辦用品購(gòu)買管理制度《辦公用品購(gòu)買管理制度》總則一、目的為規(guī)范公司辦公用品的購(gòu)買與管理，提高辦公用品的使用效率，降低辦公成本，特制定本管理制度。本制度旨在確保辦公用品的合理采購(gòu)、儲(chǔ)存和使用，以滿足公司日常辦公的需求，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)辦公用品的管理和監(jiān)督，防止浪費(fèi)和濫用。二、適用范圍本制度適用于公司全體員工及各部門，包括總部及各分支機(jī)構(gòu)。三、管理職責(zé)1.人事行政部負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)計(jì)劃制定、供應(yīng)商管理、采購(gòu)合同簽訂、辦公用品的驗(yàn)收、入庫(kù)、出庫(kù)、盤點(diǎn)等日常管理工作。建立辦公用品臺(tái)賬，記錄辦公用品的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等情況，定期進(jìn)行盤點(diǎn)和分析，為公司辦公用品的管理提供數(shù)據(jù)支持。負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放和調(diào)配，根據(jù)各部門的需求和庫(kù)存情況，合理安排辦公用品的發(fā)放，確保辦公用品的及時(shí)供應(yīng)。負(fù)責(zé)辦公用品的保管和維護(hù)，定期對(duì)辦公用品進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保辦公用品的完好無(wú)損。負(fù)責(zé)辦公用品的報(bào)廢和處置，對(duì)無(wú)法繼續(xù)使用的辦公用品進(jìn)行報(bào)廢處理，并按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置。2.各部門負(fù)責(zé)本部門辦公用品的需求統(tǒng)計(jì)和申請(qǐng)，根據(jù)部門的實(shí)際需求，填寫辦公用品申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交給人事行政部。負(fù)責(zé)本部門辦公用品的使用和保管，合理使用辦公用品，避免浪費(fèi)和濫用，對(duì)損壞的辦公用品及時(shí)進(jìn)行維修或更換。配合人事行政部進(jìn)行辦公用品的盤點(diǎn)和清查，提供相關(guān)的資料和信息，協(xié)助人事行政部做好辦公用品的管理工作。四、采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃人事行政部根據(jù)各部門的辦公用品需求情況，結(jié)合庫(kù)存情況，制定每月的辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額等內(nèi)容。采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)人事行政部經(jīng)理審核后，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.供應(yīng)商管理人事行政部負(fù)責(zé)建立辦公用品供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行評(píng)估和篩選，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行合作。人事行政部與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括辦公用品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。人事行政部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)，根據(jù)考核結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)整和淘汰，確保供應(yīng)商的供貨質(zhì)量和服務(wù)水平。3.采購(gòu)流程人事行政部根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃，填寫采購(gòu)訂單，向供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)指令。采購(gòu)訂單應(yīng)包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨期等內(nèi)容。供應(yīng)商按照采購(gòu)訂單的要求，按時(shí)將辦公用品送達(dá)公司指定地點(diǎn)，并提供相應(yīng)的發(fā)票和質(zhì)量證明文件。人事行政部對(duì)送達(dá)的辦公用品進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)等是否與采購(gòu)訂單一致，檢查辦公用品的質(zhì)量是否符合要求。驗(yàn)收合格后，人事行政部在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并將辦公用品入庫(kù)。人事行政部將驗(yàn)收合格的辦公用品發(fā)票和驗(yàn)收單提交給財(cái)務(wù)部門，辦理付款手續(xù)。五、入庫(kù)管理1.入庫(kù)驗(yàn)收辦公用品送達(dá)公司后，人事行政部應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)訂單和供應(yīng)商提供的發(fā)票、質(zhì)量證明文件等，對(duì)辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)等進(jìn)行核對(duì)，檢查辦公用品的質(zhì)量是否符合要求。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并將辦公用品入庫(kù)。驗(yàn)收單應(yīng)包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商名稱、驗(yàn)收日期等內(nèi)容。2.入庫(kù)登記人事行政部應(yīng)建立辦公用品入庫(kù)臺(tái)賬，記錄辦公用品的入庫(kù)時(shí)間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商名稱等信息。入庫(kù)臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行更新和核對(duì)，確保臺(tái)賬信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.庫(kù)存管理人事行政部應(yīng)定期對(duì)辦公用品的庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，掌握辦公用品的庫(kù)存情況，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，避免庫(kù)存積壓或短缺。人事行政部應(yīng)根據(jù)辦公用品的使用情況和庫(kù)存情況，合理安排辦公用品的存放位置，確保辦公用品的存放安全和便于取用。人事行政部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)辦公用品的保管和維護(hù)，定期對(duì)辦公用品進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保辦公用品的完好無(wú)損。六、出庫(kù)管理1.出庫(kù)申請(qǐng)各部門需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給人事行政部。辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表應(yīng)包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等內(nèi)容。2.出庫(kù)審批人事行政部根據(jù)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，對(duì)領(lǐng)用的辦公用品進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，人事行政部應(yīng)及時(shí)安排辦公用品的出庫(kù)。3.出庫(kù)登記人事行政部應(yīng)建立辦公用品出庫(kù)臺(tái)賬，記錄辦公用品的出庫(kù)時(shí)間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員等信息。出庫(kù)臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行更新和核對(duì)，確保臺(tái)賬信息的準(zhǔn)確性和完整性。4.辦公用品發(fā)放人事行政部根據(jù)審批通過(guò)的辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，將辦公用品發(fā)放給領(lǐng)用部門或領(lǐng)用人員。發(fā)放時(shí)，應(yīng)核對(duì)辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等是否與領(lǐng)用申請(qǐng)表一致，確保辦公用品的準(zhǔn)確發(fā)放。七、使用管理1.辦公用品使用規(guī)定公司員工應(yīng)合理使用辦公用品，避免浪費(fèi)和濫用。嚴(yán)禁將辦公用品用于私人用途或挪作他用。公司員工應(yīng)愛(ài)護(hù)辦公用品，妥善保管辦公用品，避免損壞和丟失。如因人為原因造成辦公用品損壞或丟失，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。公司員工應(yīng)節(jié)約使用辦公用品，如紙張、墨盒、硒鼓等，盡量做到雙面打印、重復(fù)使用等，以降低辦公成本。2.辦公用品維修與更換公司員工在使用辦公用品過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)辦公用品出現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時(shí)向人事行政部報(bào)告。人事行政部應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修或更換。對(duì)于無(wú)法維修的辦公用品，人事行政部應(yīng)及時(shí)進(jìn)行報(bào)廢處理，并按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置。八、報(bào)廢管理1.報(bào)廢申請(qǐng)對(duì)于無(wú)法繼續(xù)使用的辦公用品，使用部門應(yīng)填寫辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給人事行政部。辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表應(yīng)包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用年限、報(bào)廢原因等內(nèi)容。2.報(bào)廢審批人事行政部對(duì)提交的辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)辦公用品的報(bào)廢原因和使用年限等情況。審核通過(guò)后，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.報(bào)廢處理經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的辦公用品，人事行政部應(yīng)及時(shí)進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢處理方式包括出售、捐贈(zèng)、銷毀等，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置。人事行政部應(yīng)建立辦公用品報(bào)廢臺(tái)賬，記錄辦公用品的報(bào)廢時(shí)間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息。報(bào)廢臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行更新和核對(duì)，確保臺(tái)賬信息的準(zhǔn)確性和完整性。九、監(jiān)督與檢查1.人事行政部應(yīng)定期對(duì)辦公用品的購(gòu)買、入庫(kù)、出庫(kù)、使用、報(bào)廢等情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.各部門應(yīng)配合人事行政部的監(jiān)督和檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)