電力公司輸變電工程檔案管理實(shí)施細(xì)則?一、總則（一）目的為加強(qiáng)電力公司輸變電工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本實(shí)施細(xì)則。（二）適用范圍本細(xì)則適用于電力公司新建、擴(kuò)建、改建的輸變電工程項(xiàng)目檔案的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)輸變電工程檔案管理工作，各工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔等具體工作。2.全過程管理原則。將檔案管理工作貫穿于輸變電工程建設(shè)的全過程，從項(xiàng)目前期策劃、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試到竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)，同步做好檔案的形成、積累和整理工作。3.真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性原則。確保工程檔案如實(shí)反映工程建設(shè)實(shí)際情況，內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，與工程實(shí)體相符。4.有效利用原則。便于工程建設(shè)、運(yùn)行維護(hù)、檢修改造等工作對檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定公司輸變電工程檔案管理的規(guī)章制度和流程。2.對輸變電工程檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。3.組織開展輸變電工程檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作。4.參與輸變電工程竣工驗(yàn)收，對工程檔案進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收。5.負(fù)責(zé)公司輸變電工程檔案的集中保管和日常管理，提供檔案查閱利用服務(wù)。（二）工程項(xiàng)目部職責(zé)1.成立以項(xiàng)目經(jīng)理為組長的檔案管理工作小組，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案管理工作的組織實(shí)施。2.按照檔案管理要求，制定項(xiàng)目檔案管理工作計(jì)劃和措施，明確檔案管理人員職責(zé)。3.組織項(xiàng)目各參建單位做好檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。4.定期對項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。5.配合公司檔案管理部門做好工程檔案的驗(yàn)收和移交工作。（三）項(xiàng)目各參建單位職責(zé)1.建立健全本單位的檔案管理體系，配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位承擔(dān)工程項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔工作。2.按照合同要求和檔案管理規(guī)定，及時(shí)向工程項(xiàng)目部移交工程建設(shè)過程中形成的各類檔案資料。3.接受工程項(xiàng)目部和公司檔案管理部門的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，對存在的問題及時(shí)整改。三、檔案收集（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證等。2.設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等。3.施工文件，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.調(diào)試文件，包括調(diào)試大綱、調(diào)試報(bào)告、設(shè)備調(diào)試記錄等。5.工程監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、工程質(zhì)量評估報(bào)告等。6.竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工決算報(bào)告、工程總結(jié)等。7.其他與工程建設(shè)有關(guān)的文件，如會議紀(jì)要、來往信函、聲像資料等。（二）收集要求1.各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍和時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)收集相關(guān)資料。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對工程建設(shè)過程中形成的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.聲像資料應(yīng)主題明確、圖像清晰、聲音清楚，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范。3.便于保管和利用。（二）分類方法輸變電工程檔案一般分為工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、調(diào)試文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等六大類，每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。（三）組卷要求1.同一事由的文件材料應(yīng)集中組卷，不同事由的文件材料不得混裝。2.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照重要程度、時(shí)間順序排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。3.卷內(nèi)文件材料應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.卷內(nèi)文件材料應(yīng)編寫頁號，單面書寫的文件材料在右下角編寫頁號，雙面書寫的文件材料正面在右下角、背面在左下角編寫頁號。（四）編號規(guī)則1.工程檔案應(yīng)編制檔號，檔號由全宗號、分類號、項(xiàng)目號、案卷號組成。2.全宗號：按照公司檔案管理規(guī)定確定。3.分類號：根據(jù)檔案分類方法確定。4.項(xiàng)目號：按照工程項(xiàng)目的統(tǒng)一編號確定。5.案卷號：按照案卷排列順序從"1"開始依次編號。（五）編目要求1.卷內(nèi)文件材料應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號、備注等項(xiàng)目。2.案卷應(yīng)編制案卷封面，案卷封面應(yīng)包括全宗號、目錄號、案卷號、題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級等項(xiàng)目。3.案卷應(yīng)編制備考表，備考表應(yīng)包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間等項(xiàng)目。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目各參建單位應(yīng)在單項(xiàng)工程竣工后[X]個(gè)月內(nèi)，向工程項(xiàng)目部移交本單位形成的工程檔案資料。2.工程項(xiàng)目部應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，向公司檔案管理部門移交整套工程檔案資料。（二）歸檔手續(xù)1.檔案移交時(shí)，移交單位應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、檔號等信息，并雙方簽字確認(rèn)。2.公司檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行核對，對不符合要求的檔案，應(yīng)退回移交單位重新整理。六、檔案保管（一）保管場所公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的輸變電工程檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架存放，按照檔號順序排列，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份存儲，定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.聲像檔案應(yīng)采用光盤、磁帶等載體存儲，注明檔號、題名、拍攝時(shí)間等信息，并分類存放。（三）保管期限輸變電工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映工程建設(shè)全過程的重要文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、竣工驗(yàn)收報(bào)告等；長期保管的檔案主要是與工程運(yùn)行維護(hù)、檢修改造等有關(guān)的文件，保管期限為[X]年；短期保管的檔案主要是工程建設(shè)過程中形成的一般性文件，保管期限為[X]年。（四）檔案鑒定公司檔案管理部門應(yīng)定期對輸變電工程檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，提出存毀意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。對失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。七、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工程建設(shè)、運(yùn)行維護(hù)、檢修改造等工作需要，可查閱輸變電工程檔案。外單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱紙質(zhì)檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱登記表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。2.查閱電子檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)通過公司檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行操作，檔案管理部門應(yīng)做好查閱記錄。3.如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。八、監(jiān)督檢查（一）檢查內(nèi)容1.檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、歸檔工作的完成情況。3.檔案保管條件和保管措施的落實(shí)情況。4.檔案利用服務(wù)工作的開展情況。（二）檢查方式1.定期檢查。公司檔案管理部門每年對輸變電工程檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查。公司檔案管理部門根據(jù)工作需要，對工程項(xiàng)目部和各參建單位的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查。針對檔案管理中的突出