辦用品購買管理制度《辦公用品購買管理制度》總則一、目的為規(guī)范公司辦公用品的購買與管理，提高辦公用品的使用效率，降低辦公成本，特制定本管理制度。本制度旨在確保辦公用品的合理采購、儲存和使用，以滿足公司日常辦公的需求，同時加強對辦公用品的管理和監(jiān)督，防止浪費和濫用。二、適用范圍本制度適用于公司全體員工及各部門，包括總部及各分支機構(gòu)。三、管理職責(zé)1.人事行政部負責(zé)辦公用品的采購計劃制定、供應(yīng)商管理、采購合同簽訂、辦公用品的驗收、入庫、出庫、盤點等日常管理工作。建立辦公用品臺賬，記錄辦公用品的采購、使用、庫存等情況，定期進行盤點和分析，為公司辦公用品的管理提供數(shù)據(jù)支持。負責(zé)辦公用品的發(fā)放和調(diào)配，根據(jù)各部門的需求和庫存情況，合理安排辦公用品的發(fā)放，確保辦公用品的及時供應(yīng)。負責(zé)辦公用品的保管和維護，定期對辦公用品進行檢查和維護，確保辦公用品的完好無損。負責(zé)辦公用品的報廢和處置，對無法繼續(xù)使用的辦公用品進行報廢處理，并按照公司的相關(guān)規(guī)定進行處置。2.各部門負責(zé)本部門辦公用品的需求統(tǒng)計和申請，根據(jù)部門的實際需求，填寫辦公用品申請表，經(jīng)部門負責(zé)人審核后提交給人事行政部。負責(zé)本部門辦公用品的使用和保管，合理使用辦公用品，避免浪費和濫用，對損壞的辦公用品及時進行維修或更換。配合人事行政部進行辦公用品的盤點和清查，提供相關(guān)的資料和信息，協(xié)助人事行政部做好辦公用品的管理工作。四、采購管理1.采購計劃人事行政部根據(jù)各部門的辦公用品需求情況，結(jié)合庫存情況，制定每月的辦公用品采購計劃。采購計劃應(yīng)包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、預(yù)計采購金額等內(nèi)容。采購計劃經(jīng)人事行政部經(jīng)理審核后，報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.供應(yīng)商管理人事行政部負責(zé)建立辦公用品供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格等進行評估和篩選，選擇合適的供應(yīng)商進行合作。人事行政部與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括辦公用品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。人事行政部定期對供應(yīng)商進行考核和評價，根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進行調(diào)整和淘汰，確保供應(yīng)商的供貨質(zhì)量和服務(wù)水平。3.采購流程人事行政部根據(jù)批準(zhǔn)的采購計劃，填寫采購訂單，向供應(yīng)商發(fā)出采購指令。采購訂單應(yīng)包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、交貨期等內(nèi)容。供應(yīng)商按照采購訂單的要求，按時將辦公用品送達公司指定地點，并提供相應(yīng)的發(fā)票和質(zhì)量證明文件。人事行政部對送達的辦公用品進行驗收，核對辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價等是否與采購訂單一致，檢查辦公用品的質(zhì)量是否符合要求。驗收合格后，人事行政部在驗收單上簽字確認，并將辦公用品入庫。人事行政部將驗收合格的辦公用品發(fā)票和驗收單提交給財務(wù)部門，辦理付款手續(xù)。五、入庫管理1.入庫驗收辦公用品送達公司后，人事行政部應(yīng)及時進行驗收。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購訂單和供應(yīng)商提供的發(fā)票、質(zhì)量證明文件等，對辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價等進行核對，檢查辦公用品的質(zhì)量是否符合要求。驗收合格后，驗收人員應(yīng)在驗收單上簽字確認，并將辦公用品入庫。驗收單應(yīng)包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、供應(yīng)商名稱、驗收日期等內(nèi)容。2.入庫登記人事行政部應(yīng)建立辦公用品入庫臺賬，記錄辦公用品的入庫時間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、供應(yīng)商名稱等信息。入庫臺賬應(yīng)定期進行更新和核對，確保臺賬信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.庫存管理人事行政部應(yīng)定期對辦公用品的庫存進行盤點，掌握辦公用品的庫存情況，及時調(diào)整采購計劃，避免庫存積壓或短缺。人事行政部應(yīng)根據(jù)辦公用品的使用情況和庫存情況，合理安排辦公用品的存放位置，確保辦公用品的存放安全和便于取用。人事行政部應(yīng)加強對辦公用品的保管和維護，定期對辦公用品進行檢查和維護，確保辦公用品的完好無損。六、出庫管理1.出庫申請各部門需要領(lǐng)用辦公用品時，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，提交給人事行政部。辦公用品領(lǐng)用申請表應(yīng)包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等內(nèi)容。2.出庫審批人事行政部根據(jù)辦公用品領(lǐng)用申請表，對領(lǐng)用的辦公用品進行審批。審批通過后，人事行政部應(yīng)及時安排辦公用品的出庫。3.出庫登記人事行政部應(yīng)建立辦公用品出庫臺賬，記錄辦公用品的出庫時間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員等信息。出庫臺賬應(yīng)定期進行更新和核對，確保臺賬信息的準(zhǔn)確性和完整性。4.辦公用品發(fā)放人事行政部根據(jù)審批通過的辦公用品領(lǐng)用申請表，將辦公用品發(fā)放給領(lǐng)用部門或領(lǐng)用人員。發(fā)放時，應(yīng)核對辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等是否與領(lǐng)用申請表一致，確保辦公用品的準(zhǔn)確發(fā)放。七、使用管理1.辦公用品使用規(guī)定公司員工應(yīng)合理使用辦公用品，避免浪費和濫用。嚴禁將辦公用品用于私人用途或挪作他用。公司員工應(yīng)愛護辦公用品，妥善保管辦公用品，避免損壞和丟失。如因人為原因造成辦公用品損壞或丟失，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進行賠償。公司員工應(yīng)節(jié)約使用辦公用品，如紙張、墨盒、硒鼓等，盡量做到雙面打印、重復(fù)使用等，以降低辦公成本。2.辦公用品維修與更換公司員工在使用辦公用品過程中，如發(fā)現(xiàn)辦公用品出現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時向人事行政部報告。人事行政部應(yīng)及時安排維修人員進行維修或更換。對于無法維修的辦公用品，人事行政部應(yīng)及時進行報廢處理，并按照公司的相關(guān)規(guī)定進行處置。八、報廢管理1.報廢申請對于無法繼續(xù)使用的辦公用品，使用部門應(yīng)填寫辦公用品報廢申請表，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，提交給人事行政部。辦公用品報廢申請表應(yīng)包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用年限、報廢原因等內(nèi)容。2.報廢審批人事行政部對提交的辦公用品報廢申請表進行審核，核實辦公用品的報廢原因和使用年限等情況。審核通過后，報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.報廢處理經(jīng)批準(zhǔn)報廢的辦公用品，人事行政部應(yīng)及時進行報廢處理。報廢處理方式包括出售、捐贈、銷毀等，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進行處置。人事行政部應(yīng)建立辦公用品報廢臺賬，記錄辦公用品的報廢時間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、報廢原因等信息。報廢臺賬應(yīng)定期進行更新和核對，確保臺賬信息的準(zhǔn)確性和完整性。九、監(jiān)督與檢查1.人事行政部應(yīng)定期對辦公用品的購買、入庫、出庫、使用、報廢等情況進行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.各部門應(yīng)配合人事行政部的監(jiān)督和檢查工作，如實提供相關(guān)