歸檔前管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司文件資料歸檔前的管理，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在文件資料形成至歸檔前的全過程管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司的文件資料由專門的部門或人員進行集中管理，確保管理的一致性和規(guī)范性。2.完整準(zhǔn)確原則：文件資料應(yīng)全面、準(zhǔn)確地反映公司各項活動的真實情況，不得遺漏、篡改。3.便于利用原則：文件資料的管理應(yīng)便于查詢、檢索和使用，提高工作效率。二、文件資料的分類與編號（一）分類1.行政類：包括公司的行政文件、會議紀要、工作計劃與總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)類：根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)板塊，分為市場營銷、研發(fā)、生產(chǎn)、財務(wù)、人力資源等類別，每個類別下再細分具體的業(yè)務(wù)文件。3.合同類：各類合同協(xié)議及其相關(guān)文件。4.技術(shù)類：技術(shù)研發(fā)資料、工藝文件、產(chǎn)品圖紙等。5.其他類：不屬于以上分類的其他文件資料。（二）編號1.采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。編號一般由字母和數(shù)字組成，例如："AD2023001"，其中"AD"表示行政類文件，"2023"表示年份，"001"表示該年份內(nèi)該類文件的順序號。2.業(yè)務(wù)類文件根據(jù)具體業(yè)務(wù)模塊進行編號，如"MARK2023010"表示市場營銷類文件，"RD2023020"表示研發(fā)類文件等。3.合同類文件編號為"HT簽訂年份合同序號"，如"HT2023030"。4.技術(shù)類文件編號按照技術(shù)文檔管理規(guī)定執(zhí)行，如"TJ2023040"。三、文件資料的形成與收集（一）文件資料的形成1.各部門在工作過程中應(yīng)及時形成各類文件資料，確保文件資料的真實性和時效性。文件資料應(yīng)使用公司統(tǒng)一格式的紙張、字體和排版要求。2.文件資料的起草人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、完整，符合公司相關(guān)政策和法律法規(guī)要求。文件起草完成后，應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字。（二）文件資料的收集1.各部門指定專人負責(zé)文件資料的收集工作，定期對本部門產(chǎn)生的文件資料進行整理和收集，確保文件資料無遺漏。2.對于涉及多個部門的文件資料，由主辦部門負責(zé)收集匯總，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門提供文件資料。3.公司內(nèi)部會議形成的會議紀要，由會議組織者負責(zé)在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)整理完成，并發(fā)送給參會人員確認，確認無誤后交行政部門統(tǒng)一歸檔。四、文件資料的整理與審核（一）文件資料的整理1.收集到的文件資料應(yīng)按照分類和編號規(guī)則進行整理，確保文件資料的順序正確。2.對文件資料進行分類裝訂，同一類別的文件資料應(yīng)裝訂在一起，并在封面注明類別、年份、編號等信息。3.對于電子文件資料，應(yīng)按照統(tǒng)一的文件夾結(jié)構(gòu)進行存儲，文件夾命名應(yīng)與紙質(zhì)文件編號一致，確保電子文件與紙質(zhì)文件的對應(yīng)關(guān)系清晰。（二）文件資料的審核1.各部門整理好的文件資料，應(yīng)由部門負責(zé)人進行初步審核，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.重要文件資料應(yīng)提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審核，審核通過后方可進入下一環(huán)節(jié)。3.審核內(nèi)容包括文件資料的格式是否符合要求、內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤、簽字蓋章是否齊全等。五、文件資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)文件資料應(yīng)存放在專門的文件柜中，文件柜應(yīng)按照類別和年份進行劃分，便于查找和管理。2.電子文件資料應(yīng)存儲在公司的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，定期進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，如外部硬盤或云端存儲。（二）保管要求1.安排專人負責(zé)文件資料的保管工作，定期對文件資料進行檢查和清點，確保文件資料無丟失、損壞等情況。2.文件資料的保管環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲等，防止文件資料因環(huán)境因素受損。3.對于機密文件資料，應(yīng)采取加密存儲、專人專柜保管等措施，嚴格限制查閱權(quán)限，確保文件資料的保密性。六、文件資料的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件資料的，應(yīng)填寫《文件資料查閱申請表》，注明查閱的文件資料名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到文件資料保管部門查閱。2.查閱文件資料時，應(yīng)在指定的地點進行，不得擅自將文件資料帶出保管場所。查閱過程中應(yīng)保持文件資料的整潔，不得涂改、損壞文件資料。3.對于涉及公司機密的文件資料，查閱人員應(yīng)嚴格遵守公司保密規(guī)定，不得泄露文件資料內(nèi)容。（二）借閱1.因工作需要借閱文件資料的，應(yīng)填寫《文件資料借閱申請表》，詳細說明借閱文件資料的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和文件資料保管部門負責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件資料上隨意批注、涂改。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還文件資料。如發(fā)現(xiàn)文件資料有丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、文件資料的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的文件資料。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)撤銷等原因不再需要的文件資料。3.涉及公司機密且已不再具有保密價值的文件資料，在履行相關(guān)審批手續(xù)后進行銷毀。（二）銷毀流程1.由文件資料保管部門定期對需要銷毀的文件資料進行清理和登記，填寫《文件資料銷毀申請表》，注明文件資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文件資料銷毀申請表》經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由文件資料保管部門安排專人負責(zé)銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件資料無法恢復(fù)。4.銷毀過程中應(yīng)有兩人以上在場監(jiān)督，并在《文件資料銷毀記錄》上簽字確認，記錄銷毀的時間、地點、文件資料名稱、數(shù)量等信息。5.《文件資料銷毀申請表》、《文件資料銷毀記錄》等相關(guān)資料應(yīng)作為檔案進行保存。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負責(zé)對文件資料歸檔前的管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.文件資料的形成、收集、整理、審核、存儲、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.文件資料的分類與編號是否準(zhǔn)確、規(guī)范。3.文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性是否得到保證。4.保密措施是否落實到位。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門每季度對公司各部門的文件資料管理情況進行一次全面檢查。2.不定期抽查：行政部門根據(jù)工作需要，不定期對各部門的文件資料管理情況進行抽查。3.專項檢查：針對特定時期或特定事項，對相關(guān)部門的文件資料管理情況進行專項檢查。（四）問題整改1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時下達《整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成整改，并將整改情況書面報告行政部門。3.行政部門對整改情況進行跟蹤復(fù)查，確保