行業(yè)協(xié)會檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強行業(yè)協(xié)會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于行業(yè)協(xié)會機關(guān)各部門、所屬各分支機構(gòu)及全體工作人員。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指行業(yè)協(xié)會在各項工作活動中直接形成的，對國家、社會和協(xié)會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理協(xié)會設(shè)立綜合檔案室，負責對全協(xié)會檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導。各部門指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，接受綜合檔案室的業(yè)務指導。2.集中管理協(xié)會的各類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得擅自分散保存或銷毀檔案。3.完整準確檔案管理人員應確保檔案的收集齊全、整理規(guī)范、內(nèi)容完整、表述準確，如實反映協(xié)會工作的歷史全貌。4.方便利用檔案管理應遵循方便利用的原則，建立健全檔案檢索體系，提高檔案查閱效率，為協(xié)會各項工作提供及時、有效的服務。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定協(xié)會檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管協(xié)會各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，對超過保管期限的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，報經(jīng)批準后組織實施。5.開展檔案編研工作，根據(jù)協(xié)會工作需要，編寫檔案參考資料，如大事記、組織沿革等。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。7.對各部門檔案工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，組織檔案工作人員的業(yè)務培訓。（二）部門檔案員1.負責本部門文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保歸檔文件材料的齊全、完整、準確。2.按照檔案管理制度的要求，定期將整理好的檔案移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案查閱、利用等工作，及時提供本部門相關(guān)檔案資料。4.負責本部門檔案的日常保管和安全保密工作，發(fā)現(xiàn)問題及時向綜合檔案室報告。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.協(xié)會在各項工作活動中形成的文件材料，包括會議文件、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表、財務文件、合同協(xié)議、會員資料、業(yè)務活動記錄、科研成果、榮譽證書等。2.協(xié)會組織召開的各類會議的文件材料，如會議通知、議程、報告、決議、紀要、記錄等。3.協(xié)會與上級主管部門、政府部門、其他社會組織及會員單位之間往來的文件材料，包括請示、報告、批復、函件、通知等。4.協(xié)會開展業(yè)務活動形成的文件材料，如調(diào)研考察報告、行業(yè)標準制定文件、行業(yè)規(guī)范、培訓資料、活動方案、宣傳資料等。5.協(xié)會財務工作形成的文件材料，如預算、決算、財務報表、審計報告、會計憑證、賬簿等。6.協(xié)會人事管理工作形成的文件材料，如人員招聘、任免、考核、培訓、獎懲等文件。7.協(xié)會固定資產(chǎn)管理、物資采購等工作形成的文件材料，如固定資產(chǎn)登記清單、采購合同、驗收報告等。8.協(xié)會獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等實物及相關(guān)證明材料。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽署完備，載體應符合檔案保管要求。3.對收集到的文件材料，應按照一定的分類標準進行初步整理，便于后續(xù)的歸檔工作。（三）歸檔時間1.當年形成的文件材料，一般應在次年上半年歸檔完畢。2.跨年度的會議文件、業(yè)務項目文件等，應在項目結(jié)束后及時歸檔。3.協(xié)會工作人員因工作調(diào)動或離職時，應將個人保管的文件材料全部移交所在部門檔案員，辦理交接手續(xù)。（四）歸檔程序1.各部門檔案員對收集整理好的文件材料進行分類、組卷，填寫卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊，并編制案卷封面和備考表。2.按照檔案分類方案，對整理好的案卷進行編號，編寫檔號。檔號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.填寫檔案移交清單，詳細注明案卷數(shù)量、名稱、檔號等信息，一式兩份，一份由移交部門留存，一份交綜合檔案室。4.各部門檔案員將整理好的檔案及移交清單一并移交綜合檔案室，雙方辦理交接手續(xù)，簽字確認。四、檔案的整理（一）分類原則協(xié)會檔案按照年度機構(gòu)保管期限分類法進行整理。即先將檔案按年度分開，再按機構(gòu)（部門）分類，最后根據(jù)保管期限分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三類。（二）分類方法1.黨群工作類：包括協(xié)會黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面的文件材料。2.行政管理類：涵蓋協(xié)會日常行政事務管理、辦公會議、人事、財務、后勤保障等方面的文件材料。3.業(yè)務活動類：主要是協(xié)會開展各類業(yè)務活動形成的文件材料，如行業(yè)調(diào)研、標準制定、培訓、交流合作、會員服務等。4.財務管理類：集中存放協(xié)會財務預算、決算、會計核算、審計等方面的文件材料。5.人事管理類：包含協(xié)會人員招聘、考核、培訓、獎懲、任免等人事工作相關(guān)文件。6.固定資產(chǎn)管理類：有關(guān)協(xié)會固定資產(chǎn)購置、使用、處置等方面的文件材料。7.聲像檔案類：以照片、錄音、錄像等形式記錄協(xié)會重要活動、會議、領(lǐng)導視察等內(nèi)容的檔案。8.實物檔案類：協(xié)會獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等實物及相關(guān)證明材料。（三）整理要求1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.同一案卷內(nèi)的文件材料應主題相對集中，內(nèi)容聯(lián)系緊密，按照文件形成的時間順序排列，編號清晰。3.卷內(nèi)文件應去除金屬物，破損文件應進行修復，字跡模糊或易褪色的文件應進行復制或處理。4.案卷裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字，采用三孔一線的裝訂方式，裝訂線應距左側(cè)20mm，距上側(cè)15mm。5.編制的檔案目錄應準確反映案卷內(nèi)容，包括檔號、案卷題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項目，目錄應打印或書寫工整，一式兩份，一份隨檔案存放，一份單獨成冊，作為檢索工具。五、檔案的保管（一）保管場所綜合檔案室應具備專門的檔案庫房，庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。庫房內(nèi)應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門、防盜窗、窗簾、吸塵器等。（二）檔案裝具應使用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和管理。檔案柜、檔案架應定期進行檢查和維護，如有損壞應及時修復或更換。（三）檔案保管期限1.永久保管協(xié)會章程、理事會會議記錄、監(jiān)事會會議記錄、財務審計報告、重要業(yè)務活動文件、與政府部門簽訂的重要協(xié)議等。協(xié)會獲得的國家級榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案。涉及協(xié)會重大權(quán)益、具有重要歷史價值或長遠利用價值的文件材料。2.長期保管（1650年）協(xié)會年度工作計劃與總結(jié)、各類業(yè)務活動文件、會員大會會議文件、一般性財務文件等。協(xié)會與其他社會組織簽訂的一般合作協(xié)議、重要業(yè)務項目的過程性文件等。協(xié)會工作人員的人事檔案（除需永久保存的部分）。3.短期保管（15年以下）一般性的工作文件、臨時性的通知、簡報、一般性的業(yè)務往來函件等。短期業(yè)務活動形成的文件材料，如臨時性培訓資料、短期調(diào)研成果等。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況、裝具情況等。2.對破損或褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的質(zhì)量。3.按照檔案保管期限的規(guī)定，定期對到期檔案進行鑒定，對失去保存價值的檔案，應編制銷毀清冊，報經(jīng)批準后予以銷毀。4.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，未經(jīng)批準，任何人不得擅自進入檔案庫房。檔案庫房應專人負責管理，鑰匙應由專人保管，非檔案管理人員不得擅自使用。5.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，下班前應關(guān)閉庫房門窗、電源、空調(diào)等設(shè)備，確保庫房安全。六、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密規(guī)定，確保檔案信息安全，不得泄露涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案內(nèi)容。2.本著方便利用、服務工作的原則，為協(xié)會各項工作提供及時、有效的檔案信息支持。3.嚴格履行檔案查閱手續(xù)，未經(jīng)批準，不得擅自查閱、復印、摘錄檔案內(nèi)容。（二）利用范圍1.協(xié)會工作人員因工作需要查閱檔案，用于工作參考、撰寫報告、辦理業(yè)務等。2.會員單位因了解協(xié)會工作情況、查詢相關(guān)業(yè)務資料等需要查閱檔案。3.上級主管部門、政府部門及其他社會組織因工作需要查閱協(xié)會相關(guān)檔案。4.司法機關(guān)因辦案需要查閱協(xié)會檔案。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、部門等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報綜合檔案室負責人審批。2.查閱重要檔案或涉及機密內(nèi)容的檔案，需經(jīng)協(xié)會分管領(lǐng)導批準。3.檔案管理人員根據(jù)批準的查閱申請，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房，如需復印、摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應對檔案進行檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（四）利用登記檔案管理人員應對檔案查閱情況進行詳細登記，包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容、批準人、歸還日期等信息，登記冊應妥善保管，以備查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、各部門檔案員及相關(guān)業(yè)務人員組成。鑒定小組負責對協(xié)會檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價值。（二）鑒定標準根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和協(xié)會檔案管理的實際情況，結(jié)合檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案進行鑒定。鑒定時應重點考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值、機密程度等因素。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對到期檔案進行清理，逐卷審查檔案內(nèi)容，對檔案的保管期限和存毀價值提出初步意見。2.對初步確定為失去保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，詳細注明檔案的檔號、題名、年度、保管期限、數(shù)量等信息。3.《檔案銷毀清冊》報經(jīng)協(xié)會領(lǐng)導審批后，方可進行銷毀。（四）銷毀實施檔案銷毀應指定專人負責，在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進行。銷毀時應采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。銷毀完畢后，銷毀人員和監(jiān)督人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務水平。（二）數(shù)字化掃描1.對協(xié)會重要的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應不低于300dpi，圖像格式應為清晰、完整、可用的PDF格式。2.掃描過程中應確保圖像質(zhì)量，對模糊、褪色、破損等文件應進行預處理，保證掃描后的圖像清晰可讀。（三）數(shù)據(jù)錄入與掛接1.對掃描后的檔案圖像進行數(shù)據(jù)錄入，包括檔號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、密級等信息，確保數(shù)據(jù)準確無誤。2.將錄入的數(shù)據(jù)與檔案圖像進行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。（四）信息化系統(tǒng)功能1.檔案檢索功能：能夠通過多種檢索方式，如檔號、題名、關(guān)鍵詞、日期等，快速準確地查詢到所需檔案信息。2.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對檔案的查閱、下載、修改等操作進行嚴格控制，確保檔案信息安全。3.統(tǒng)計分析功能：能夠?qū)n案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.備份與恢復功能：定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時，能夠及時進行恢復，保證檔案管理工作的正常進行。（五）信息化安全管理1.建