公共電腦文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公共電腦文件的管理，確保文件的安全性、完整性和可追溯性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有使用公共電腦的員工。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及公司相關(guān)規(guī)定，確保文件管理合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障文件的存儲(chǔ)安全，防止文件丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：對(duì)文件的命名、分類、存儲(chǔ)等進(jìn)行規(guī)范，便于查找和使用。4.責(zé)任性原則：明確各部門及員工在公共電腦文件管理中的職責(zé)，確保責(zé)任落實(shí)到人。二、文件分類與命名（一）文件分類1.行政文件類：包括公司各類通知、公告、報(bào)告、制度、會(huì)議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)文件類：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.財(cái)務(wù)文件類：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算、報(bào)銷憑證、審計(jì)報(bào)告等。4.人事文件類：?jiǎn)T工檔案、考勤記錄、績(jī)效考核資料、培訓(xùn)文檔等。5.技術(shù)文件類：研發(fā)資料、技術(shù)方案、程序代碼、技術(shù)報(bào)告等。6.其他文件類：不屬于以上分類的其他文件，如市場(chǎng)宣傳資料、客戶資料等。（二）文件命名1.文件命名應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，能夠準(zhǔn)確反映文件的主題和內(nèi)容。2.命名格式建議為：[部門名稱或項(xiàng)目名稱][文件主題][日期]，例如：[市場(chǎng)部][產(chǎn)品推廣方案][20230510]。3.對(duì)于重要文件，可在文件名后添加版本號(hào)或修訂記錄，如[財(cái)務(wù)部][年度預(yù)算報(bào)告][2023]V1.0。三、文件存儲(chǔ)（一）公共電腦存儲(chǔ)區(qū)域劃分1.系統(tǒng)盤（C盤）：僅用于安裝操作系統(tǒng)、辦公軟件及必要的驅(qū)動(dòng)程序，禁止在系統(tǒng)盤存儲(chǔ)用戶文件。2.數(shù)據(jù)盤（如D盤、E盤等）：設(shè)立專門的文件夾用于分類存儲(chǔ)各類公共文件，具體如下：行政文件夾：存儲(chǔ)行政文件類相關(guān)資料。業(yè)務(wù)文件夾：按照業(yè)務(wù)板塊進(jìn)一步細(xì)分，存儲(chǔ)各業(yè)務(wù)相關(guān)文件。財(cái)務(wù)文件夾：存放財(cái)務(wù)文件類資料。人事文件夾：包含人事文件類相關(guān)內(nèi)容。技術(shù)文件夾：根據(jù)技術(shù)領(lǐng)域分類存儲(chǔ)技術(shù)文件。其他文件夾：用于存放不屬于上述分類的其他文件。（二）個(gè)人文件夾設(shè)置1.每位員工在公共電腦上擁有獨(dú)立的個(gè)人文件夾，用于存放個(gè)人工作文件、臨時(shí)文件等。個(gè)人文件夾命名為員工姓名全拼。2.員工應(yīng)定期清理個(gè)人文件夾中的無(wú)用文件，確保存儲(chǔ)空間的合理利用。（三）文件存儲(chǔ)規(guī)范1.各類文件應(yīng)按照分類要求存放在相應(yīng)的文件夾中，不得隨意亂放。2.對(duì)于共享文件，應(yīng)在共享文件夾中設(shè)置明確的權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)。3.重要文件應(yīng)進(jìn)行備份，可采用外部存儲(chǔ)設(shè)備（如移動(dòng)硬盤）或云存儲(chǔ)等方式進(jìn)行備份，備份周期根據(jù)文件重要性確定，一般重要文件每周備份一次，關(guān)鍵文件每天備份一次。四、文件使用與共享（一）文件使用1.員工在使用公共電腦上的文件時(shí)，應(yīng)確保文件的完整性和準(zhǔn)確性，不得擅自修改、刪除重要文件。2.如需對(duì)文件進(jìn)行編輯，應(yīng)先將文件復(fù)制到個(gè)人文件夾中進(jìn)行操作，編輯完成后，如確認(rèn)修改內(nèi)容可應(yīng)用于正式文件，再將修改后的文件替換原文件。3.在使用文件過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問(wèn)題或疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)與文件所有者或相關(guān)部門溝通。（二）文件共享1.因工作需要共享文件時(shí)，文件所有者應(yīng)填寫《公共電腦文件共享申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明共享文件的名稱、內(nèi)容、共享范圍、共享期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至IT部門進(jìn)行共享設(shè)置。2.IT部門根據(jù)審批結(jié)果，在共享文件夾中為申請(qǐng)人設(shè)置相應(yīng)的共享權(quán)限，并通知申請(qǐng)人共享設(shè)置已完成。3.共享文件的訪問(wèn)權(quán)限分為只讀、可編輯等，應(yīng)根據(jù)文件的敏感程度和使用需求合理設(shè)置。對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格限制共享范圍，僅允許特定人員訪問(wèn)。4.文件共享期限屆滿后，文件所有者應(yīng)及時(shí)通知IT部門取消共享設(shè)置，或根據(jù)實(shí)際情況申請(qǐng)延長(zhǎng)共享期限。五、文件保密與安全（一）文件保密1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感文件予以保密。2.禁止將公司公共電腦上的保密文件通過(guò)電子郵件、即時(shí)通訊工具、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等方式私自傳輸給外部人員，如有特殊情況需要對(duì)外提供文件，必須經(jīng)過(guò)公司相關(guān)部門的審批，并按照規(guī)定進(jìn)行加密處理。3.在使用公共電腦時(shí)，應(yīng)注意防止他人窺視屏幕內(nèi)容，離開電腦時(shí)應(yīng)及時(shí)鎖定屏幕或關(guān)閉電腦。（二）文件安全1.定期對(duì)公共電腦進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)更新，確保電腦系統(tǒng)的安全性。2.安裝防火墻軟件，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)，保護(hù)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全。3.如發(fā)現(xiàn)公共電腦出現(xiàn)故障或文件丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告IT部門進(jìn)行處理，并配合IT部門進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)和故障排查。六、文件備份與恢復(fù)（一）文件備份1.按照文件存儲(chǔ)規(guī)范中規(guī)定的備份周期和方式，定期對(duì)公共電腦上的重要文件進(jìn)行備份。2.備份文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的位置，如外部存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)妥善保管，云存儲(chǔ)應(yīng)設(shè)置強(qiáng)密碼并定期更換。3.建立備份文件清單，記錄備份文件的名稱、存儲(chǔ)位置、備份時(shí)間等信息，以便于查找和管理。（二）文件恢復(fù)1.當(dāng)文件出現(xiàn)丟失、損壞或需要恢復(fù)到之前某個(gè)版本時(shí)，由文件所有者或相關(guān)部門提出申請(qǐng)，填寫《公共電腦文件恢復(fù)申請(qǐng)表》。2.IT部門根據(jù)備份文件清單，查找相應(yīng)的備份文件，并按照規(guī)定的恢復(fù)流程進(jìn)行操作。3.在恢復(fù)文件過(guò)程中，應(yīng)確保恢復(fù)后的文件與原文件一致，如發(fā)現(xiàn)恢復(fù)后的文件存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與IT部門溝通解決。七、文件清理與歸檔（一）文件清理1.定期對(duì)公共電腦上的文件進(jìn)行清理，刪除無(wú)用的臨時(shí)文件、過(guò)期文件等，以釋放存儲(chǔ)空間，提高電腦運(yùn)行速度。2.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，制定本部門文件清理計(jì)劃，明確清理的范圍、時(shí)間和責(zé)任人。3.在清理文件時(shí)，應(yīng)謹(jǐn)慎操作，對(duì)于重要文件應(yīng)進(jìn)行確認(rèn)后再刪除，避免誤刪。（二）文件歸檔1.對(duì)于已完成的項(xiàng)目文件、年度總結(jié)報(bào)告等重要文件，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定及時(shí)進(jìn)行歸檔。2.歸檔文件應(yīng)進(jìn)行整理和分類，確保文件的系統(tǒng)性和完整性。3.建立歸檔文件目錄，便于查詢和檢索。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司IT部門負(fù)責(zé)定期對(duì)公共電腦文件管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，包括文件存儲(chǔ)的規(guī)范性、共享權(quán)限設(shè)置的合理性、文件備份的執(zhí)行情況等。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門員工公共電腦文件管理工作的日常監(jiān)督，確保本部門員工遵守文件管理制度。（二）考核機(jī)制1.將公共電腦文件管理納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)遵守制度、文件管理規(guī)范的員工給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反制度的員工進(jìn)行相應(yīng)處罰。2.違反本制度的行為包括但不限于：擅自修改或刪除重要文件、將保密文件私自外傳、未按規(guī)定