市場實物管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司市場實物管理，規(guī)范實物采購、存儲、使用、銷售及處置等環(huán)節(jié)的操作流程，確保公司實物資產(chǎn)的安全與完整，提高資產(chǎn)使用效率，降低運營成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司與市場實物管理相關(guān)的部門和人員，包括但不限于市場部、采購部、倉庫管理部門、銷售部門等。基本原則1.合法性原則：市場實物管理活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益性原則：在確保實物資產(chǎn)滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，追求資產(chǎn)使用效益最大化，降低管理成本。3.歸口管理原則：明確各部門在市場實物管理中的職責(zé)，實行歸口管理，避免多頭管理和職責(zé)不清。4.全程監(jiān)控原則：對市場實物管理的全過程進(jìn)行監(jiān)控，包括采購、驗收、存儲、領(lǐng)用、銷售、盤點及處置等環(huán)節(jié)，確保各個環(huán)節(jié)規(guī)范有序。實物采購管理采購計劃制定1.需求預(yù)測：各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、市場需求變化及歷史數(shù)據(jù)等，定期對實物需求進(jìn)行預(yù)測，提前提交采購需求計劃。2.審核與匯總：采購部收到各部門的采購需求計劃后，進(jìn)行審核，分析需求的合理性和必要性。對于跨部門的采購需求，采購部應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，匯總形成公司整體的采購計劃。3.采購計劃調(diào)整：采購計劃應(yīng)根據(jù)市場變化、業(yè)務(wù)調(diào)整等因素適時進(jìn)行調(diào)整。如遇緊急采購需求，相關(guān)部門應(yīng)及時向采購部提出申請，經(jīng)審批后納入采購計劃。供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選：采購部應(yīng)建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核、實地考察、信譽(yù)評估等，篩選出合格的供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評估與考核：定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等。根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。3.供應(yīng)商合作協(xié)議簽訂：與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨方式、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保雙方合作有章可循。采購流程1.采購申請：各部門根據(jù)采購計劃，填寫采購申請表，詳細(xì)注明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、需求日期等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.采購審批：部門負(fù)責(zé)人對采購申請進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性后，簽字批準(zhǔn)。對于金額較大或重要的采購項目，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購執(zhí)行：采購部根據(jù)審批后的采購申請，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通，確保采購合同的條款符合公司要求，并及時跟蹤采購進(jìn)度。4.采購驗收：采購物品到貨后，倉庫管理部門應(yīng)及時組織驗收。驗收人員根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行檢驗。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知采購部與供應(yīng)商協(xié)商解決。5.采購付款：采購部根據(jù)驗收合格的發(fā)票及相關(guān)憑證，按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。付款前需對發(fā)票的真實性、合法性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，確保付款金額與采購合同一致。實物存儲管理倉庫規(guī)劃與布局1.倉庫選址與建設(shè)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)規(guī)模和發(fā)展需求，合理選擇倉庫選址，確保倉庫交通便利、環(huán)境適宜。倉庫建設(shè)應(yīng)符合安全、消防、環(huán)保等要求，具備必要的存儲設(shè)施和設(shè)備。2.倉庫分區(qū)規(guī)劃：按照實物的類別、用途、存儲條件等因素，對倉庫進(jìn)行分區(qū)規(guī)劃。一般可分為原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、辦公用品區(qū)、低值易耗品區(qū)等。同時，應(yīng)設(shè)置專門的待檢區(qū)、退貨區(qū)、不合格品區(qū)等。3.貨位管理：對倉庫內(nèi)的貨位進(jìn)行編號和標(biāo)識，便于實物的存放和查找。貨位應(yīng)根據(jù)實物的特點和出入庫頻率進(jìn)行合理安排，遵循先進(jìn)先出、分類存放的原則。庫存管理1.庫存臺賬建立：倉庫管理部門應(yīng)建立庫存臺賬，詳細(xì)記錄實物的出入庫日期、數(shù)量、規(guī)格、批次、來源、去向等信息。庫存臺賬應(yīng)定期與財務(wù)部門的賬目進(jìn)行核對，確保賬實相符。2.庫存盤點：定期對庫存實物進(jìn)行盤點，盤點方式可分為定期盤點和不定期盤點。定期盤點一般每月或每季度進(jìn)行一次，由倉庫管理部門組織實施；不定期盤點由公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門根據(jù)需要隨時安排。盤點結(jié)束后，應(yīng)編制盤點報告，對盤盈、盤虧情況進(jìn)行分析和處理。3.庫存預(yù)警：設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)庫存數(shù)量低于或高于預(yù)警值時，系統(tǒng)自動發(fā)出預(yù)警信號。倉庫管理部門應(yīng)及時關(guān)注庫存預(yù)警信息，根據(jù)實際情況提出補(bǔ)貨或促銷等建議，確保庫存水平合理。倉庫安全管理1.安全制度制定：建立健全倉庫安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全教育培訓(xùn)，提高員工的安全意識和操作技能。2.安全設(shè)施配備：倉庫內(nèi)應(yīng)配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如消防器材、防盜報警裝置、通風(fēng)設(shè)備、防潮設(shè)施等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運行。3.安全檢查與隱患排查：定期對倉庫進(jìn)行安全檢查和隱患排查，重點檢查消防通道是否暢通、電氣設(shè)備是否安全、貨物堆放是否規(guī)范等。對發(fā)現(xiàn)的安全隱患應(yīng)及時整改，確保倉庫安全無事故。實物使用管理使用計劃制定各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，制定實物使用計劃，明確實物的使用數(shù)量、時間、用途等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。使用計劃應(yīng)合理安排，避免浪費和閑置。使用審批部門負(fù)責(zé)人對實物使用計劃進(jìn)行審核，確認(rèn)使用的合理性和必要性后，簽字批準(zhǔn)。對于貴重物品或限量使用的實物，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。使用登記與監(jiān)督1.使用登記：實物領(lǐng)用人員應(yīng)填寫實物領(lǐng)用登記表，詳細(xì)注明領(lǐng)用日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、領(lǐng)用人等信息，并簽字確認(rèn)。2.使用監(jiān)督：各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對本部門實物的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保實物按照規(guī)定用途使用，避免挪作他用或浪費。倉庫管理部門應(yīng)定期對實物的使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋并督促整改。實物維護(hù)與保養(yǎng)1.維護(hù)保養(yǎng)計劃制定：根據(jù)實物的特點和使用要求，制定實物維護(hù)保養(yǎng)計劃，明確維護(hù)保養(yǎng)的內(nèi)容、周期、責(zé)任人等信息。2.維護(hù)保養(yǎng)實施：相關(guān)部門或人員按照維護(hù)保養(yǎng)計劃對實物進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保實物性能良好、使用壽命延長。對于需要專業(yè)維修的實物，應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。3.維護(hù)保養(yǎng)記錄：建立實物維護(hù)保養(yǎng)記錄，詳細(xì)記錄維護(hù)保養(yǎng)的時間、內(nèi)容、維修情況等信息。維護(hù)保養(yǎng)記錄應(yīng)作為實物管理檔案的重要組成部分，妥善保存。實物銷售管理銷售計劃制定銷售部門應(yīng)根據(jù)市場需求和公司產(chǎn)品特點，制定實物銷售計劃，明確銷售目標(biāo)、銷售策略、銷售渠道等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。銷售計劃應(yīng)與公司整體業(yè)務(wù)目標(biāo)相一致，具有可操作性。銷售定價1.定價原則：實物銷售價格應(yīng)根據(jù)成本、市場需求、競爭狀況等因素綜合確定，遵循公平、合理、有利可圖的原則。2.定價審批：銷售部門提出實物銷售價格建議，經(jīng)財務(wù)部門核算成本、市場部門分析市場行情后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。銷售價格一經(jīng)確定，不得隨意更改，如有特殊情況需要調(diào)整，需按規(guī)定程序重新審批。銷售合同簽訂1.合同條款審核：銷售部門與客戶簽訂銷售合同前，應(yīng)將合同條款提交法律部門審核，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免法律風(fēng)險。2.合同簽訂與執(zhí)行：銷售部門根據(jù)審核后的合同條款與客戶簽訂銷售合同，并嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。在合同執(zhí)行過程中，如遇客戶變更需求、付款延遲等問題，銷售部門應(yīng)及時與客戶溝通協(xié)商，采取相應(yīng)的措施解決問題。銷售發(fā)貨與收款1.發(fā)貨管理：倉庫管理部門根據(jù)銷售合同和發(fā)貨通知，及時組織實物發(fā)貨。發(fā)貨前應(yīng)對實物進(jìn)行再次核對，確保發(fā)貨數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等與合同一致。發(fā)貨后，應(yīng)及時通知銷售部門和財務(wù)部門。2.收款管理：財務(wù)部門負(fù)責(zé)銷售款項的收取和管理。銷售部門應(yīng)及時跟蹤客戶付款情況，督促客戶按時付款。對于逾期未付款的客戶，應(yīng)按照合同約定采取相應(yīng)的催款措施。實物處置管理處置申請各部門在實物不再使用或已無使用價值時，應(yīng)填寫實物處置申請表，詳細(xì)注明處置實物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、處置原因等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。處置審批部門負(fù)責(zé)人對實物處置申請進(jìn)行審核，確認(rèn)處置的必要性和合理性后，簽字批準(zhǔn)。對于價值較大或涉及重要資產(chǎn)的處置項目，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。處置方式選擇1.報廢處理：對于已損壞無法修復(fù)、超過使用年限或無使用價值的實物，經(jīng)審批后進(jìn)行報廢處理。報廢實物應(yīng)及時清理出倉庫，并按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀或變賣。2.變賣處理：對于仍有一定使用價值但公司不再需要的實物，可通過市場渠道進(jìn)行變賣。變賣前應(yīng)進(jìn)行評估定價，選擇合適的變賣方式和買家，確保變賣價格合理。3.捐贈處理：對于符合捐贈條件的實物，經(jīng)審批后可進(jìn)行捐贈。捐贈實物應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，確保捐贈行為合法合規(guī)，并做好記錄。處置實施與監(jiān)督1.處置實施：根據(jù)審批后的處置方式，相關(guān)部門負(fù)責(zé)組織實施實物處置工作。在處置過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定和程序，確保處置過程公開、公正、透明。2.處置監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門或其他相關(guān)部門應(yīng)對實物處置過程進(jìn)行監(jiān)督，檢查處置程序是否合規(guī)、處置價格是否合理、處置收入是否及時足額入賬等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時責(zé)令整改。信息化管理實物管理系統(tǒng)建設(shè)建立完善的實物管理系統(tǒng)，實現(xiàn)實物采購、存儲、使用、銷售及處置等環(huán)節(jié)的信息化管理。實物管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能：1.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理：包括供應(yīng)商信息、實物信息、倉庫信息、人員信息等的錄入、查詢、修改和刪除等功能。2.業(yè)務(wù)流程管理：涵蓋采購申請、采購訂單、驗收、入庫、領(lǐng)用、銷售、盤點、處置等業(yè)務(wù)流程的在線操作和審批，實時跟蹤業(yè)務(wù)進(jìn)展情況。3.庫存管理：實時監(jiān)控庫存數(shù)量、出入庫情況、庫存預(yù)警等信息，生成庫存報表和分析圖表，為庫存決策提供數(shù)據(jù)支持。4.報表統(tǒng)計與分析：自動生成各類實物管理報表，如采購報表、庫存報表、銷售報表、處置報表等，并提供數(shù)據(jù)分析功能，幫助管理層了解實物管理狀況，做出科學(xué)決策。數(shù)據(jù)維護(hù)與安全1.數(shù)據(jù)維護(hù)：指定專人負(fù)責(zé)實物管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護(hù)工作，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。及時更新系統(tǒng)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)信息與實際情況一致。2.數(shù)據(jù)安全：加強(qiáng)實物管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護(hù)，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)數(shù)據(jù)。采取數(shù)據(jù)加密、防火墻等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)泄露和非法入侵。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對市場實物管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查實物管理制度的執(zhí)行情況、業(yè)務(wù)流程的合規(guī)性、實物資產(chǎn)的安全與完整等。對審計發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。日常檢查與考核1.日常檢查：采購部、倉庫管理部門、銷售部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對本部門實物管理工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。公司管理層或其他相關(guān)部門可不定期對實物管理情況進(jìn)行抽