人事文書管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人事文書管理，確保人事信息的準(zhǔn)確、及時、規(guī)范傳遞與保存，提高人事工作效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及各部門涉及人事相關(guān)事務(wù)的文書管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：人事文書內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映人事信息和工作情況。2.及時性原則：各類人事文書應(yīng)按照規(guī)定的時間和流程及時處理、傳遞和歸檔。3.規(guī)范性原則：文書格式、內(nèi)容表述、簽字蓋章等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。4.保密性原則：涉及員工個人隱私和公司機(jī)密的人事文書應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、人事文書分類及定義（一）員工基本信息類1.員工檔案：記錄員工個人基本情況、教育背景、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果、獎懲情況等全面信息的文件集合。2.入職登記表：員工入職時填寫的反映個人基本信息、求職意向、工作經(jīng)歷等內(nèi)容的表格。（二）招聘與配置類1.招聘計(jì)劃：公司根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求制定的招聘崗位、人數(shù)、要求、時間安排等內(nèi)容的計(jì)劃文件。2.招聘啟事：向社會公開招聘員工時發(fā)布的包含招聘崗位、職責(zé)、要求、待遇等信息的公告文書。3.面試評估表：記錄面試過程中對候選人各項(xiàng)能力、素質(zhì)評估情況的表格。4.錄用通知：向被錄用人員發(fā)出的正式通知其被錄用及相關(guān)入職信息的文件。（三）培訓(xùn)與開發(fā)類1.培訓(xùn)需求分析報告：分析員工培訓(xùn)需求，確定培訓(xùn)內(nèi)容、方式、時間等的報告文件。2.培訓(xùn)計(jì)劃：根據(jù)培訓(xùn)需求制定的具體培訓(xùn)課程安排、師資安排、時間進(jìn)度等的計(jì)劃文件。3.培訓(xùn)簽到表：記錄員工參加培訓(xùn)簽到情況的表格。4.培訓(xùn)評估表：對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估的表格，包括對培訓(xùn)內(nèi)容、講師、培訓(xùn)方式等方面的評價。（四）績效管理類1.績效計(jì)劃：明確員工績效目標(biāo)、考核指標(biāo)、權(quán)重、考核周期等內(nèi)容的文件。2.績效考核表：按照績效計(jì)劃對員工工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評分的表格。3.績效反饋面談記錄：記錄主管與員工進(jìn)行績效反饋面談過程及結(jié)果的文件。（五）薪酬福利類1.薪酬體系文件：規(guī)定公司薪酬結(jié)構(gòu)、計(jì)算方法、調(diào)整機(jī)制等內(nèi)容的文件。2.工資核算表：每月計(jì)算員工工資的表格，包括基本工資、績效工資、獎金、補(bǔ)貼等明細(xì)。3.福利申請表：員工申請公司福利時填寫的表格，如住房補(bǔ)貼、交通補(bǔ)貼、保險申請等。（六）勞動關(guān)系類1.勞動合同：明確公司與員工雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的法律文件。2.解除/終止勞動合同協(xié)議：記錄公司與員工解除或終止勞動關(guān)系相關(guān)事宜的協(xié)議文件。3.離職申請表：員工申請離職時填寫的表格，說明離職原因、離職時間等信息。4.離職交接清單：記錄員工離職時工作交接情況的清單文件。三、人事文書管理流程（一）起草與審核1.起草各部門根據(jù)人事工作實(shí)際需要，由相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)起草人事文書。起草內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，符合公司相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)要求。涉及多個部門的人事文書，由牽頭部門負(fù)責(zé)組織起草，并征求相關(guān)部門意見。2.審核人事文書起草完成后，應(yīng)提交至本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。部門負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審核文書內(nèi)容是否符合部門工作目標(biāo)和要求，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，格式是否規(guī)范等。對于重要的人事文書，如涉及公司重大人事決策、員工權(quán)益等，需提交至人事總監(jiān)進(jìn)行審核。人事總監(jiān)審核后提出修改意見，起草部門應(yīng)根據(jù)意見進(jìn)行修改完善。（二）審批1.一般人事文書：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和人事總監(jiān)審核通過后，按照公司內(nèi)部審批流程提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，文書進(jìn)入下一流程。2.重要人事文書：除部門負(fù)責(zé)人、人事總監(jiān)審核外，還需提交公司總經(jīng)理審批。總經(jīng)理審批通過后，文書方可生效并進(jìn)入下一流程。（三）編號與印發(fā)1.編號人事文書經(jīng)審批通過后，由人事部門統(tǒng)一進(jìn)行編號。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于文書的識別、查詢和管理。編號規(guī)則可根據(jù)公司實(shí)際情況制定，例如按照文書類別、年份、順序號等進(jìn)行編制。2.印發(fā)人事部門根據(jù)編號后的文書，按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行打印或復(fù)印。打印或復(fù)印后的文書應(yīng)加蓋公司公章或相關(guān)部門印章，并由專人負(fù)責(zé)登記發(fā)放。發(fā)放時應(yīng)填寫發(fā)放記錄，注明發(fā)放時間、部門、人員等信息。（四）傳遞與存檔1.傳遞人事文書印發(fā)后，應(yīng)及時傳遞給相關(guān)部門和人員。傳遞方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇，如專人送達(dá)、電子郵件、公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)等。對于緊急的人事文書，應(yīng)優(yōu)先采用快速傳遞方式，確保相關(guān)人員及時收到。2.存檔人事部門應(yīng)建立人事文書檔案管理制度，對各類人事文書進(jìn)行分類存檔。存檔文件應(yīng)保持完整、清晰，便于查閱和檢索。電子文檔應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則和存儲路徑進(jìn)行保存，同時定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。紙質(zhì)文檔應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和時間順序排列整齊。（五）使用與查閱1.使用各部門和員工應(yīng)按照規(guī)定的用途使用人事文書，不得擅自修改、偽造或損毀文書內(nèi)容。如需引用人事文書中的內(nèi)容，應(yīng)確保引用準(zhǔn)確，并注明文書名稱和編號。2.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事文書的，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、文書名稱和編號等信息。查閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至人事部門。人事部門根據(jù)審批意見，安排專人協(xié)助查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。涉及員工個人隱私的人事文書，未經(jīng)員工本人書面同意，不得擅自提供給其他人員查閱。（六）修訂與廢止1.修訂隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展、法律法規(guī)變化或人事政策調(diào)整，人事文書需要進(jìn)行修訂的，由相關(guān)部門提出修訂申請。修訂申請應(yīng)說明修訂原因、修訂內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至人事部門。人事部門組織相關(guān)人員對修訂申請進(jìn)行評估，必要時征求相關(guān)部門和員工意見。修訂后的人事文書經(jīng)審核、審批、編號、印發(fā)等流程后，方可正式生效。同時，應(yīng)及時更新存檔文件和相關(guān)電子文檔。2.廢止人事文書因業(yè)務(wù)調(diào)整、政策變化等原因不再適用的，由人事部門提出廢止申請。廢止申請應(yīng)說明廢止原因、涉及文書名稱和編號等信息，經(jīng)人事總監(jiān)審核后提交公司總經(jīng)理審批。經(jīng)審批同意廢止的人事文書，應(yīng)在檔案中注明廢止日期，并按照規(guī)定進(jìn)行妥善處理，防止誤查誤用。四、人事文書格式規(guī)范（一）標(biāo)題1.一般采用宋體二號字，加粗，居中排列。2.標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文書的主要內(nèi)容，簡潔明了。（二）正文1.字體一般采用宋體小四號字，行距一般為1.5倍行距。2.正文內(nèi)容應(yīng)層次分明，邏輯清晰。段落首行縮進(jìn)2個字符。3.涉及數(shù)據(jù)、列表等內(nèi)容，應(yīng)排版整齊，便于閱讀。（三）落款1.文書落款應(yīng)注明發(fā)文部門名稱和發(fā)文日期。2.部門名稱采用宋體小四號字，右對齊；發(fā)文日期采用阿拉伯?dāng)?shù)字，右對齊，如“[具體日期]”。（四）附件1.如有附件，應(yīng)在正文后注明附件名稱和序號。2.附件格式應(yīng)與正文保持一致，如有特殊要求，應(yīng)在附件說明中注明。五、人事文書保密管理（一）保密范圍1.涉及員工個人隱私的信息，如身份證號碼、家庭住址、婚姻狀況、健康狀況等。2.公司內(nèi)部人事決策過程、薪酬體系、績效考核結(jié)果等機(jī)密信息。3.尚未公開的招聘信息、員工培訓(xùn)計(jì)劃、重要人事變動等。（二）保密措施1.對涉及保密的人事文書，應(yīng)在文件上加蓋“機(jī)密”或“秘密”等保密標(biāo)識。2.存儲保密人事文書的電子設(shè)備應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，并定期更新密碼。3.查閱保密人事文書應(yīng)在專門的保密場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自復(fù)制、拍照、傳播文書內(nèi)容。4.人事部門工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，對違反保密規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、人事文書信息化管理（一）建立人事信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立完善的人事信息系統(tǒng)，將各類人事文書數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)進(jìn)行集中管理。2.人事信息系統(tǒng)應(yīng)具備信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、報表生成等功能，提高人事工作效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.人事部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)人事信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護(hù)與更新工作。2.及時將新產(chǎn)生的人事文書數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際情況一致。同時，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和核對，保證數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)人事信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)數(shù)據(jù)。2.定期對人事信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的介質(zhì)上，并異地存放。同時，制定系統(tǒng)應(yīng)急處理預(yù)案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.人事部門定期對各部門人事文書管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文書起草、審核、審批、編號、印發(fā)、傳遞、存檔等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時向相關(guān)部門提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。