外運(yùn)證管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司對(duì)外運(yùn)證的管理，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，確保貨物進(jìn)出口順利進(jìn)行，防范風(fēng)險(xiǎn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及貨物進(jìn)出口且需要辦理外運(yùn)證的業(yè)務(wù)活動(dòng)及相關(guān)部門(mén)和人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、政策規(guī)定以及海關(guān)等相關(guān)部門(mén)的要求辦理外運(yùn)證。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：確保外運(yùn)證信息準(zhǔn)確無(wú)誤，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成申請(qǐng)、辦理、使用及核銷等各項(xiàng)工作。3.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)及人員在外運(yùn)證管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門(mén)1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，準(zhǔn)確提供辦理外運(yùn)證所需的貨物信息、合同信息等相關(guān)資料。2.負(fù)責(zé)跟蹤外運(yùn)證的辦理進(jìn)度，及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，確保業(yè)務(wù)順利開(kāi)展。3.按照規(guī)定使用外運(yùn)證，在貨物發(fā)運(yùn)后及時(shí)將相關(guān)情況反饋給管理部門(mén)。（二）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核辦理外運(yùn)證所需的費(fèi)用支付申請(qǐng)，確保資金支付合規(guī)。2.對(duì)外運(yùn)證相關(guān)費(fèi)用進(jìn)行核算和賬務(wù)處理。（三）管理部門(mén)1.制定和完善外運(yùn)證管理制度及流程，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施和監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)一辦理外運(yùn)證的申請(qǐng)、領(lǐng)取、使用登記、核銷等工作。3.建立外運(yùn)證管理檔案，妥善保存相關(guān)資料。（四）海關(guān)及其他相關(guān)部門(mén)1.與海關(guān)等部門(mén)保持密切溝通，及時(shí)了解政策變化和監(jiān)管要求。2.配合海關(guān)等部門(mén)的檢查和核查工作，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的資料和信息。三、外運(yùn)證的申請(qǐng)與辦理（一）申請(qǐng)條件1.公司開(kāi)展貨物進(jìn)出口業(yè)務(wù)，且符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的條件。2.已簽訂有效的貨物進(jìn)出口合同。（二）申請(qǐng)資料準(zhǔn)備1.填寫(xiě)完整、準(zhǔn)確的《外運(yùn)證申請(qǐng)表》，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、重量、價(jià)值、貿(mào)易方式、運(yùn)輸方式、發(fā)貨地、目的地等信息。2.貨物進(jìn)出口合同副本。3.其他相關(guān)證明文件，如商業(yè)發(fā)票、裝箱單等（根據(jù)具體業(yè)務(wù)和海關(guān)要求提供）。（三）申請(qǐng)流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦人整理好申請(qǐng)資料后，提交至管理部門(mén)。2.管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)資料進(jìn)行初審，審核資料的完整性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門(mén)補(bǔ)充或修改。3.初審?fù)ㄟ^(guò)后，管理部門(mén)將申請(qǐng)資料提交至海關(guān)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。4.海關(guān)等部門(mén)審核通過(guò)后，管理部門(mén)領(lǐng)取外運(yùn)證，并進(jìn)行登記。（四）辦理時(shí)間1.管理部門(mén)應(yīng)在收到完整、準(zhǔn)確的申請(qǐng)資料后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成初審。2.對(duì)于海關(guān)等部門(mén)的審核時(shí)間，應(yīng)提前與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成辦理。如遇特殊情況，應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門(mén)反饋進(jìn)展情況。四、外運(yùn)證的使用（一）使用范圍1.只能用于申請(qǐng)表中注明的貨物進(jìn)出口業(yè)務(wù)，不得挪作他用。2.按照規(guī)定的運(yùn)輸方式、運(yùn)輸路線、發(fā)貨時(shí)間等使用外運(yùn)證。（二）使用登記1.業(yè)務(wù)部門(mén)在使用外運(yùn)證前，應(yīng)到管理部門(mén)進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括外運(yùn)證編號(hào)、使用時(shí)間、貨物發(fā)運(yùn)情況等。2.管理部門(mén)建立使用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄外運(yùn)證的使用情況。（三）貨物發(fā)運(yùn)1.業(yè)務(wù)部門(mén)按照外運(yùn)證規(guī)定的內(nèi)容組織貨物發(fā)運(yùn)，確保貨物與外運(yùn)證信息一致。2.在貨物發(fā)運(yùn)后，及時(shí)將提單、報(bào)關(guān)單等相關(guān)單據(jù)復(fù)印件提交至管理部門(mén)備案。五、外運(yùn)證的核銷（一）核銷條件1.貨物已按照外運(yùn)證規(guī)定全部發(fā)運(yùn)完畢。2.已取得海關(guān)等相關(guān)部門(mén)的報(bào)關(guān)單核銷證明。（二）核銷流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)在貨物發(fā)運(yùn)后，及時(shí)收集報(bào)關(guān)單等核銷資料，并提交至管理部門(mén)。2.管理部門(mén)對(duì)核銷資料進(jìn)行審核，核對(duì)貨物發(fā)運(yùn)情況與外運(yùn)證信息是否一致。3.審核通過(guò)后，管理部門(mén)將核銷資料提交至海關(guān)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行核銷。4.海關(guān)等部門(mén)核銷通過(guò)后，管理部門(mén)完成外運(yùn)證的核銷手續(xù)，并將相關(guān)資料歸檔保存。（三）核銷時(shí)間1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在貨物發(fā)運(yùn)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)提交核銷資料。2.管理部門(mén)應(yīng)在收到核銷資料后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并提交至海關(guān)等部門(mén)進(jìn)行核銷。3.爭(zhēng)取在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成整個(gè)核銷流程，如遇特殊情況應(yīng)及時(shí)說(shuō)明原因并采取相應(yīng)措施。六、外運(yùn)證的遺失與補(bǔ)辦（一）遺失報(bào)告1.如發(fā)現(xiàn)外運(yùn)證遺失，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)立即向管理部門(mén)報(bào)告，并說(shuō)明遺失的時(shí)間、地點(diǎn)、可能遺失的原因等情況。2.管理部門(mén)接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)采取措施防止外運(yùn)證被冒用。（二）補(bǔ)辦申請(qǐng)1.業(yè)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)《外運(yùn)證補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明遺失情況，并提交與原申請(qǐng)時(shí)相同的資料。2.管理部門(mén)對(duì)補(bǔ)辦申請(qǐng)資料進(jìn)行審核，審核通過(guò)后提交至海關(guān)等相關(guān)部門(mén)。（三）補(bǔ)辦流程1.海關(guān)等相關(guān)部門(mén)審核同意后，管理部門(mén)辦理外運(yùn)證的補(bǔ)辦手續(xù)。2.補(bǔ)辦后的外運(yùn)證編號(hào)與原證不同，但備注欄注明"補(bǔ)辦"字樣及原證編號(hào)。（四）費(fèi)用承擔(dān)因公司原因造成外運(yùn)證遺失而補(bǔ)辦的，補(bǔ)辦費(fèi)用由公司承擔(dān)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.管理部門(mén)定期對(duì)外運(yùn)證的管理情況進(jìn)行檢查，包括申請(qǐng)資料的審核、使用登記、核銷等環(huán)節(jié)。2.審計(jì)部門(mén)不定期對(duì)外運(yùn)證管理進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行情況和風(fēng)險(xiǎn)防范措施落實(shí)情況。（二）外部檢查配合1.積極配合海關(guān)等相關(guān)部門(mén)的檢查和核查工作，如實(shí)提供外運(yùn)證管理的相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)整改落實(shí)，并將整改情況反饋給相關(guān)部門(mén)。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定申請(qǐng)、辦理外運(yùn)證，導(dǎo)致業(yè)務(wù)受阻或違反法律法規(guī)的。2.擅自更改外運(yùn)證內(nèi)容或挪作他用的。3.未及時(shí)辦理核銷手續(xù)或提供虛假核銷資料的。4.遺失外運(yùn)證未及時(shí)報(bào)告或隱瞞不報(bào)的。（二）處理措施1.對(duì)于違規(guī)行為較輕的，給予責(zé)任人警告處分，并責(zé)令限期整改。2.對(duì)于違規(guī)行為造成一定損失或影響的，給予責(zé)任人相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，并視情節(jié)輕重給予記過(guò)、記大過(guò)等處分。3.對(duì)于違規(guī)行為嚴(yán)重的，解除勞動(dòng)合同