大公司物品管理制度5?總則目的為加強(qiáng)公司物品管理，規(guī)范物品的采購(gòu)、使用、保管、盤點(diǎn)等流程，確保公司物品的合理配置與有效利用，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有物品管理，包括辦公用品、辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)、低值易耗品等。基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司物品實(shí)行統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算，由專門的管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理。2.合理配置原則：根據(jù)工作需要，合理配置物品資源，避免浪費(fèi)和閑置。3.成本控制原則：在滿足工作需求的前提下，盡量降低物品采購(gòu)成本和使用成本。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在物品管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。物品分類及管理職責(zé)物品分類1.辦公用品：指日常辦公所需的各類用品，如文具、紙張、文件夾、墨盒、硒鼓等。2.辦公設(shè)備：包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀等用于辦公的設(shè)備。3.固定資產(chǎn)：?jiǎn)挝粌r(jià)值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上，使用年限在一年以上，并且在使用過程中基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)，如辦公家具、車輛、服務(wù)器等。4.低值易耗品：?jiǎn)挝粌r(jià)值較低、使用期限較短的物品，如電話機(jī)、計(jì)算器、U盤等。管理職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)制定物品管理制度和采購(gòu)計(jì)劃，組織實(shí)施物品采購(gòu)、驗(yàn)收、發(fā)放、保管等工作。定期對(duì)公司物品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的日常維護(hù)和維修管理。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的物品使用情況。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核物品采購(gòu)預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷。對(duì)物品采購(gòu)、使用等情況進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和監(jiān)督。3.使用部門負(fù)責(zé)本部門物品的領(lǐng)用、保管和使用，并指定專人負(fù)責(zé)物品管理。根據(jù)工作需要，提出物品采購(gòu)申請(qǐng)。配合行政部門做好物品盤點(diǎn)工作。物品采購(gòu)管理采購(gòu)計(jì)劃1.各部門應(yīng)于每月末根據(jù)本部門下月工作需要，填寫《物品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部門。2.行政部門匯總各部門采購(gòu)申請(qǐng)，結(jié)合庫(kù)存情況，制定月度物品采購(gòu)計(jì)劃，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于臨時(shí)性或緊急性物品采購(gòu)需求，使用部門可填寫《臨時(shí)物品采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人審批后，由行政部門及時(shí)采購(gòu)。采購(gòu)流程1.行政部門根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，確定最終供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格。2.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.采購(gòu)合同簽訂后，行政部門應(yīng)跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。4.物品到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)合同一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜。采購(gòu)預(yù)算1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，結(jié)合歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)，編制年度物品采購(gòu)預(yù)算。2.采購(gòu)預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，嚴(yán)格執(zhí)行。如遇特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。3.行政部門在采購(gòu)過程中應(yīng)嚴(yán)格控制采購(gòu)成本，確保采購(gòu)費(fèi)用不超過預(yù)算。物品入庫(kù)管理入庫(kù)流程1.物品到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)采購(gòu)合同和送貨清單，對(duì)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。3.驗(yàn)收合格的物品，倉(cāng)庫(kù)管理人員在送貨清單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫《物品入庫(kù)單》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期、供應(yīng)商等信息。4.《物品入庫(kù)單》一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門作為記賬憑證，一聯(lián)交采購(gòu)部門備查。入庫(kù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用品應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)質(zhì)量缺陷。2.辦公設(shè)備應(yīng)具備相應(yīng)的功能和性能指標(biāo)，外觀無(wú)損壞，附件齊全。3.固定資產(chǎn)應(yīng)符合公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定，具有相應(yīng)的使用價(jià)值。4.低值易耗品應(yīng)能正常使用，無(wú)明顯質(zhì)量問題。特殊物品入庫(kù)對(duì)于價(jià)值較高、技術(shù)含量較高或有特殊要求的物品，如大型辦公設(shè)備、服務(wù)器等，在入庫(kù)前應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的檢查和測(cè)試，并由專業(yè)技術(shù)人員出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。驗(yàn)收合格后，方可辦理入庫(kù)手續(xù)。物品領(lǐng)用管理領(lǐng)用流程1.各部門員工因工作需要領(lǐng)用物品時(shí)，應(yīng)填寫《物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到行政部門倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)審批后的《物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，發(fā)放物品，并在《物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，同時(shí)在庫(kù)存臺(tái)賬上登記物品發(fā)放情況。3.對(duì)于貴重物品或限量領(lǐng)用的物品，如辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)等，領(lǐng)用人員需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可領(lǐng)取。領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用品應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要合理領(lǐng)用，避免浪費(fèi)。2.辦公設(shè)備的領(lǐng)用應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定，明確使用責(zé)任人，確保設(shè)備的正常使用和安全。3.固定資產(chǎn)的領(lǐng)用應(yīng)辦理相應(yīng)的手續(xù)，明確使用期限和維護(hù)責(zé)任。4.低值易耗品的領(lǐng)用應(yīng)根據(jù)使用情況合理控制領(lǐng)用數(shù)量。借用管理因工作需要臨時(shí)借用公司物品的，借用人員應(yīng)填寫《物品借用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人審批后到倉(cāng)庫(kù)辦理借用手續(xù)。借用期限一般不超過[x]天，借用人員應(yīng)按時(shí)歸還借用物品。如因特殊原因需要延長(zhǎng)借用期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。物品保管管理倉(cāng)庫(kù)管理1.行政部門應(yīng)設(shè)置專門的物品倉(cāng)庫(kù)，配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，確保物品的安全存放。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)建立健全庫(kù)存管理制度，對(duì)物品進(jìn)行分類存放、標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和盤點(diǎn)。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理物品損壞、變質(zhì)、過期等情況。4.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。庫(kù)存盤點(diǎn)1.公司實(shí)行定期盤點(diǎn)和不定期盤點(diǎn)相結(jié)合的庫(kù)存盤點(diǎn)制度。定期盤點(diǎn)每年至少進(jìn)行[x]次，不定期盤點(diǎn)根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)進(jìn)行。2.盤點(diǎn)前，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)將庫(kù)存物品進(jìn)行清理、核對(duì)，確保賬物相符。盤點(diǎn)過程中，應(yīng)如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果，填寫《物品盤點(diǎn)表》。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果編制盤點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤盈、盤虧情況進(jìn)行分析說明，并提出處理意見。盤盈、盤虧的處理結(jié)果經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。庫(kù)存預(yù)警1.行政部門應(yīng)根據(jù)物品的庫(kù)存數(shù)量、使用頻率、采購(gòu)周期等因素，設(shè)定庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)。2.當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于預(yù)警指標(biāo)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門采購(gòu)人員進(jìn)行補(bǔ)貨，確保物品供應(yīng)不影響正常工作。物品使用管理使用規(guī)范1.各部門員工應(yīng)愛護(hù)公司物品，按照物品的使用說明正確使用，不得隨意損壞或丟棄。2.辦公設(shè)備的使用人員應(yīng)定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)通知行政部門維修人員進(jìn)行維修。3.固定資產(chǎn)的使用部門應(yīng)做好固定資產(chǎn)的日常管理工作，明確使用責(zé)任人，建立固定資產(chǎn)使用臺(tái)賬，記錄固定資產(chǎn)的使用情況。4.對(duì)于使用過程中產(chǎn)生的物品損耗或消耗，應(yīng)及時(shí)到倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)用補(bǔ)充手續(xù)。維修管理1.辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)及時(shí)填寫《辦公設(shè)備維修申請(qǐng)表》，注明設(shè)備名稱、型號(hào)、故障現(xiàn)象、故障原因等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后報(bào)行政部門。2.行政部門維修人員接到維修申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查和維修。對(duì)于無(wú)法在公司內(nèi)部維修的設(shè)備，應(yīng)聯(lián)系專業(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修。3.維修完成后，維修人員應(yīng)填寫《辦公設(shè)備維修記錄單》，注明維修情況、維修費(fèi)用等信息，并由使用人員簽字確認(rèn)。維修費(fèi)用經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后報(bào)銷。報(bào)廢管理1.對(duì)于已損壞無(wú)法修復(fù)、已過使用期限或不再使用的物品，使用部門應(yīng)填寫《物品報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部門。2.行政部門組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢物品進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報(bào)廢條件的，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的物品，由行政部門統(tǒng)一處理，可采用變賣、捐贈(zèng)、報(bào)廢回收等方式，處理收入上繳公司財(cái)務(wù)。4.報(bào)廢物品處理后，行政部門應(yīng)在庫(kù)存臺(tái)賬和固定資產(chǎn)臺(tái)賬上進(jìn)行核銷，并報(bào)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。物品賠償管理賠償情形1.因個(gè)人原因造成公司物品損壞、丟失的，責(zé)任人應(yīng)照價(jià)賠償。2.借用公司物品逾期未還或因保管不善造成物品損壞、丟失的，借用人員應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。3.因工作失誤導(dǎo)致公司物品浪費(fèi)或不合理使用的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償流程1.行政部門發(fā)現(xiàn)物品損壞、丟失等情況后，應(yīng)及時(shí)查明原因，確定責(zé)任人。2.行政部門向責(zé)任人發(fā)出《物品賠償通知單》，注明賠償物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、賠償金額等信息，并要求責(zé)任人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)繳納賠償款。3.責(zé)任人對(duì)賠償金額有異議的，可在接到《物品賠償通知單》后的[x]個(gè)工作日內(nèi)，向行政部門提出申訴。行政部門應(yīng)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并將處理結(jié)果通知責(zé)任人。4.責(zé)任人繳納賠償款后，行政部門開具收款收據(jù)，并將賠償款上繳公司財(cái)務(wù)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.公司建立物品管理監(jiān)督機(jī)制，行政部門負(fù)責(zé)對(duì)物品采購(gòu)、使用、保管等情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)物品采購(gòu)費(fèi)用、報(bào)銷情況等進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，確保公司財(cái)務(wù)制度的執(zhí)行。3.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)物品管理情況進(jìn)行定期審計(jì)，檢查物品管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。違