機票酒店預(yù)訂管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司機票、酒店預(yù)訂流程，加強費用控制，確保預(yù)訂服務(wù)滿足公司業(yè)務(wù)需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務(wù)出行產(chǎn)生的機票、酒店預(yù)訂相關(guān)事宜。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及航空公司、酒店的相關(guān)規(guī)定。2.經(jīng)濟性原則：在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，優(yōu)先選擇性價比高的機票和酒店產(chǎn)品，控制差旅成本。3.便捷性原則：確保預(yù)訂流程簡便快捷，提高員工出行效率。二、機票預(yù)訂管理（一）預(yù)訂渠道1.公司統(tǒng)一指定與具有良好信譽和服務(wù)質(zhì)量的機票代理商合作，通過其提供的預(yù)訂系統(tǒng)進行機票預(yù)訂。2.員工不得自行通過非指定渠道預(yù)訂機票，如因特殊情況需通過其他渠道預(yù)訂，須提前向部門負責(zé)人及行政部門報備并說明原因，經(jīng)批準后方可進行。（二）預(yù)訂流程1.出行申請：員工因公務(wù)需要乘坐飛機出行，應(yīng)提前填寫《機票預(yù)訂申請表》，詳細注明出行日期、出發(fā)地、目的地、出行人數(shù)、行程目的等信息，并按照公司審批流程提交申請。2.審批環(huán)節(jié)：部門負責(zé)人對員工的出行申請進行審核，重點審核出行必要性、行程合理性等，簽署意見后提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批。上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況及預(yù)算安排進行最終審批。3.預(yù)訂操作：經(jīng)審批通過的出行申請，由行政部門負責(zé)機票預(yù)訂專員根據(jù)申請信息，在指定預(yù)訂系統(tǒng)中查詢并預(yù)訂合適的航班。預(yù)訂時應(yīng)優(yōu)先選擇直飛航班，避免不必要的中轉(zhuǎn)，以節(jié)省出行時間。同時，要關(guān)注航班動態(tài)，如遇航班變更或延誤等情況，及時與航空公司溝通協(xié)調(diào)，并通知相關(guān)人員。4.信息確認：預(yù)訂成功后，預(yù)訂專員應(yīng)及時將機票信息（包括航班號、起降時間、票價等）反饋給申請員工，并要求員工進行確認。員工如有任何疑問或需要修改預(yù)訂信息，應(yīng)及時與預(yù)訂專員聯(lián)系。（三）票價政策1.公司根據(jù)不同的出行目的地、季節(jié)等因素制定相應(yīng)的票價政策。一般情況下，鼓勵員工選擇經(jīng)濟艙出行，如因特殊業(yè)務(wù)需求需乘坐商務(wù)艙或頭等艙，須提前向上級領(lǐng)導(dǎo)說明原因并獲得批準。2.對于可享受折扣優(yōu)惠的機票，預(yù)訂專員應(yīng)充分利用預(yù)訂系統(tǒng)的功能，爭取最優(yōu)惠的票價。同時，要關(guān)注航空公司的促銷活動和會員政策，為公司節(jié)省費用。3.在預(yù)訂機票時，如遇票價波動較大的情況，預(yù)訂專員應(yīng)及時與申請員工溝通，根據(jù)實際情況選擇合適的預(yù)訂時機，確保在滿足出行需求的前提下，控制票價成本。（四）退票、改簽規(guī)定1.退票：因公司原因?qū)е滦谐套兏蛉∠枰似钡?，由行政部門負責(zé)與航空公司溝通協(xié)調(diào)退票事宜，并按照航空公司的退票規(guī)定辦理退票手續(xù)。退票產(chǎn)生的費用由公司承擔(dān)。因員工個人原因退票的，退票費用由員工自行承擔(dān)。2.改簽：如遇航班變更等情況需要改簽機票，預(yù)訂專員應(yīng)協(xié)助員工盡快辦理改簽手續(xù)。改簽產(chǎn)生的費用按照航空公司規(guī)定執(zhí)行，因公司原因?qū)е碌母暮炠M用由公司承擔(dān)，因員工個人原因?qū)е碌母暮炠M用由員工自行承擔(dān)。三、酒店預(yù)訂管理（一）預(yù)訂渠道1.公司統(tǒng)一與國內(nèi)外知名酒店集團建立合作關(guān)系，通過其官方網(wǎng)站、預(yù)訂平臺或合作代理商進行酒店預(yù)訂。2.員工不得自行通過非指定渠道預(yù)訂酒店，如因特殊情況需通過其他渠道預(yù)訂，須提前向部門負責(zé)人及行政部門報備并說明原因，經(jīng)批準后方可進行。（二）預(yù)訂流程1.出行申請：同機票預(yù)訂流程，員工因公務(wù)需要入住酒店，應(yīng)提前填寫《酒店預(yù)訂申請表》，詳細注明入住日期、退房日期、入住城市、酒店星級要求、房型需求、同行人數(shù)等信息，并按照公司審批流程提交申請。2.審批環(huán)節(jié)：部門負責(zé)人對員工的酒店預(yù)訂申請進行審核，重點審核住宿必要性、酒店選擇合理性等，簽署意見后提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批。上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況及預(yù)算安排進行最終審批。3.預(yù)訂操作：經(jīng)審批通過的酒店預(yù)訂申請，由行政部門負責(zé)酒店預(yù)訂專員根據(jù)申請信息，在指定預(yù)訂平臺中查詢并預(yù)訂合適的酒店。預(yù)訂時應(yīng)綜合考慮酒店位置、設(shè)施、價格等因素，優(yōu)先選擇與公司有合作協(xié)議且性價比高的酒店。同時，要與酒店確認預(yù)訂信息，確保預(yù)訂成功。4.信息確認：預(yù)訂成功后，預(yù)訂專員應(yīng)及時將酒店信息（包括酒店名稱、地址、聯(lián)系方式、房型、房價等）反饋給申請員工，并要求員工進行確認。員工如有任何疑問或需要修改預(yù)訂信息，應(yīng)及時與預(yù)訂專員聯(lián)系。（三）房價政策1.公司根據(jù)不同的城市、酒店星級等因素制定相應(yīng)的房價政策。預(yù)訂專員應(yīng)嚴格按照公司規(guī)定的房價標準進行預(yù)訂，不得擅自提高或降低房價。2.對于可享受優(yōu)惠價格的酒店，預(yù)訂專員應(yīng)充分利用與酒店的合作協(xié)議，爭取最優(yōu)惠的房價。同時，要關(guān)注酒店的促銷活動和會員政策，為公司節(jié)省費用。3.在預(yù)訂酒店時，如遇房價波動較大的情況，預(yù)訂專員應(yīng)及時與申請員工溝通，根據(jù)實際情況選擇合適的預(yù)訂時機，確保在滿足住宿需求的前提下，控制房價成本。（四）退房規(guī)定1.員工應(yīng)按照預(yù)訂的退房時間辦理退房手續(xù)，如因特殊情況需要延遲退房，應(yīng)提前與酒店溝通并獲得同意。未經(jīng)酒店同意延遲退房產(chǎn)生的額外費用由員工自行承擔(dān)。2.員工退房時，應(yīng)檢查房間內(nèi)的設(shè)施設(shè)備是否完好，如有損壞應(yīng)及時通知酒店并按照酒店規(guī)定進行賠償。四、費用報銷管理（一）報銷憑證1.機票報銷須提供有效的電子或紙質(zhì)機票行程單、登機牌等作為報銷憑證。行程單應(yīng)注明航班信息、票價、稅費等詳細內(nèi)容，登機牌應(yīng)注明航班號、姓名、登機時間等信息。2.酒店報銷須提供酒店開具的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)包括酒店名稱、入住日期、退房日期、房費金額等信息。發(fā)票上應(yīng)加蓋酒店發(fā)票專用章。（二）報銷流程1.員工完成公務(wù)出行后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)（一般為出行結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)）整理好機票、酒店等報銷憑證，并填寫《費用報銷單》，按照公司審批流程提交報銷申請。2.部門負責(zé)人對員工的報銷申請進行初審，重點審核報銷憑證的真實性、完整性、合理性以及報銷金額是否符合公司規(guī)定等，簽署意見后提交財務(wù)部門審核。3.財務(wù)部門對報銷申請進行復(fù)審，如發(fā)現(xiàn)報銷憑證不符合要求或報銷金額存在疑問等情況，應(yīng)及時與員工溝通核實。復(fù)審?fù)ㄟ^后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財務(wù)制度和預(yù)算安排對報銷申請進行最終審批。審批通過后，財務(wù)部門按照公司規(guī)定的支付方式進行報銷款項的支付。（三）報銷標準1.機票報銷標準按照公司制定的不同出行目的地、艙位等級等進行分類設(shè)定，具體標準見《機票報銷標準明細表》。2.酒店報銷標準按照公司制定的不同城市、酒店星級等進行分類設(shè)定，具體標準見《酒店報銷標準明細表》。員工應(yīng)嚴格按照報銷標準進行報銷，超出標準部分原則上不予報銷，如有特殊情況需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司定期開展內(nèi)部審計工作，對機票、酒店預(yù)訂及費用報銷情況進行專項檢查。審計部門應(yīng)重點審查預(yù)訂流程是否合規(guī)、費用報銷是否符合標準、報銷憑證是否真實有效等內(nèi)容。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的行為，如未經(jīng)批準自行預(yù)訂機票或酒店、虛報費用等，一經(jīng)查實，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、績效扣分、解除勞動合同等。2.因員工違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，公司有權(quán)要求員工賠償相應(yīng)的損失。（三）反饋與改進1.行政部門應(yīng)定期收集員工對機票、酒店預(yù)訂服務(wù)的反饋意見，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)訂流程中存在的問題和不足之處。2.根據(jù)反饋意見和檢查結(jié)果，行政部門應(yīng)會