印章使用管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)的各類(lèi)印章，包括但不限于公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法人章、部門(mén)章等。3.印章管理原則印章保管與使用相分離原則，確保印章使用的審批、監(jiān)管與操作相互制衡。嚴(yán)格審批原則，所有印章使用必須經(jīng)過(guò)規(guī)定的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得使用。規(guī)范使用原則，印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途、范圍和程序進(jìn)行，確保印章使用的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。安全保密原則，加強(qiáng)印章保管，防止印章丟失、被盜用或?yàn)E用，確保印章使用信息的安全保密。二、印章的種類(lèi)與規(guī)格1.公章定義：公司公章是公司對(duì)外行使權(quán)力的象征，代表公司的意志和行為，具有最高的法律效力。規(guī)格：公章一般為圓形，直徑根據(jù)公司規(guī)模和相關(guān)規(guī)定確定，中央刊五角星，五角星外刊企業(yè)名稱(chēng)，自左而右環(huán)行。2.合同專(zhuān)用章定義：用于簽訂各類(lèi)合同、協(xié)議等具有法律效力的文件，明確公司在合同關(guān)系中的權(quán)利和義務(wù)。規(guī)格：合同專(zhuān)用章一般為圓形，直徑比公章略小，中央刊五角星，五角星外刊企業(yè)名稱(chēng)及"合同專(zhuān)用章"字樣，自左而右環(huán)行。3.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章定義：專(zhuān)門(mén)用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具、資金收付等財(cái)務(wù)活動(dòng)，是公司財(cái)務(wù)運(yùn)作的重要標(biāo)識(shí)。規(guī)格：財(cái)務(wù)專(zhuān)用章一般為圓形，直徑根據(jù)銀行要求和公司實(shí)際情況確定，中央刊五角星，五角星外刊企業(yè)名稱(chēng)及"財(cái)務(wù)專(zhuān)用章"字樣，自左而右環(huán)行。4.法人章定義：代表公司法定代表人行使職權(quán)的印章，常用于特定的財(cái)務(wù)文件、授權(quán)委托書(shū)等重要文件的簽署。規(guī)格：法人章一般為方形，尺寸根據(jù)實(shí)際需要確定，刻有法定代表人姓名。5.部門(mén)章定義：各部門(mén)根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門(mén)內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等的蓋章確認(rèn)，代表部門(mén)行使相應(yīng)的職權(quán)。規(guī)格：部門(mén)章一般為圓形，直徑根據(jù)部門(mén)實(shí)際情況確定，中央刊部門(mén)名稱(chēng)，自左而右環(huán)行。三、印章的刻制與啟用1.印章刻制公司因工作需要刻制印章，需由相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱(chēng)、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。印章刻制必須選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，確保印章質(zhì)量和安全性。制作單位應(yīng)嚴(yán)格按照公司提供的規(guī)格、樣式和內(nèi)容進(jìn)行刻制，不得擅自更改。印章刻制完成后，由申請(qǐng)部門(mén)指定專(zhuān)人領(lǐng)取，并進(jìn)行登記。領(lǐng)取人應(yīng)在《印章領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)取日期、印章名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.印章啟用新印章啟用前，應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，明確印章的使用范圍、審批流程和保管要求等事項(xiàng)。公示期一般為[X]個(gè)工作日，公示無(wú)異議后方可正式啟用。印章啟用時(shí)，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)填寫(xiě)《印章啟用申請(qǐng)表》，注明印章名稱(chēng)、啟用日期、啟用范圍等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。行政部門(mén)應(yīng)將印章啟用信息及時(shí)通知各相關(guān)部門(mén)和人員，并在公司印章管理臺(tái)賬中進(jìn)行詳細(xì)記錄。四、印章的保管1.保管原則實(shí)行專(zhuān)人保管制度，每枚印章必須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，確保印章安全。印章保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理制度，不得擅自將印章交予他人使用。印章保管應(yīng)做到安全可靠，存放于專(zhuān)門(mén)的保險(xiǎn)柜或安全箱內(nèi)，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.保管職責(zé)公章保管職責(zé)負(fù)責(zé)公章的日常保管，確保公章存放安全，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自攜帶公章外出。嚴(yán)格按照公章使用審批流程，審核用印文件，對(duì)不符合規(guī)定的用印申請(qǐng)有權(quán)拒絕蓋章。在用印過(guò)程中，監(jiān)督用印情況，確保用印內(nèi)容與審批內(nèi)容一致，用印后及時(shí)登記用印臺(tái)賬。定期對(duì)公章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。合同專(zhuān)用章保管職責(zé)負(fù)責(zé)合同專(zhuān)用章的保管，按照合同專(zhuān)用章使用規(guī)定，辦理合同蓋章手續(xù)。對(duì)合同文本進(jìn)行初審，檢查合同條款是否完整、準(zhǔn)確，是否符合公司利益和相關(guān)法律法規(guī)要求。在合同蓋章過(guò)程中，確保用印文件與合同文本一致，用印后在合同專(zhuān)用章使用臺(tái)賬上進(jìn)行詳細(xì)記錄。配合合同管理部門(mén)做好合同歸檔工作，提供合同蓋章相關(guān)資料。財(cái)務(wù)專(zhuān)用章保管職責(zé)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的保管，嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度和審批流程使用財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。對(duì)涉及財(cái)務(wù)收支、資金結(jié)算等財(cái)務(wù)文件進(jìn)行審核，確保用印文件真實(shí)、合法、有效。在用印過(guò)程中，監(jiān)督財(cái)務(wù)用印情況，防止財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，用印后及時(shí)登記財(cái)務(wù)專(zhuān)用章使用臺(tái)賬。定期與財(cái)務(wù)部門(mén)核對(duì)賬目，確保財(cái)務(wù)專(zhuān)用章使用記錄與財(cái)務(wù)賬目相符。法人章保管職責(zé)負(fù)責(zé)法人章的保管，按照法人授權(quán)范圍使用法人章。對(duì)需要法人簽字并加蓋法人章的文件進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容符合公司決策程序和相關(guān)規(guī)定。在使用法人章時(shí)，嚴(yán)格按照審批流程辦理，確保用印文件與審批內(nèi)容一致，用印后及時(shí)登記法人章使用臺(tái)賬。妥善保管法人章使用授權(quán)書(shū)等相關(guān)文件，以備查閱。部門(mén)章保管職責(zé)負(fù)責(zé)部門(mén)章的保管，按照部門(mén)工作需要使用部門(mén)章。對(duì)部門(mén)內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等用印申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保用印內(nèi)容符合部門(mén)職責(zé)和工作要求。在用印過(guò)程中，監(jiān)督部門(mén)章使用情況，防止部門(mén)章濫用，用印后及時(shí)登記部門(mén)章使用臺(tái)賬。定期將部門(mén)章使用情況向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)，接受部門(mén)內(nèi)部監(jiān)督。五、印章的使用1.使用范圍公章使用范圍以公司名義對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等具有法律效力的文件。公司對(duì)外發(fā)布的各類(lèi)公文、通知、函件等正式文件。公司向政府部門(mén)、上級(jí)單位報(bào)送的重要報(bào)告、報(bào)表、證明等文件。公司辦理各類(lèi)資質(zhì)證書(shū)、許可證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照等相關(guān)業(yè)務(wù)的文件。其他需要加蓋公章的文件或事項(xiàng)。合同專(zhuān)用章使用范圍公司簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)文件。與合同相關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等文件。其他需要加蓋合同專(zhuān)用章的合同類(lèi)文件。財(cái)務(wù)專(zhuān)用章使用范圍公司財(cái)務(wù)結(jié)算憑證、票據(jù)（如支票、匯票、本票等）的蓋章。財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)文件的蓋章。稅務(wù)申報(bào)、繳納稅款等稅務(wù)相關(guān)文件的蓋章。其他涉及公司財(cái)務(wù)收支、資金結(jié)算等財(cái)務(wù)活動(dòng)的文件蓋章。法人章使用范圍法定代表人授權(quán)委托書(shū)的蓋章。涉及公司重大決策、重要合同等需要法定代表人簽字并加蓋法人章的文件蓋章。其他按照公司規(guī)定需要法定代表人簽字并加蓋法人章的文件蓋章。部門(mén)章使用范圍部門(mén)內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等的蓋章確認(rèn)。部門(mén)與其他部門(mén)之間的工作聯(lián)系函件的蓋章。經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的其他需要加蓋部門(mén)章的文件或事項(xiàng)。2.使用流程用印申請(qǐng)申請(qǐng)人需填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、用印文件名稱(chēng)、份數(shù)、用印日期等信息，并簽字確認(rèn)。用印文件需經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，確保文件內(nèi)容真實(shí)、合法、有效，符合公司規(guī)定和審批流程。涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同等文件，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可申請(qǐng)用印。用印審批將填寫(xiě)完整的《印章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件提交至印章保管部門(mén)。印章保管人員按照印章使用審批流程，對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括用印文件是否經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字、用印事項(xiàng)是否符合印章使用范圍、用印內(nèi)容是否準(zhǔn)確無(wú)誤等。對(duì)于不符合規(guī)定的用印申請(qǐng)，印章保管人員有權(quán)拒絕蓋章，并說(shuō)明理由。對(duì)于符合規(guī)定的用印申請(qǐng)，印章保管人員在《印章使用申請(qǐng)表》上簽署審批意見(jiàn)，并注明審批日期。用印操作用印申請(qǐng)人在印章保管人員監(jiān)督下，在指定位置加蓋印章。印章應(yīng)加蓋清晰、端正，不得模糊、重疊或偏斜。涉及多頁(yè)文件的，應(yīng)在文件首頁(yè)和騎縫處分別加蓋印章。用印完畢后，印章保管人員應(yīng)在用印文件上進(jìn)行登記，注明用印日期、印章名稱(chēng)、用印份數(shù)、用印申請(qǐng)人等信息，并在《印章使用申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)用印完成。用印登記印章保管人員應(yīng)建立健全印章使用臺(tái)賬，對(duì)每一次印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。臺(tái)賬內(nèi)容應(yīng)包括用印日期、用印文件名稱(chēng)、用印事項(xiàng)、用印份數(shù)、用印申請(qǐng)人、審批人、印章名稱(chēng)等信息。印章使用臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和整理，確保記錄準(zhǔn)確無(wú)誤，便于查詢(xún)和追溯。每月末，印章保管人員應(yīng)將本月印章使用情況進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，形成《印章使用情況月報(bào)表》，報(bào)行政部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)備案。六、印章的停用與銷(xiāo)毀1.印章停用因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱(chēng)變更、業(yè)務(wù)范圍變化等原因，導(dǎo)致印章不再使用時(shí)，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)填寫(xiě)《印章停用申請(qǐng)表》，注明停用印章名稱(chēng)、停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將印章停用信息通知各相關(guān)部門(mén)和人員，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示。公示期一般為[X]個(gè)工作日，公示無(wú)異議后方可辦理印章停用手續(xù)。印章停用后，保管人員應(yīng)立即將印章封存，并妥善保管。不得擅自使用或銷(xiāo)毀停用印章。2.印章銷(xiāo)毀對(duì)于已停用且不再使用的印章，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前，行政部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀印章名稱(chēng)、銷(xiāo)毀原因、銷(xiāo)毀方式等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。印章銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。一般可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。在銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀徹底。銷(xiāo)毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀情況記錄在印章管理臺(tái)賬中。同時(shí)，應(yīng)將銷(xiāo)毀的印章殘片妥善保存[X]年，以備查閱。七、印章使用監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)印章使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查印章使用是否符合規(guī)定的審批流程、使用范圍和保管要求等。行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)印章保管和使用情況進(jìn)行日常檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。如發(fā)現(xiàn)印章保管人員或用印申請(qǐng)人存在違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)印章使用情況負(fù)有監(jiān)督責(zé)任，應(yīng)定期檢查本部門(mén)印章使用記錄，確保印章使用規(guī)范、安全。2.外部監(jiān)督接受上級(jí)主管部門(mén)、政府相關(guān)部門(mén)等外部機(jī)構(gòu)對(duì)公司印章使用情況的監(jiān)督檢查。對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的問(wèn)題，公司應(yīng)積極配合整改，并及時(shí)將整改情況反饋給相關(guān)部門(mén)。建立健全印章使用投訴舉報(bào)機(jī)制，接受公司員工和社會(huì)公眾對(duì)印章使用違規(guī)行為的投訴舉報(bào)。對(duì)于投訴舉報(bào)事項(xiàng)，公司應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴舉報(bào)人。八、違規(guī)處理1.對(duì)違反印章使用管理制度，擅自使用印章、未按規(guī)定審批用印、印章保管不善導(dǎo)致印章丟失或被盜用等行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因印章使用違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失