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規(guī)范房屋租賃管理制度?一、總則(一)目的為加強(qiáng)公司房屋租賃管理,規(guī)范租賃行為,保障公司合法權(quán)益,合理配置房屋資源,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于公司所有房屋租賃活動(dòng),包括但不限于辦公用房、員工宿舍、商業(yè)用房等的租賃。(三)基本原則1.合法性原則:房屋租賃活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.經(jīng)濟(jì)效益原則:在確保房屋安全、適用的前提下,實(shí)現(xiàn)房屋資源的合理利用,提高公司經(jīng)濟(jì)效益。3.規(guī)范管理原則:建立健全房屋租賃管理流程,明確各部門(mén)職責(zé),加強(qiáng)對(duì)租賃全過(guò)程的監(jiān)督和管理。二、房屋租賃管理職責(zé)分工(一)行政部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定房屋租賃管理制度和流程,并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)公司房屋租賃需求的收集、整理和分析,結(jié)合公司實(shí)際情況提出租賃方案建議。3.負(fù)責(zé)租賃房屋的選址、洽談、合同簽訂、備案等工作。4.負(fù)責(zé)租賃房屋的日常管理,包括房屋維修、安全檢查、環(huán)境衛(wèi)生等。5.負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理與房東、租戶之間的關(guān)系,及時(shí)解決租賃過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。(二)財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核房屋租賃預(yù)算,監(jiān)督租賃費(fèi)用的支付和核算。2.負(fù)責(zé)根據(jù)租賃合同約定,按時(shí)足額收取租金及其他相關(guān)費(fèi)用,并進(jìn)行賬務(wù)處理。3.負(fù)責(zé)對(duì)房屋租賃費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,為公司決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。(三)法務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審查房屋租賃合同及相關(guān)法律文件,確保合同的合法性和有效性。2.為房屋租賃活動(dòng)提供法律咨詢和法律風(fēng)險(xiǎn)防范建議。3.協(xié)助處理房屋租賃糾紛的法律事務(wù),維護(hù)公司合法權(quán)益。(四)使用部門(mén)1.負(fù)責(zé)提出本部門(mén)房屋租賃需求,明確租賃房屋的用途、面積、期限等要求。2.配合行政部門(mén)做好租賃房屋的驗(yàn)收、交接等工作。3.遵守公司房屋租賃管理制度,合理使用租賃房屋,不得擅自改變房屋用途或轉(zhuǎn)租。三、房屋租賃預(yù)算管理(一)預(yù)算編制1.行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展規(guī)劃和實(shí)際需求,結(jié)合市場(chǎng)行情,于每年年底前編制下一年度房屋租賃預(yù)算草案。2.預(yù)算草案應(yīng)包括租賃房屋的種類、面積、期限、租金標(biāo)準(zhǔn)、租賃費(fèi)用總額等內(nèi)容,并詳細(xì)說(shuō)明預(yù)算編制的依據(jù)和理由。3.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)行政部門(mén)提交的預(yù)算草案進(jìn)行審核,結(jié)合公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排,提出審核意見(jiàn)。4.行政部門(mén)根據(jù)財(cái)務(wù)部門(mén)的審核意見(jiàn),對(duì)預(yù)算草案進(jìn)行修改完善,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。(二)預(yù)算執(zhí)行1.各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的房屋租賃預(yù)算執(zhí)行,不得擅自超預(yù)算租賃房屋。2.行政部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)房屋租賃預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控,定期對(duì)比實(shí)際租賃費(fèi)用與預(yù)算金額,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.如因特殊情況需要調(diào)整房屋租賃預(yù)算,行政部門(mén)應(yīng)提前提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng),說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及調(diào)整后的預(yù)算金額。4.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。四、房屋租賃流程(一)需求申請(qǐng)1.使用部門(mén)根據(jù)工作需要,填寫(xiě)《房屋租賃需求申請(qǐng)表》,詳細(xì)說(shuō)明租賃房屋的用途、面積、期限、租金預(yù)算等要求,并提交至行政部門(mén)。2.《房屋租賃需求申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn),并加蓋部門(mén)公章。(二)需求審核1.行政部門(mén)收到《房屋租賃需求申請(qǐng)表》后,對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核,重點(diǎn)審核申請(qǐng)的合理性、必要性以及是否符合公司房屋租賃管理制度。2.行政部門(mén)結(jié)合公司房屋資源情況,對(duì)申請(qǐng)的租賃房屋進(jìn)行初步篩選,確定可供選擇的房源。3.行政部門(mén)將審核后的《房屋租賃需求申請(qǐng)表》及篩選后的房源信息提交至財(cái)務(wù)部門(mén),由財(cái)務(wù)部門(mén)審核租賃費(fèi)用預(yù)算的合理性。(三)房源選擇與洽談1.根據(jù)財(cái)務(wù)部門(mén)的審核意見(jiàn),行政部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)可供選擇的房源進(jìn)行實(shí)地考察,綜合考慮房屋的位置、配套設(shè)施、租金價(jià)格等因素,選擇合適的租賃房屋。2.行政部門(mén)與房東就租賃房屋的相關(guān)事宜進(jìn)行洽談,包括租金價(jià)格、租賃期限、付款方式、房屋維修責(zé)任、違約責(zé)任等,達(dá)成一致意見(jiàn)后,起草房屋租賃合同草案。(四)合同審核1.行政部門(mén)將起草好的房屋租賃合同草案提交至法務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。2.法務(wù)部門(mén)對(duì)合同草案進(jìn)行合法性審查,重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求,是否存在法律風(fēng)險(xiǎn),對(duì)合同草案提出修改意見(jiàn)。3.行政部門(mén)根據(jù)法務(wù)部門(mén)的修改意見(jiàn),對(duì)合同草案進(jìn)行修改完善,再次提交至法務(wù)部門(mén)審核,直至合同草案通過(guò)審核。(五)合同簽訂1.經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核通過(guò)的房屋租賃合同草案,由行政部門(mén)提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后,行政部門(mén)代表公司與房東簽訂房屋租賃合同。3.簽訂合同前,應(yīng)確保合同雙方主體資格合法有效,合同內(nèi)容明確具體、條款齊全、權(quán)利義務(wù)對(duì)等,合同簽訂過(guò)程應(yīng)符合法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。(六)合同備案1.房屋租賃合同簽訂后,行政部門(mén)應(yīng)按照當(dāng)?shù)胤康禺a(chǎn)管理部門(mén)的要求,及時(shí)辦理合同備案手續(xù)。2.辦理合同備案手續(xù)所需的材料包括房屋租賃合同、雙方身份證明文件等,行政部門(mén)應(yīng)確保提交的材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.合同備案完成后,行政部門(mén)應(yīng)妥善保管備案證明文件,以備查閱。(七)房屋交接1.合同簽訂后,行政部門(mén)應(yīng)與房東協(xié)商確定房屋交接時(shí)間,并提前通知使用部門(mén)做好接收準(zhǔn)備。2.房屋交接時(shí),行政部門(mén)、使用部門(mén)與房東共同對(duì)房屋及附屬設(shè)施設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收,填寫(xiě)《房屋交接清單》,明確房屋現(xiàn)狀及附屬設(shè)施設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息。3.驗(yàn)收合格后,雙方在《房屋交接清單》上簽字確認(rèn),完成房屋交接手續(xù)。(八)租金支付與管理1.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)房屋租賃合同約定,按時(shí)足額向房東支付租金及其他相關(guān)費(fèi)用。2.支付租金前,財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)審核租金支付申請(qǐng),確保申請(qǐng)支付的金額、支付方式等與合同約定一致。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立房屋租賃費(fèi)用臺(tái)賬,詳細(xì)記錄租金支付情況,包括支付日期、支付金額、支付方式等信息,定期與房東進(jìn)行核對(duì),確保賬目清晰準(zhǔn)確。(九)租賃期間管理1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)租賃房屋的日常管理,定期對(duì)房屋進(jìn)行巡查,檢查房屋使用情況、安全狀況及附屬設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知房東進(jìn)行維修。2.使用部門(mén)應(yīng)合理使用租賃房屋,不得擅自改變房屋用途、結(jié)構(gòu)或進(jìn)行裝修改造,如需對(duì)房屋進(jìn)行裝修改造,應(yīng)提前向行政部門(mén)提出申請(qǐng),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。3.使用部門(mén)應(yīng)遵守房屋租賃合同約定,按時(shí)足額支付租金及其他相關(guān)費(fèi)用,如因特殊情況需要延期支付,應(yīng)提前向行政部門(mén)提出申請(qǐng),并經(jīng)房東同意。4.行政部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)租戶的管理,督促租戶遵守公司房屋租賃管理制度及相關(guān)規(guī)定,維護(hù)房屋及周邊環(huán)境的整潔、安全。(十)合同變更與終止1.在房屋租賃期間,如因特殊情況需要變更合同內(nèi)容,如租金調(diào)整、租賃期限延長(zhǎng)或縮短等,行政部門(mén)應(yīng)與房東協(xié)商一致后,簽訂合同變更協(xié)議,并按照合同簽訂流程進(jìn)行審核、審批和備案。2.房屋租賃合同期滿或因其他原因需要終止合同的,行政部門(mén)應(yīng)提前通知房東,并按照合同約定辦理終止手續(xù)。3.合同終止后,行政部門(mén)、使用部門(mén)與房東共同對(duì)房屋及附屬設(shè)施設(shè)備進(jìn)行再次驗(yàn)收,如發(fā)現(xiàn)房屋及附屬設(shè)施設(shè)備存在損壞或丟失情況,應(yīng)按照合同約定由責(zé)任方進(jìn)行賠償。4.驗(yàn)收合格后,雙方辦理房屋交接手續(xù),行政部門(mén)收回房屋鑰匙及相關(guān)證件,并清理房屋內(nèi)的物品。五、房屋租賃風(fēng)險(xiǎn)管理(一)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.行政部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員應(yīng)定期對(duì)公司房屋租賃活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別,分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素,如合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)結(jié)合公司房屋租賃業(yè)務(wù)特點(diǎn)、市場(chǎng)環(huán)境變化、法律法規(guī)調(diào)整等因素進(jìn)行全面、深入的分析,確保風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的準(zhǔn)確性和完整性。(二)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,確定風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可采用定性與定量相結(jié)合的方法,如風(fēng)險(xiǎn)矩陣、層次分析法等,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排序,明確重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。(三)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果,制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施,如風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)加強(qiáng)合同審核管理,確保合同條款合法合規(guī)、明確具體,避免合同漏洞和風(fēng)險(xiǎn)隱患;對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)加強(qiáng)法律咨詢和法律培訓(xùn),提高公司員工的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力;對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài),合理確定租金價(jià)格和租賃期限,降低市場(chǎng)波動(dòng)對(duì)公司租賃業(yè)務(wù)的影響;對(duì)于安全風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)加強(qiáng)房屋安全管理,定期進(jìn)行安全檢查,確保房屋及附屬設(shè)施設(shè)備的安全運(yùn)行。(四)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.建立健全房屋租賃風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制,定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)因素的變化情況,如市場(chǎng)行情波動(dòng)、法律法規(guī)調(diào)整、租戶經(jīng)營(yíng)狀況變化等,及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略,確保公司房屋租賃業(yè)務(wù)的穩(wěn)定運(yùn)行。六、房屋租賃檔案管理(一)檔案收集1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)收集房屋租賃活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件資料,包括房屋租賃合同、租賃需求申請(qǐng)表、房屋交接清單、租金支付憑證、維修記錄、安全檢查記錄等。2.檔案收集應(yīng)確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性,對(duì)于重要文件資料應(yīng)進(jìn)行原件收集,如無(wú)法收集原件的,應(yīng)收集復(fù)印件并注明原件存放處。(二)檔案整理1.行政部門(mén)對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行整理,按照文件資料的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類編號(hào),建立檔案目錄。2.檔案整理應(yīng)確保文件資料的分類合理、編號(hào)規(guī)范、目錄清晰,便于查閱和管理。(三)檔案歸檔1.將整理好的文件資料按照檔案目錄順序進(jìn)行裝訂成冊(cè),裝入檔案盒或檔案柜,并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案名稱、年度、保管期限等信息。2.檔案歸檔應(yīng)確保文件資料存放有序、安全可靠,便于長(zhǎng)期保存和查閱。(四)檔案保管1.行政部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)房屋租賃檔案的保管工作,確保檔案的安全和完整。2.檔案保管應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案借閱制度,明確借閱范圍、借閱手續(xù)、借閱期限等要求,防止檔案丟失、損壞或泄露。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù),如發(fā)現(xiàn)檔案存在破損、霉變等情況,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換。(五)檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱房屋租賃檔案的,應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后,到行政部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.行政部門(mén)檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核,審核通過(guò)后,按照檔案借閱制度為查閱人員提供檔案查閱服務(wù),并做好查閱記錄。3.查閱檔案時(shí),查閱人員應(yīng)遵守檔案保管規(guī)定,不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案內(nèi)容,如需復(fù)印檔案資料,應(yīng)經(jīng)行政部門(mén)檔案管理人員同意,并按照規(guī)定進(jìn)行登

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