發(fā)貨票管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司發(fā)貨票的管理，規(guī)范發(fā)貨票的開具、使用、保管等行為，確保公司財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確、完整，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及發(fā)貨票管理的所有部門和人員，包括但不限于銷售部門、財(cái)務(wù)部門、物流部門等。（三）發(fā)貨票定義本制度所指發(fā)貨票是指公司在銷售商品、提供勞務(wù)等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，向購買方開具的收款憑證，包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票等各類發(fā)票。二、發(fā)貨票的開具（一）開具原則1.發(fā)貨票的開具必須以真實(shí)的交易為基礎(chǔ)，確保所開具的發(fā)貨票內(nèi)容與實(shí)際交易情況相符。2.發(fā)貨票應(yīng)按照國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)發(fā)票管理規(guī)定的要求開具，做到項(xiàng)目齊全、內(nèi)容真實(shí)、字跡清楚、全部聯(lián)次一次打印，內(nèi)容完全一致，并在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章。（二）開票信息審核1.銷售部門在收到客戶訂單后，應(yīng)及時(shí)與客戶核對(duì)開票信息，包括客戶名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)等。確保開票信息準(zhǔn)確無誤，如有變更，應(yīng)要求客戶及時(shí)提供相關(guān)證明文件，并進(jìn)行更新。2.對(duì)于新客戶，銷售部門應(yīng)在簽訂銷售合同前，將客戶開票信息提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)國家稅收法規(guī)及公司財(cái)務(wù)管理制度的要求，對(duì)客戶開票信息的合法性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。審核通過后，方可簽訂銷售合同。（三）開票流程1.銷售部門根據(jù)已審核的銷售訂單及開票信息，填寫發(fā)貨票開具申請(qǐng)單，詳細(xì)注明客戶名稱、開票金額、貨物或勞務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)等內(nèi)容，并提交給財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門收到發(fā)貨票開具申請(qǐng)單后，對(duì)申請(qǐng)單內(nèi)容進(jìn)行再次審核，確認(rèn)無誤后，在系統(tǒng)中開具發(fā)貨票。3.發(fā)貨票開具完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將發(fā)貨票傳遞給銷售部門。銷售部門負(fù)責(zé)將發(fā)貨票送達(dá)客戶，并要求客戶在發(fā)票簽收單上簽字確認(rèn)。（四）特殊情況開票1.對(duì)于退貨、折讓等情況，銷售部門應(yīng)在取得客戶同意后，及時(shí)填寫紅字發(fā)票開具申請(qǐng)單，并提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門審核通過后，開具紅字發(fā)票進(jìn)行沖減。2.對(duì)于發(fā)票開具錯(cuò)誤的情況，如發(fā)票抬頭錯(cuò)誤、金額錯(cuò)誤等，銷售部門應(yīng)在發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤后及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門應(yīng)在當(dāng)月內(nèi)收回全部聯(lián)次的發(fā)票，并開具紅字發(fā)票進(jìn)行沖減，然后重新開具正確的發(fā)票。三、發(fā)貨票的使用（一）專人負(fù)責(zé)公司指定專人負(fù)責(zé)發(fā)貨票的領(lǐng)購、開具、保管等工作，確保發(fā)貨票的安全使用。（二）領(lǐng)用登記1.發(fā)貨票管理人員應(yīng)建立發(fā)貨票領(lǐng)用登記簿，詳細(xì)記錄發(fā)貨票的領(lǐng)用日期、發(fā)票號(hào)碼、數(shù)量、起止號(hào)碼等信息。2.發(fā)貨票領(lǐng)用人在領(lǐng)用發(fā)貨票時(shí)，應(yīng)在發(fā)貨票領(lǐng)用登記簿上簽字確認(rèn)，并注明領(lǐng)用用途。（三）使用規(guī)范1.發(fā)貨票應(yīng)按照順序號(hào)依次開具，不得跳號(hào)、拆本使用。2.發(fā)貨票上的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)如實(shí)填寫，不得涂改、挖補(bǔ)、撕毀。如有填寫錯(cuò)誤，應(yīng)按照規(guī)定開具紅字發(fā)票進(jìn)行沖減，然后重新開具正確的發(fā)票。3.發(fā)貨票僅限于本公司在規(guī)定的經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票。（四）作廢處理1.對(duì)于開具錯(cuò)誤或因其他原因需要作廢的發(fā)貨票，應(yīng)在全部聯(lián)次上加蓋"作廢"戳記，并注明作廢原因。2.作廢發(fā)貨票應(yīng)與存根聯(lián)一同保存，不得擅自銷毀。四、發(fā)貨票的保管（一）保管要求1.發(fā)貨票管理人員應(yīng)妥善保管發(fā)貨票，確保發(fā)貨票的安全、完整。發(fā)貨票應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止受潮、霉變、丟失等情況發(fā)生。2.發(fā)貨票應(yīng)按照類別、號(hào)碼順序進(jìn)行存放，便于查找和核對(duì)。（二）保管期限發(fā)貨票的保管期限按照國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)發(fā)票管理規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票的存根聯(lián)及發(fā)票登記簿應(yīng)保存5年。（三）銷毀處理1.發(fā)貨票保管期滿后，發(fā)貨票管理人員應(yīng)填寫發(fā)貨票銷毀申請(qǐng)單，詳細(xì)注明發(fā)票名稱、號(hào)碼、數(shù)量、起止日期、銷毀原因等信息，并提交給財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)經(jīng)主管稅務(wù)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，由發(fā)貨票管理人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。五、發(fā)貨票的遺失處理（一）遺失報(bào)告1.如發(fā)生發(fā)貨票遺失情況，發(fā)貨票管理人員應(yīng)立即向財(cái)務(wù)部門報(bào)告，并詳細(xì)說明遺失發(fā)票的名稱、號(hào)碼、數(shù)量、開具日期、購貨方名稱等信息。2.財(cái)務(wù)部門在接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)告，并按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求辦理相關(guān)手續(xù)。（二）登報(bào)聲明1.根據(jù)稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求，公司應(yīng)在規(guī)定的報(bào)刊上刊登遺失聲明，聲明遺失發(fā)票的作廢。2.登報(bào)聲明的內(nèi)容應(yīng)包括公司名稱、發(fā)票名稱、發(fā)票號(hào)碼、遺失原因等信息。（三）后續(xù)處理1.遺失發(fā)票如涉及稅務(wù)處理的，公司應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求提供相關(guān)證明材料，并接受稅務(wù)機(jī)關(guān)的檢查和處理。2.對(duì)于因遺失發(fā)票給公司造成損失的，公司應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。六、發(fā)貨票的檢查與監(jiān)督（一）內(nèi)部檢查1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)發(fā)貨票的開具、使用、保管等情況進(jìn)行檢查，確保發(fā)貨票管理符合本制度及國家稅收法律法規(guī)的要求。2.檢查內(nèi)容包括發(fā)貨票的開具是否規(guī)范、使用是否合規(guī)、保管是否妥善等。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（二）稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查1.公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)發(fā)貨票的檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求及時(shí)進(jìn)行整改，并補(bǔ)繳相應(yīng)的稅款、滯納金及罰款。（三）監(jiān)督考核1.公司建立發(fā)貨票管理監(jiān)督考核機(jī)制，對(duì)發(fā)貨票管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核內(nèi)容包括發(fā)貨票開具的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，使用的合規(guī)性，保管的安全性等。對(duì)于在發(fā)貨票管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反本制度及國家稅收法律法規(guī)的部門和個(gè)人，給予批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰直至追究法律責(zé)任。七