寧波電子檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子檔案管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的具有保存價值的電子文件及相關(guān)資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司電子檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)性原則：電子檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項工作活動的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：涵蓋公司運(yùn)營過程中產(chǎn)生的各類電子文件，保證檔案內(nèi)容的全面性。4.安全性原則：采取有效措施保障電子檔案的存儲安全，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞和泄露。5.有效利用原則：促進(jìn)電子檔案的合理利用，為公司決策、業(yè)務(wù)開展等提供支持。二、電子檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司電子檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司電子檔案的收集、整理、歸檔、存儲、保管和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門做好電子文件的形成、積累和初步整理工作。4.定期對電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。5.開展電子檔案管理的培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門電子文件的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.配合檔案管理部門做好電子檔案的整理、歸檔和利用等工作。3.明確專人負(fù)責(zé)本部門電子文件的管理，確保電子文件的真實(shí)、完整和安全。（三）員工職責(zé)1.在工作中及時形成和整理電子文件，確保文件的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.按照公司規(guī)定將電子文件提交給本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核和整理。3.配合檔案管理部門的工作，不得擅自銷毀、刪除或更改電子檔案。三、電子文件的形成與積累（一）電子文件的來源1.公司內(nèi)部各部門在業(yè)務(wù)活動中直接形成的電子文件，如合同、報告、報表、通知等。2.通過網(wǎng)絡(luò)接收的外部電子文件，如政府文件、行業(yè)資訊、合作伙伴提供的資料等。3.掃描或數(shù)字化轉(zhuǎn)換的紙質(zhì)文件，如歷史檔案、重要文件等。（二）電子文件的格式要求1.盡量采用通用、標(biāo)準(zhǔn)的文件格式，如PDF、DOCX、XLSX、PPTX等，以確保文件的可讀性和兼容性。2.對于特殊格式的文件，應(yīng)同時保存相關(guān)的軟件或工具，以便日后查閱和使用。（三）電子文件的命名規(guī)則1.文件名應(yīng)簡潔明了，能夠準(zhǔn)確反映文件的主題和內(nèi)容。2.采用“年度+部門+文件主題+文件序號”的命名方式，如“2023年人事部員工培訓(xùn)計劃01”。3.避免使用特殊字符和空格，確保文件名的規(guī)范性。（四）電子文件的積累1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子文件的積累工作，定期對電子文件進(jìn)行分類整理。2.在電子文件形成過程中，應(yīng)及時進(jìn)行登記，記錄文件的名稱、日期、來源、作者等信息。3.對于重要的電子文件，應(yīng)建立相應(yīng)的版本控制，記錄文件的修改歷史。四、電子檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（二）整理方法1.按照年度、部門、類別等進(jìn)行分類，建立電子檔案分類目錄。2.對每份電子文件進(jìn)行編號，確保編號的唯一性。3.建立電子文件的元數(shù)據(jù)，如文件題名、日期、作者、來源等，以便于檢索和利用。（三）歸檔要求1.各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的電子檔案移交至檔案管理部門。2.移交的電子檔案應(yīng)確保內(nèi)容完整、格式規(guī)范、命名準(zhǔn)確。3.檔案管理部門對接收的電子檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案退回原部門進(jìn)行整改。五、電子檔案的存儲與保管（一）存儲設(shè)備1.采用安全可靠的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等，確保電子檔案的長期存儲。2.定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（二）存儲環(huán)境1.提供適宜的存儲環(huán)境，保持溫度、濕度適宜，防止電子檔案因環(huán)境因素受損。2.做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保存儲環(huán)境的安全。（三）備份策略1.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份頻率根據(jù)檔案的重要程度和變化情況確定。2.采用多種備份方式，如全量備份、增量備份、異地備份等，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行定期檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（四）保管期限1.根據(jù)電子檔案的性質(zhì)和價值，確定不同的保管期限，如短期、中期、長期。2.保管期限屆滿后，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。六、電子檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：電子檔案的利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.權(quán)限管理原則：根據(jù)用戶的權(quán)限提供相應(yīng)的電子檔案利用服務(wù)。3.登記備案原則：對電子檔案的利用情況進(jìn)行登記備案，確保利用過程可追溯。（二）利用方式1.在線查閱：通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，用戶可在線查閱授權(quán)范圍內(nèi)的電子檔案。2.下載打印：根據(jù)需要，用戶可在授權(quán)范圍內(nèi)下載和打印電子檔案，但應(yīng)確保不改變檔案的原始內(nèi)容。3.借閱：對于重要或保密的電子檔案，可辦理借閱手續(xù)，借閱期限和歸還方式按照公司規(guī)定執(zhí)行。（三）利用流程1.用戶提出利用申請，填寫申請表，注明利用目的、檔案名稱等信息。2.申請部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，簽字批準(zhǔn)。3.檔案管理部門根據(jù)用戶權(quán)限進(jìn)行審批，對符合條件的申請?zhí)峁├梅?wù)。4.用戶利用電子檔案后，應(yīng)及時歸還或注銷申請。（四）利用記錄1.檔案管理部門應(yīng)對電子檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用人、利用目的、檔案名稱等信息。2.利用記錄應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為電子檔案管理工作的重要資料。七、電子檔案的安全管理（一）安全制度1.建立健全電子檔案安全管理制度，明確安全責(zé)任和操作規(guī)程。2.加強(qiáng)對電子檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識和防范能力。（二）訪問控制1.設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對電子檔案的訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制。2.用戶應(yīng)使用自己的賬號和密碼登錄系統(tǒng)，不得轉(zhuǎn)借他人。3.定期對用戶賬號進(jìn)行清理和審核，確保賬號的安全性。（三）數(shù)據(jù)加密1.對重要的電子檔案進(jìn)行加密存儲，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。2.采用安全可靠的加密算法，確保加密的有效性。（四）病毒防范1.安裝正版殺毒軟件和防火墻，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)更新。2.禁止在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中使用未經(jīng)授權(quán)的移動存儲設(shè)備，防止病毒傳播。（五）應(yīng)急處理1.制定電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期進(jìn)行應(yīng)急演練，確保在發(fā)生安全事故時能夠迅速響應(yīng)，減少損失。八、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)電子檔案的保管期限、重要程度和現(xiàn)實(shí)利用價值等因素進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循客觀、公正、準(zhǔn)確的原則。（二）鑒定組織1.成立電子檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)技術(shù)人員組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對電子檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的電子檔案，由檔案管理部門編制銷毀清單，注明檔案名稱、編號、保管期限等信息。2.銷毀清單