公司耗材采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司耗材采購管理工作，確保耗材采購流程的規(guī)范化、透明化，提高采購效率，降低采購成本，保證公司各項工作的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門因工作需要進行的耗材采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備耗材、維修材料、清潔用品等。（三）基本原則1.按需采購原則：各部門應(yīng)根據(jù)實際工作需求，合理編制耗材采購計劃，避免盲目采購和浪費。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：所采購的耗材應(yīng)符合國家相關(guān)標準和公司使用要求，確保質(zhì)量可靠。3.價格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過市場調(diào)研、招標、詢價等方式，選擇性價比高的供應(yīng)商和產(chǎn)品，降低采購成本。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購職責分工（一）采購部門職責1.負責制定和完善公司耗材采購管理制度及流程，并組織實施。2.匯總各部門的采購需求，編制年度、月度采購計劃。3.負責供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇和管理，建立供應(yīng)商檔案。4.組織采購招標、詢價、談判等采購活動，簽訂采購合同。5.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。6.定期對采購工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議。（二）使用部門職責1.根據(jù)本部門工作需要，提前向采購部門提交耗材采購申請。2.參與采購產(chǎn)品的選型和驗收工作，提供技術(shù)支持和質(zhì)量反饋。3.負責本部門領(lǐng)用耗材的管理和使用，確保合理使用，避免浪費。（三）財務(wù)部門職責1.負責審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用。2.參與采購合同的審核，確保合同條款符合財務(wù)規(guī)定。3.負責采購費用的核算和報銷工作。（四）審計部門職責1.對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性。2.對采購項目的績效進行評估，提出審計意見和建議。三、采購流程（一）采購申請1.各部門應(yīng)指定專人負責耗材采購申請的提交。每月末，根據(jù)本部門下月工作安排和耗材庫存情況，填寫《耗材采購申請表》，詳細注明所需耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字后提交至采購部門。2.對于臨時性或緊急性的耗材采購需求，使用部門應(yīng)填寫《緊急耗材采購申請表》，說明采購原因、所需耗材的詳細信息等，經(jīng)部門負責人簽字確認后，可直接提交至采購部門。采購部門應(yīng)優(yōu)先處理緊急采購申請。（二）采購審批1.采購部門收到各部門提交的采購申請后，對申請內(nèi)容進行初步審核。審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、庫存情況等。對于不符合要求的采購申請，采購部門應(yīng)及時與使用部門溝通，說明原因并要求其進行修改或補充。2.經(jīng)初步審核通過的采購申請，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進行審批。采購金額在[X]元以下的，由采購部門負責人審批；采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；采購金額在[X]元以上的，由總經(jīng)理審批。3.審批通過后的采購申請，采購部門方可進行下一步采購操作。（三）采購實施1.供應(yīng)商選擇采購部門根據(jù)采購申請的內(nèi)容，通過多種渠道尋找合適的供應(yīng)商。可通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等方式獲取供應(yīng)商信息。對潛在供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。評估方式可包括實地考察、查閱供應(yīng)商資料、與其他客戶溝通等。根據(jù)評估結(jié)果，選擇若干家合格的供應(yīng)商作為采購對象，并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商的基本信息、聯(lián)系方式、產(chǎn)品目錄、報價記錄、合作歷史等內(nèi)容。2.采購方式確定根據(jù)采購金額、采購物品的性質(zhì)等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。對于采購金額較大、技術(shù)要求較高、市場競爭充分的耗材采購項目，應(yīng)采用招標采購方式。采購部門應(yīng)編制招標文件，明確采購要求、評標標準等內(nèi)容，邀請符合條件的供應(yīng)商參與投標。通過評標確定中標供應(yīng)商，并簽訂采購合同。對于采購金額較小、規(guī)格型號相對固定、市場供應(yīng)充足的耗材采購項目，可采用詢價采購方式。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價。根據(jù)供應(yīng)商的報價情況，選擇報價合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商簽訂采購合同。對于采購金額適中、技術(shù)要求有一定特殊性、市場競爭不太充分的耗材采購項目，可采用競爭性談判采購方式。采購部門與不少于三家的供應(yīng)商進行談判，通過談判確定供應(yīng)商和采購價格，并簽訂采購合同。對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的耗材，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的，可采用單一來源采購方式。采購部門應(yīng)提供充分的理由和相關(guān)證明材料，經(jīng)審批后與供應(yīng)商簽訂采購合同。3.采購合同簽訂采購部門與選定的供應(yīng)商就采購價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款進行協(xié)商，達成一致后簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、合理。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分別送交使用部門、財務(wù)部門和審計部門備案。（四）采購驗收1.耗材到貨前，采購部門應(yīng)提前通知使用部門做好驗收準備工作。2.耗材到貨時，使用部門應(yīng)按照采購合同的要求，對耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等進行驗收。驗收合格后，填寫《耗材驗收單》，并由驗收人員簽字確認。3.對于驗收不合格的耗材，使用部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。采購部門應(yīng)跟蹤退換貨情況，確保問題得到妥善解決。4.財務(wù)部門根據(jù)《耗材驗收單》和采購合同進行付款審核，確保采購資金的支付符合規(guī)定。（五）采購付款1.采購部門應(yīng)在采購合同約定的付款期限內(nèi)，根據(jù)財務(wù)部門的付款審核意見，辦理采購付款手續(xù)。2.對于貨到付款的采購項目，采購部門應(yīng)在收到供應(yīng)商的發(fā)票和《耗材驗收單》后，填寫付款申請單，經(jīng)審批后提交財務(wù)部門付款。3.對于預(yù)付款項的采購項目，采購部門應(yīng)在簽訂采購合同后，按照合同約定的預(yù)付款比例，填寫預(yù)付款申請單，經(jīng)審批后提交財務(wù)部門付款。在供應(yīng)商交貨并驗收合格后，采購部門應(yīng)及時辦理剩余款項的支付手續(xù)。4.財務(wù)部門應(yīng)嚴格按照公司財務(wù)制度和采購合同的約定進行付款操作，確保付款的準確性和及時性。四、庫存管理（一）庫存盤點1.公司應(yīng)定期對耗材庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終盤點。2.盤點工作由采購部門牽頭，組織使用部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員共同參與。盤點人員應(yīng)認真核對庫存耗材的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，并填寫《耗材盤點表》。3.盤點結(jié)束后，采購部門應(yīng)根據(jù)盤點結(jié)果編制《耗材盤點報告》，對盤盈、盤虧情況進行分析說明，并提出處理建議。盤盈的耗材應(yīng)及時入賬，盤虧的耗材應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，經(jīng)審批后核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責任。（二）庫存限額管理1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司各部門的工作需求和歷史消耗數(shù)據(jù)，結(jié)合庫存周轉(zhuǎn)率等因素，制定合理的耗材庫存限額標準。庫存限額標準應(yīng)定期進行評估和調(diào)整。2.各部門應(yīng)嚴格按照庫存限額標準控制耗材庫存數(shù)量，不得超過限額。對于超過庫存限額的部門，采購部門有權(quán)暫停其采購申請，直至庫存數(shù)量降至限額以下。3.采購部門應(yīng)定期對各部門的庫存情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)庫存積壓或短缺問題，并采取相應(yīng)的措施進行處理。對于庫存積壓的耗材，采購部門應(yīng)與使用部門協(xié)商，通過內(nèi)部調(diào)配、降價促銷等方式進行消化；對于庫存短缺的耗材，應(yīng)及時安排采購，確保工作不受影響。五、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門應(yīng)定期對公司耗材采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等。2.審計部門在審計過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時提出審計意見和建議，并督促相關(guān)部門進行整改。對違反采購管理制度的行為，應(yīng)按照公司規(guī)定追究相關(guān)人員的責任。（二）供應(yīng)商考核1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商考核機制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進行考核評價?？己朔绞娇砂▎柧碚{(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等。2.根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎勵；對于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求的，應(yīng)取消其供應(yīng)商資格。（三）采購人員考核1.人力資源部門應(yīng)會同采購部門制定采購人員考核辦法，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、廉潔自律等方面進行