軟件資產(chǎn)使用管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司軟件資產(chǎn)管理，規(guī)范軟件資產(chǎn)的采購、使用、維護(hù)及處置等行為，保障公司軟件資產(chǎn)的安全、有效使用，提高軟件資產(chǎn)的使用效益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工以及因工作需要使用公司軟件資產(chǎn)的外部人員。定義1.軟件資產(chǎn)：指公司擁有的各類計(jì)算機(jī)軟件，包括操作系統(tǒng)、辦公軟件、業(yè)務(wù)軟件、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、開發(fā)工具等，以及通過購買、授權(quán)、自主開發(fā)等方式獲得的軟件使用權(quán)。2.采購：指公司通過購買、租賃、授權(quán)等方式獲取軟件資產(chǎn)的行為。3.使用：指員工在工作中按照規(guī)定的權(quán)限和方式操作、運(yùn)行軟件資產(chǎn)的行為。4.維護(hù)：指對(duì)軟件資產(chǎn)進(jìn)行日常檢查、更新、升級(jí)、故障排除等活動(dòng)，以確保軟件資產(chǎn)正常運(yùn)行。5.處置：指對(duì)不再使用、報(bào)廢或閑置的軟件資產(chǎn)進(jìn)行轉(zhuǎn)移、核銷、出售等處理的行為。軟件資產(chǎn)采購管理采購需求評(píng)估1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，定期提交軟件資產(chǎn)采購申請(qǐng)。申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說明采購軟件的名稱、版本、功能要求、預(yù)計(jì)使用人數(shù)、使用期限等信息。2.信息技術(shù)部門對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)估，結(jié)合公司現(xiàn)有軟件資產(chǎn)情況、技術(shù)架構(gòu)、預(yù)算等因素，審核申請(qǐng)的合理性和必要性。對(duì)于涉及重大投資或復(fù)雜技術(shù)的軟件采購，應(yīng)組織相關(guān)專家進(jìn)行論證。采購流程1.采購申請(qǐng)審批：采購申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，提交至采購部門。2.采購實(shí)施：采購部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)，按照公司采購管理規(guī)定，通過招標(biāo)、詢價(jià)、單一來源采購等方式確定供應(yīng)商，并簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確軟件的名稱、版本、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、售后服務(wù)等條款。3.驗(yàn)收：軟件到貨后，由信息技術(shù)部門會(huì)同使用部門按照采購合同要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括軟件的功能、性能、兼容性、文檔等方面。驗(yàn)收合格后，填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并辦理入庫手續(xù)。采購預(yù)算管理1.公司建立軟件資產(chǎn)采購預(yù)算制度，每年根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和軟件資產(chǎn)使用情況，編制軟件資產(chǎn)采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)明確軟件資產(chǎn)的采購項(xiàng)目、金額、資金來源等信息。采購預(yù)算經(jīng)公司預(yù)算管理部門審核后，報(bào)公司管理層審批。3.嚴(yán)格控制軟件資產(chǎn)采購預(yù)算的執(zhí)行，確保采購支出不超出預(yù)算范圍。如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行審批。軟件資產(chǎn)使用管理使用權(quán)限管理1.根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，設(shè)定不同的軟件資產(chǎn)使用權(quán)限。使用權(quán)限分為只讀、讀寫、管理等不同級(jí)別。2.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)為員工分配軟件資產(chǎn)使用權(quán)限，并定期進(jìn)行審核和調(diào)整。員工應(yīng)妥善保管自己的賬號(hào)和密碼，不得擅自將賬號(hào)和密碼提供給他人使用。3.對(duì)于涉及公司核心業(yè)務(wù)或敏感信息的軟件資產(chǎn)，應(yīng)采取加密、訪問控制等安全措施，嚴(yán)格限制使用人員的范圍和權(quán)限。使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照軟件的使用說明書和操作規(guī)程使用軟件資產(chǎn)，不得擅自修改軟件的配置和參數(shù)。2.在使用軟件資產(chǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)軟件存在故障或問題，應(yīng)及時(shí)向信息技術(shù)部門報(bào)告。未經(jīng)信息技術(shù)部門同意，不得自行對(duì)軟件進(jìn)行修復(fù)或處理。3.員工應(yīng)尊重軟件的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，不得私自復(fù)制、傳播、轉(zhuǎn)讓公司擁有的軟件資產(chǎn)。未經(jīng)授權(quán)，不得將公司軟件資產(chǎn)用于個(gè)人目的或提供給第三方使用。使用記錄與審計(jì)1.信息技術(shù)部門應(yīng)建立軟件資產(chǎn)使用記錄制度，記錄員工使用軟件資產(chǎn)的時(shí)間、內(nèi)容、操作等信息。使用記錄應(yīng)保存一定期限，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。2.定期對(duì)軟件資產(chǎn)的使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查員工是否按照規(guī)定的權(quán)限和方式使用軟件資產(chǎn)，是否存在違規(guī)使用行為。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。軟件資產(chǎn)維護(hù)管理維護(hù)計(jì)劃制定1.信息技術(shù)部門根據(jù)軟件資產(chǎn)的類型、使用情況、技術(shù)發(fā)展等因素，制定軟件資產(chǎn)維護(hù)計(jì)劃。維護(hù)計(jì)劃應(yīng)包括維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)時(shí)間、維護(hù)人員等信息。2.軟件資產(chǎn)維護(hù)計(jì)劃應(yīng)定期進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，確保維護(hù)工作的有效性和及時(shí)性。對(duì)于重要的軟件資產(chǎn)，應(yīng)制定專項(xiàng)維護(hù)計(jì)劃，加強(qiáng)維護(hù)力度。日常維護(hù)1.信息技術(shù)部門按照維護(hù)計(jì)劃，定期對(duì)軟件資產(chǎn)進(jìn)行日常維護(hù)，包括系統(tǒng)巡檢、數(shù)據(jù)備份、軟件更新、安全檢查等工作。2.及時(shí)處理軟件資產(chǎn)出現(xiàn)的故障和問題，確保軟件資產(chǎn)的正常運(yùn)行。對(duì)于一般性故障，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)修復(fù)；對(duì)于重大故障，應(yīng)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，盡快恢復(fù)系統(tǒng)運(yùn)行。升級(jí)與更新1.根據(jù)軟件供應(yīng)商提供的升級(jí)信息和公司業(yè)務(wù)需求，及時(shí)對(duì)軟件資產(chǎn)進(jìn)行升級(jí)和更新。升級(jí)和更新應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的測(cè)試和審批流程，確保升級(jí)和更新后的軟件資產(chǎn)穩(wěn)定可靠。2.在軟件升級(jí)和更新過程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，制定相應(yīng)的回滾方案，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的問題。維護(hù)文檔管理1.信息技術(shù)部門應(yīng)建立軟件資產(chǎn)維護(hù)文檔管理制度，記錄軟件資產(chǎn)的維護(hù)過程、維護(hù)結(jié)果、故障處理情況等信息。維護(hù)文檔應(yīng)包括維護(hù)計(jì)劃、維護(hù)記錄、升級(jí)報(bào)告、故障報(bào)告等內(nèi)容。2.維護(hù)文檔應(yīng)妥善保管，以便在需要時(shí)進(jìn)行查閱和參考。維護(hù)文檔的保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定。軟件資產(chǎn)處置管理處置評(píng)估1.對(duì)于不再使用、報(bào)廢或閑置的軟件資產(chǎn)，由使用部門提出處置申請(qǐng)。申請(qǐng)應(yīng)說明軟件資產(chǎn)的名稱、版本、現(xiàn)狀、處置原因等信息。2.信息技術(shù)部門對(duì)處置申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)估，結(jié)合軟件資產(chǎn)的使用情況、技術(shù)狀況、市場(chǎng)價(jià)值等因素，審核申請(qǐng)的合理性和必要性。對(duì)于涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)或敏感信息的軟件資產(chǎn)，應(yīng)進(jìn)行特殊處理。處置流程1.處置申請(qǐng)審批：處置申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，提交至信息技術(shù)部門。2.處置實(shí)施：信息技術(shù)部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)，按照公司資產(chǎn)處置管理規(guī)定，對(duì)軟件資產(chǎn)進(jìn)行處置。處置方式包括轉(zhuǎn)移、核銷、出售等。3.處置記錄：信息技術(shù)部門應(yīng)記錄軟件資產(chǎn)的處置過程和結(jié)果，填寫處置報(bào)告，并報(bào)公司資產(chǎn)管理部門備案。知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)1.在軟件資產(chǎn)處置過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)，確保公司軟件資產(chǎn)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)得到有效保護(hù)。2.對(duì)于涉及公司自主開發(fā)軟件的處置，應(yīng)按照公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理規(guī)定，辦理相關(guān)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓或授權(quán)手續(xù)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.公司建立軟件資產(chǎn)使用監(jiān)督機(jī)制，由信息技術(shù)部門和內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)軟件資產(chǎn)的采購、使用、維護(hù)及處置等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.信息技術(shù)部門應(yīng)定期對(duì)軟件資產(chǎn)的使用情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)軟件資產(chǎn)的管理情況進(jìn)行審計(jì)，提出審計(jì)意見和建議。違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.對(duì)于因違規(guī)使用軟件資產(chǎn)給公司造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法移送司