公司掃描件管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司掃描件的管理，確保掃描件的真實性、完整性、保密性和可追溯性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在工作中涉及的掃描件管理。（三）基本原則1.真實性原則：掃描件應(yīng)如實反映原始文件的內(nèi)容和信息，不得篡改、偽造。2.完整性原則：確保掃描件涵蓋原始文件的全部關(guān)鍵內(nèi)容，不遺漏重要信息。3.保密性原則：對涉及公司機密、商業(yè)秘密及個人隱私的掃描件，嚴格保密，防止信息泄露。4.可追溯性原則：建立清晰的掃描件管理記錄，以便能夠快速準確地追溯掃描件的來源、流轉(zhuǎn)過程和使用情況。二、掃描件的定義與分類（一）定義掃描件是指通過掃描設(shè)備將紙質(zhì)文件、圖片等轉(zhuǎn)換為電子圖像格式的文件，以數(shù)字形式存儲在公司指定的存儲介質(zhì)中，用于工作查閱、存檔、傳遞等目的。（二）分類1.業(yè)務(wù)類掃描件：包括合同協(xié)議、發(fā)票收據(jù)、訂單文件、業(yè)務(wù)報表、客戶資料等與公司業(yè)務(wù)運營直接相關(guān)的文件掃描件。2.行政類掃描件：涵蓋公司規(guī)章制度、會議紀要、通知公告、人事檔案、財務(wù)報表等行政事務(wù)方面的文件掃描件。3.技術(shù)類掃描件：如設(shè)計圖紙、技術(shù)方案、研發(fā)文檔、測試報告等與公司技術(shù)研發(fā)相關(guān)的文件掃描件。4.其他類掃描件：不屬于上述分類的其他各類文件掃描件，如法律文件、資質(zhì)證書、榮譽證書等。三、掃描設(shè)備與存儲介質(zhì)管理（一）掃描設(shè)備1.公司統(tǒng)一配備專門的掃描設(shè)備，各部門應(yīng)指定專人負責(zé)設(shè)備的日常維護和使用管理，確保設(shè)備正常運行。2.掃描設(shè)備應(yīng)定期進行清潔、保養(yǎng)和校準，以保證掃描圖像的質(zhì)量。3.嚴禁私自將公司掃描設(shè)備用于非工作目的。（二）存儲介質(zhì)1.公司采用安全可靠的存儲介質(zhì)，如服務(wù)器硬盤、磁盤陣列、磁帶庫等進行掃描件的集中存儲。2.對存儲介質(zhì)進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.存儲介質(zhì)的訪問應(yīng)設(shè)置嚴格的權(quán)限控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的存儲區(qū)域。四、掃描件的制作（一）掃描流程1.文件整理：對需要掃描的紙質(zhì)文件進行分類整理，去除訂書釘、回形針等金屬物品，確保文件平整。2.掃描設(shè)置：根據(jù)文件類型和用途，選擇合適的掃描分辨率、色彩模式等參數(shù)，一般文本文件采用黑白二值模式，圖片文件采用彩色模式。3.掃描操作：將整理好的文件放置在掃描設(shè)備上，按照掃描軟件的提示進行操作，確保掃描圖像清晰、完整。4.圖像檢查：掃描完成后，對掃描圖像進行檢查，查看是否有模糊、缺頁、傾斜等問題，如有問題及時重新掃描。5.命名保存：按照規(guī)定的命名規(guī)則對掃描件進行命名，并保存到指定的存儲路徑中。（二）命名規(guī)則1.業(yè)務(wù)類掃描件：按照"業(yè)務(wù)名稱年份月份日期文件序號"的格式命名，例如"銷售合同20230510001"。2.行政類掃描件：采用"行政事項年份月份日期文件序號"的命名方式，如"會議紀要20230615002"。3.技術(shù)類掃描件：以"技術(shù)項目名稱年份月份日期文件序號"命名，比如"新產(chǎn)品研發(fā)方案20230720003"。4.其他類掃描件：根據(jù)文件性質(zhì)，結(jié)合年份、月份、日期和文件序號進行命名，如"資質(zhì)證書20230825004"。（三）質(zhì)量要求1.掃描圖像應(yīng)清晰可讀，文字、圖表等信息完整無缺失。2.色彩還原準確，對于彩色文件，掃描后的顏色應(yīng)與原始文件一致。3.圖像分辨率應(yīng)滿足工作需求，一般不低于300dpi（每英寸點數(shù)）。五、掃描件的審核與批準（一）審核流程1.對于重要或涉及金額較大的業(yè)務(wù)類掃描件，需經(jīng)過相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核。審核內(nèi)容包括文件的真實性、準確性、完整性以及與業(yè)務(wù)流程的合規(guī)性。2.行政類掃描件由行政部門負責(zé)人審核，確保文件符合公司行政管理制度和流程。3.技術(shù)類掃描件由技術(shù)部門負責(zé)人審核，重點審核技術(shù)內(nèi)容的正確性和可行性。4.其他類掃描件根據(jù)文件性質(zhì)，由相關(guān)歸口管理部門負責(zé)人進行審核。（二）批準權(quán)限1.一般掃描件經(jīng)審核通過后，由部門負責(zé)人批準。2.涉及公司重大決策、重要合同、財務(wù)數(shù)據(jù)等關(guān)鍵信息的掃描件，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準。（三）審核記錄建立掃描件審核記錄臺賬，詳細記錄審核人、審核意見、批準人等信息，以備追溯查詢。六、掃描件的存儲與保管（一）存儲方式1.掃描件應(yīng)按照分類進行存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。2.對于長期保存的重要掃描件，應(yīng)進行備份存儲，并分別存儲在不同的物理位置。（二）訪問權(quán)限1.根據(jù)工作需要，為不同人員設(shè)置不同的掃描件訪問權(quán)限。一般情況下，相關(guān)業(yè)務(wù)人員只能訪問其工作范圍內(nèi)的掃描件。2.涉及公司機密、商業(yè)秘密的掃描件，嚴格限制訪問人員范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的高層管理人員和特定崗位人員才能訪問。3.訪問掃描件應(yīng)進行權(quán)限申請，經(jīng)批準后由系統(tǒng)管理員進行權(quán)限設(shè)置。（三）保管期限1.各類掃描件的保管期限根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和法律法規(guī)要求確定。一般業(yè)務(wù)類掃描件保管期限為[x]年，行政類掃描件保管期限為[x]年，技術(shù)類掃描件保管期限根據(jù)項目周期和相關(guān)要求確定，其他類掃描件按照具體規(guī)定執(zhí)行。2.超過保管期限的掃描件，經(jīng)審批后進行定期清理銷毀。七、掃描件的使用與流轉(zhuǎn)（一）使用規(guī)定1.員工因工作需要查閱掃描件時，應(yīng)按照規(guī)定的流程進行申請，經(jīng)批準后在指定的計算機上查閱，不得私自復(fù)制、傳播。2.如需對外提供掃描件，必須經(jīng)過嚴格的審批程序，確保信息安全，并按照公司對外信息發(fā)布的相關(guān)規(guī)定進行操作。3.嚴禁將掃描件用于任何違法違規(guī)或損害公司利益的活動。（二）流轉(zhuǎn)流程1.內(nèi)部流轉(zhuǎn)：部門之間如需流轉(zhuǎn)掃描件，應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進行文件發(fā)送，并填寫流轉(zhuǎn)說明，明確流轉(zhuǎn)目的和接收部門。接收部門收到掃描件后，應(yīng)及時確認并進行妥善處理。2.外部流轉(zhuǎn)：涉及與外部單位流轉(zhuǎn)掃描件時，應(yīng)采用安全可靠的方式，如加密郵件、專人遞送等，并要求對方簽收確認。在流轉(zhuǎn)過程中，要注意對掃描件的保密，防止信息泄露。八、掃描件的安全與保密（一）安全措施1.對掃描設(shè)備和存儲介質(zhì)采取必要的安全防護措施，如安裝防火墻、殺毒軟件等，防止病毒入侵和數(shù)據(jù)丟失。2.定期對掃描件存儲系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。3.加強對員工的安全意識培訓(xùn)，提高員工對掃描件安全重要性的認識，防止因人為疏忽導(dǎo)致安全事故。（二）保密要求1.涉及公司機密、商業(yè)秘密及個人隱私的掃描件，嚴格按照公司保密制度進行管理，未經(jīng)授權(quán)不得向任何第三方披露。2.在處理和使用掃描件過程中，要采取加密、訪問控制等措施，確保信息不被泄露。3.員工離職時，應(yīng)將其工作范圍內(nèi)涉及的掃描件交接清楚，并辦理相關(guān)的保密承諾手續(xù)。九、掃描件的銷毀（一）銷毀條件1.掃描件保管期限屆滿，且經(jīng)過審批同意銷毀的。2.因業(yè)務(wù)調(diào)整、文件變更等原因，原掃描件已不再具有保存價值，經(jīng)審批后可進行銷毀。3.涉及公司機密、商業(yè)秘密的掃描件，在不再需要時，按照公司保密制度的規(guī)定進行專門銷毀。（二）銷毀流程1.由文件保管部門填寫掃描件銷毀申請表，詳細說明銷毀原因、掃描件名稱、數(shù)量等信息，并提交部門負責(zé)人審核。2.審核通過后，將申請表提交至公司檔案管理部門進行復(fù)核。3.檔案管理部門復(fù)核無誤后，組織專人進行銷毀操作。銷毀方式可采用粉碎、格式化存儲介質(zhì)等，確保掃描件無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對掃描件管理制度的執(zhí)行情況進行檢查。2.各部門應(yīng)定期開展自查工作，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括