培訓(xùn)單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)單位檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓(xùn)單位全體員工及與培訓(xùn)業(yè)務(wù)相關(guān)的各類(lèi)檔案管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是培訓(xùn)單位在教學(xué)、管理、科研等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)單位和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：培訓(xùn)單位檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映培訓(xùn)單位各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理與培訓(xùn)業(yè)務(wù)相關(guān)的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)培訓(xùn)單位檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理流程和操作規(guī)范。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。4.負(fù)責(zé)檔案的查詢、借閱、歸還等服務(wù)工作，及時(shí)為利用者提供所需檔案。5.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和利用水平。6.參與檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作，提出合理建議。（三）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。3.對(duì)本部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行自查，確保檔案的規(guī)范管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.培訓(xùn)教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、考試試卷、學(xué)生成績(jī)等。2.師資檔案：教師個(gè)人簡(jiǎn)歷、教學(xué)成果、培訓(xùn)經(jīng)歷、獲獎(jiǎng)情況等。3.學(xué)員檔案：學(xué)員報(bào)名信息、學(xué)習(xí)記錄、考核成績(jī)、結(jié)業(yè)證書(shū)等。4.行政管理檔案：?jiǎn)挝晃募?huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表等。5.培訓(xùn)活動(dòng)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)方案、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)照片與視頻等。6.合作辦學(xué)檔案：合作協(xié)議、合作項(xiàng)目資料、聯(lián)合培訓(xùn)記錄等。7.其他與培訓(xùn)業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.檔案收集應(yīng)保持原始性和真實(shí)性，不得擅自修改或偽造檔案內(nèi)容。3.對(duì)于重要檔案或具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行備份。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)，如分為教學(xué)類(lèi)、師資類(lèi)、學(xué)員類(lèi)等一級(jí)類(lèi)目，再根據(jù)具體情況細(xì)分二級(jí)、三級(jí)類(lèi)目。2.編號(hào)：為每一類(lèi)檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整齊裝訂，確保檔案牢固、美觀。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類(lèi)別和編號(hào)進(jìn)行有序存放。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（[具體年限]年）和短期（[具體年限]年）。（三）定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)檢查情況進(jìn)行記錄，建立檔案檢查臺(tái)賬。（四）安全管理1.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。2.做好檔案庫(kù)房的安全防范工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，防止電子檔案信息泄露或損壞。五、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密規(guī)定，確保檔案信息不被非法獲取或泄露。2.按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行檔案利用，保證檔案利用的合法性和規(guī)范性。3.優(yōu)先滿足培訓(xùn)單位內(nèi)部工作需要，同時(shí)兼顧外部合法利用需求。（二）利用范圍1.培訓(xùn)單位內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)主管部門(mén)、相關(guān)政府部門(mén)等因工作檢查、審計(jì)等需要查閱檔案。3.合作單位因合作項(xiàng)目需要查閱相關(guān)檔案。4.法律規(guī)定的其他合法利用情況。（三）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)審核。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)審核情況，確定是否提供檔案查閱，并告知查閱人查閱時(shí)間、地點(diǎn)等相關(guān)事宜。4.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。5.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。6.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（四）借閱管理1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因和借閱期限。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或擅自銷(xiāo)毀檔案。5.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。（二）銷(xiāo)毀程序1.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)督人員和銷(xiāo)毀人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行分類(lèi)、命名、標(biāo)注等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保檔案信息的安全。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入和編輯，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請(qǐng)、審批和歸還等流程管理。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為單位決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全訪問(wèn)。（四）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.建立數(shù)據(jù)維護(hù)機(jī)制，及時(shí)更新和維