機關日常文件管理制度一、總則（一）目的為加強機關日常文件管理，確保文件的妥善處理、有效利用和安全保存，提高機關工作效率和質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關各部門在日常工作中形成、收文、發(fā)文、傳閱、歸檔及銷毀等文件管理活動。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：文件的起草、審核、印發(fā)等環(huán)節(jié)應嚴格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及機關內部規(guī)定，確保文件內容準確無誤、格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則：文件的流轉和處理應及時、迅速，避免積壓延誤，以提高工作效率，保證機關各項工作的順利開展。3.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，加強文件管理過程中的保密措施，防止文件信息泄露，確保文件的安全與完整。4.集中統(tǒng)一原則：機關文件管理工作實行集中統(tǒng)一領導，由專門的部門或人員負責文件的歸口管理，避免文件管理的分散和混亂。二、文件的分類與編號（一）文件分類1.按文件來源分類上級文件：包括黨和國家各級領導機關、上級主管部門下發(fā)的各類文件，如指示、決定、通知、通報等。本級文件：機關內部形成的文件，如工作計劃、總結、報告、規(guī)章制度、會議紀要等。下級文件：所屬下級單位報送的文件，如請示、報告、工作匯報等。外部文件：與機關有業(yè)務往來的其他單位發(fā)送的文件，如函件、合同、協(xié)議等。2.按文件性質分類法規(guī)性文件：具有法律效力或規(guī)范性的文件，如條例、規(guī)定、辦法等。政策性文件：體現(xiàn)黨和國家政策方針的文件，如決定、意見、通知等。指導性文件：對工作具有指導作用的文件，如指示、批復、紀要等。計劃性文件：關于工作安排、計劃的文件，如工作計劃、規(guī)劃、方案等。總結性文件：對工作進行總結回顧的文件，如工作總結、述職報告等。其他文件：不屬于上述各類的文件，如簡報、信息、便函等。3.按文件涉密程度分類絕密文件：涉及黨和國家核心機密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重損害的文件。機密文件：涉及重要機密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的文件。秘密文件：涉及一般機密，泄露會使國家的安全和利益遭受一定損害的文件。非涉密文件：不涉及國家機密的文件。（二）文件編號1.機關文件實行統(tǒng)一編號管理，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的識別、查詢和管理。2.文件編號的組成：文件編號一般由年份、部門代碼、文件類別代碼、順序號等部分組成。例如：2023HR001，其中“2023”表示年份，“HR”表示人力資源部門代碼，“001”表示該部門本年度第1份文件的順序號。3.編號規(guī)則年份采用公元紀年全稱，用阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”。部門代碼根據(jù)機關內部各部門的職能和分工進行設定，一般用英文縮寫表示，如“HR”表示人力資源部，“OA”表示辦公室等。文件類別代碼根據(jù)文件分類標準進行設定，如“ZD”表示制度文件，“JH”表示計劃文件等。順序號按照文件形成的先后順序依次編排，從“001”開始，位數(shù)根據(jù)文件數(shù)量而定。三、文件的起草與審核（一）文件起草1.文件起草應根據(jù)工作需要和領導指示進行，確保文件內容具有針對性、實用性和可操作性。2.起草人員應深入調查研究，廣泛收集相關資料，認真分析問題，提出切實可行的措施和建議。3.文件起草應使用規(guī)范的語言文字，表述準確、簡潔、明了，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和句子結構。4.文件格式應符合機關統(tǒng)一規(guī)定，包括字體、字號、行距、頁邊距等，確保文件的整齊美觀。（二）文件審核1.文件起草完成后，應提交部門負責人進行審核。審核內容包括文件的內容是否符合法律法規(guī)、政策方針和機關實際情況，是否與其他相關文件協(xié)調一致，格式是否規(guī)范等。2.部門負責人應認真審核文件，提出修改意見和建議，并在文件審核單上簽署審核意見。對于不符合要求的文件，應退回起草人員進行修改完善。3.重要文件或涉及多個部門的文件，在部門負責人審核后，還應提交機關分管領導進行審核。分管領導應從全局角度對文件進行把關，確保文件的質量和有效性。4.文件審核通過后，起草人員應根據(jù)審核意見對文件進行修改完善，并在文件上注明審核情況和修改日期。四、文件的印發(fā)（一）印發(fā)流程1.文件審核通過后，由起草部門將文件電子版及紙質版一并提交至機關文印室。2.文印室工作人員對文件進行排版、校對，確保文件格式正確、內容無誤。3.根據(jù)文件的印發(fā)范圍和份數(shù)要求，進行打印、復印或裝訂。4.文印室工作人員在文件印發(fā)完成后，將紙質版文件按照規(guī)定的分發(fā)渠道進行分發(fā)，并做好分發(fā)記錄。電子版文件應按照要求存儲在指定的服務器或存儲介質上，并確保文件的可訪問性和安全性。（二）印發(fā)要求1.嚴格按照文件審核通過后的版本進行印發(fā)，不得擅自更改文件內容。2.文件印發(fā)應保證質量，打印清晰、裝訂整齊，確保文件的可讀性和完整性。3.對于涉密文件，應嚴格按照保密規(guī)定進行印發(fā)，采取加密存儲、專人傳遞等措施，防止文件信息泄露。4.根據(jù)文件的緊急程度和重要性，合理安排印發(fā)時間，確保文件及時、準確地傳達給相關人員。五、文件的收文與登記（一）收文渠道1.機關應建立多種收文渠道，包括機要交換、郵政快遞、電子公文系統(tǒng)、傳真等，確保文件能夠及時、準確地送達。2.對于機要交換文件，由專人負責到機要交換站領取，并做好交接記錄。3.郵政快遞文件由收發(fā)室統(tǒng)一簽收，收件人應及時到收發(fā)室領取。4.電子公文系統(tǒng)應指定專人負責管理，及時接收、處理電子文件，并做好系統(tǒng)操作記錄。5.傳真文件由傳真機所在部門或專人負責接收，接收后應及時將傳真件復印或掃描，并將原件和復印件一并交至文件管理人員。（二）收文登記1.文件管理人員收到文件后，應立即進行收文登記。收文登記應詳細記錄文件的編號、來文機關、文號、標題、密級、份數(shù)、日期、來源等信息。2.收文登記可采用紙質登記本或電子表格的形式進行，確保登記內容準確、完整、清晰。3.對于緊急文件，應在登記本上注明“緊急”字樣，并及時通知相關領導和部門。4.收文登記完成后，文件管理人員應根據(jù)文件的內容和性質，及時將文件分送相關領導和部門進行傳閱或辦理。六、文件的傳閱（一）傳閱范圍1.文件傳閱范圍應根據(jù)文件內容和工作需要確定，確保文件能夠傳達給相關領導和部門負責人，以便及時了解文件精神，做出決策和部署。2.對于一般性文件，傳閱范圍可包括機關領導班子成員、相關部門負責人等；對于重要文件或涉及全局性工作的文件，傳閱范圍應適當擴大，必要時可組織全體機關人員進行學習傳達。（二）傳閱方式1.文件傳閱一般采用紙質傳閱的方式進行，由文件管理人員按照確定的傳閱范圍依次傳遞文件，并做好傳閱記錄。2.傳閱記錄應包括傳閱時間、傳閱人姓名、傳閱意見等信息，確保文件在傳閱過程中的可追溯性。3.對于電子文件，可通過機關內部辦公系統(tǒng)進行傳閱。文件管理人員應在系統(tǒng)中設置傳閱流程和權限，確保文件能夠按照規(guī)定的范圍和順序進行傳閱，并及時跟蹤文件的傳閱情況。（三）傳閱要求1.傳閱人員應在收到文件后及時進行傳閱，不得積壓延誤。如有特殊情況不能及時傳閱，應向文件管理人員說明原因，并安排他人代為傳閱。2.傳閱人員應認真閱讀文件內容，如有意見或建議，應在文件傳閱單上注明，并及時反饋給文件管理人員。3.文件傳閱完畢后，傳閱人員應在傳閱記錄上簽字確認，并將文件及時退回文件管理人員。文件管理人員應定期對傳閱文件進行清理和整理，確保文件的安全和完整。七、文件的辦理（一）辦理流程1.文件傳閱后，相關領導和部門應根據(jù)文件要求及時進行辦理。辦理過程中應明確責任人員，制定辦理計劃，確保辦理工作按時、高質量完成。2.對于需要回復的文件，承辦部門應在規(guī)定的時間內起草回復文件，并按照文件起草與審核的要求進行審核、印發(fā)?；貜臀募⒚髟募奈奶柡蜆祟}，以便對方查閱。3.對于需要落實的文件，承辦部門應制定詳細的工作方案，明確工作目標、任務、措施和時間節(jié)點，并認真組織實施。實施過程中應及時向領導匯報工作進展情況，確保工作順利推進。4.文件辦理完成后，承辦部門應將辦理結果及時反饋給文件管理人員，并將相關文件資料整理歸檔。（二）辦理要求1.嚴格按照文件要求和領導批示進行辦理，不得擅自改變辦理內容和要求。2.辦理工作應注重時效性，提高工作效率，確保文件能夠得到及時、有效的處理。3.對于涉及多個部門的文件，主辦部門應主動與協(xié)辦部門溝通協(xié)調，共同做好文件的辦理工作。協(xié)辦部門應積極配合主辦部門，按時完成協(xié)辦任務。4.文件辦理過程中應做好記錄，包括辦理時間、辦理人員、辦理情況等，以便對辦理工作進行跟蹤和監(jiān)督。八、文件的歸檔（一）歸檔范圍1.機關在日常工作中形成的具有保存價值的文件材料，包括上級文件、本級文件、下級文件、外部文件等，均應按照規(guī)定進行歸檔。2.歸檔文件材料應齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、領導批示、辦理結果等相關資料。（二）歸檔時間1.機關文件應在次年上半年進行歸檔，確保文件資料能夠及時整理、歸檔，便于查閱和利用。2.對于緊急文件或時效性較強的文件，應在辦理完畢后及時歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔文件應按照分類方案進行整理，確保文件的系統(tǒng)性和條理性。2.歸檔文件應進行編號、編目，編制歸檔文件目錄，注明文件的編號、標題、日期、來源、保管期限等信息，便于查閱和檢索。3.歸檔文件應采用紙質和電子兩種形式進行保存。紙質文件應按照檔案管理要求進行裝訂、編頁、裝盒，并在檔案盒上注明檔案名稱、年度、保管期限等信息；電子文件應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行存儲，并建立相應的索引目錄，確保電子文件的可讀性和可訪問性。4.歸檔文件應移交至機關檔案室進行集中保管，檔案室應建立健全檔案管理制度，加強檔案的日常管理和維護，確保檔案的安全與完整。九、文件的保管與利用（一）保管期限1.文件保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的文件：凡是反映機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的文件材料，列為永久保管。長期保管的文件：凡是反映機關一般工作活動，在較長時間內對本機關工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。短期保管的文件：凡是在較短時間內對本機關工作有查考利用價值的文件材料，列為短期保管，保管期限一般為1年至15年。2.文件保管期限的確定應根據(jù)國家有關規(guī)定和機關實際情況進行，確保文件的保管期限合理、準確。（二）保管要求1.檔案室應具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等保管條件，確保文件的安全與完整。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于破損、褪色的文件，應及時進行修復和復制；對于超過保管期限的文件，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。3.嚴格控制檔案的查閱和借閱范圍，未經批準，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。確因工作需要查閱、借閱檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，并在規(guī)定的時間內歸還。（三）利用服務1.檔案室應積極為機關各部門和人員提供檔案利用服務，根據(jù)查閱、借閱人的需求，及時提供相關檔案資料。2.檔案利用服務應遵循方便、快捷、高效的原則，簡化手續(xù)，提高服務質量。查閱、借閱人應在檔案查閱室進行查閱，如需借出檔案，應嚴格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并按時歸還。3.檔案管理人員應做好檔案利用記錄，包括查閱、借閱時間、查閱、借閱人姓名、查閱內容等信息，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。十、文件的銷毀（一）銷毀范圍1.對于超過保管期限且已失去保存價值的文件，經鑒定后應予以銷毀。2.對于涉及國家機密或敏感信息的文件，在解密或不再需要保密后，應按照保密規(guī)定進行銷毀。3.對于已辦理完畢但存在錯誤、重復或其他不需要保存的文件，應進行銷毀處理。（二）銷毀程序1.文件銷毀前，應由檔案管理人員會同相關部門對擬銷毀文件進行鑒定，編制銷毀清冊，注明文件的編號、標題、日期、來源、保管期限等信息。2.銷毀清冊應經機關分