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄和核算。每月末，行政部門應(yīng)編制辦公用品費(fèi)用報(bào)表，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門審核。公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品費(fèi)用進(jìn)行分析，如發(fā)現(xiàn)費(fèi)用超支，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行控制。

十一、監(jiān)督與檢查1.行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門辦公用品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)制止并要求相關(guān)部門或人員進(jìn)行