單位購油卡管理制度總則一、目的為規(guī)范單位購油卡的管理，加強對燃油費用的控制，提高資金使用效率，特制定本管理制度。本制度旨在明確購油卡的申請、審批、購買、使用、保管、注銷等各個環(huán)節(jié)的操作流程和管理要求，確保購油卡的安全、合理使用。二、適用范圍本制度適用于本單位及所屬各部門、分支機構(gòu)（以下統(tǒng)稱“各單位”）購油卡的管理。本制度所稱購油卡，是指用于購買燃油的預付卡，包括但不限于中國石油、中國石化等石油公司發(fā)行的加油卡。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：單位購油卡實行統(tǒng)一管理，由單位財務部門負責購油卡的申請、審批、購買、發(fā)放、使用、保管、注銷等各項管理工作。各單位應嚴格按照本制度的規(guī)定，配合財務部門做好購油卡的管理工作。2.安全保密原則：購油卡涉及單位的燃油費用支出，具有一定的資金風險。各單位應加強對購油卡的安全管理，采取必要的保密措施，防止購油卡信息泄露和被盜用。3.合理使用原則：購油卡應用于單位的公務用車、生產(chǎn)經(jīng)營用車等合法用途，不得用于個人消費或其他非公務用途。各單位應嚴格控制購油卡的使用范圍，合理安排燃油費用支出。4.定期核查原則：單位財務部門應定期對購油卡的使用情況進行核查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正購油卡使用中的問題，確保購油卡的安全、合理使用。四、管理機構(gòu)及職責1.財務部門：負責購油卡的申請、審批、購買、發(fā)放、使用、保管、注銷等各項管理工作。具體職責包括：制定購油卡管理制度，并組織實施；負責購油卡的申請、審批工作，嚴格控制購油卡的數(shù)量和金額；負責購油卡的購買、發(fā)放工作，確保購油卡的安全、及時發(fā)放到各單位；負責購油卡的使用管理，定期對購油卡的使用情況進行核查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正購油卡使用中的問題；負責購油卡的保管、注銷工作，確保購油卡的安全、完整。2.各單位：負責本單位購油卡的使用管理，嚴格按照本制度的規(guī)定使用購油卡。具體職責包括：制定本單位購油卡使用管理制度，并組織實施；負責本單位購油卡的申請、審批工作，嚴格控制購油卡的數(shù)量和金額；負責本單位購油卡的使用管理，定期對購油卡的使用情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正購油卡使用中的問題；負責本單位購油卡的保管工作，確保購油卡的安全、完整；配合財務部門做好購油卡的管理工作，及時提供購油卡使用的相關資料和信息。購油卡的申請與審批一、申請條件各單位因公務用車、生產(chǎn)經(jīng)營用車等需要購買燃油時，可申請購買購油卡。申請購買購油卡的單位應具備以下條件：1.具有獨立的法人資格或經(jīng)授權(quán)的分支機構(gòu)；2.具有合法的燃油使用需求，且燃油使用符合國家相關法律法規(guī)和單位的有關規(guī)定；3.具有健全的財務管理制度和內(nèi)部控制制度，能夠?qū)徲涂ǖ氖褂眠M行有效的管理和監(jiān)督。二、申請流程1.各單位需填寫《購油卡申請表》（見附件1），并經(jīng)單位負責人簽字蓋章后，提交至單位財務部門。2.單位財務部門對各單位提交的《購油卡申請表》進行審核，審核內(nèi)容包括：申請單位的資格條件、燃油使用需求的合理性、財務管理制度和內(nèi)部控制制度的健全性等。審核通過后，單位財務部門將《購油卡申請表》提交至單位分管領導審批。3.單位分管領導對單位財務部門提交的《購油卡申請表》進行審批，審批內(nèi)容包括：購油卡的數(shù)量、金額、使用范圍等。審批通過后，單位分管領導將《購油卡申請表》提交至單位主要領導審批。4.單位主要領導對單位分管領導提交的《購油卡申請表》進行審批，審批通過后，單位財務部門將根據(jù)審批結(jié)果辦理購油卡的購買手續(xù)。三、審批權(quán)限1.購油卡的申請審批權(quán)限按照單位的財務管理制度和內(nèi)部控制制度執(zhí)行。一般情況下，購油卡的申請審批權(quán)限為單位主要領導審批。對于金額較大的購油卡申請，應經(jīng)單位領導班子集體研究決定。2.各單位應嚴格控制購油卡的數(shù)量和金額，不得超范圍、超標準申請購買購油卡。對于違反規(guī)定申請購買購油卡的單位，單位財務部門應拒絕辦理購油卡的購買手續(xù)，并將情況報告單位主要領導。購油卡的購買與發(fā)放一、購買流程1.單位財務部門根據(jù)審批通過的《購油卡申請表》，向中國石油、中國石化等石油公司購買購油卡。購買購油卡時，應嚴格按照國家相關法律法規(guī)和單位的有關規(guī)定進行操作，確保購油卡的購買合法、合規(guī)。2.單位財務部門在購買購油卡后，應及時將購油卡的卡號、密碼等信息登記在《購油卡登記臺賬》（見附件2）中，并將購油卡發(fā)放至各單位。3.單位財務部門應定期對購油卡的購買情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正購油卡購買中的問題。二、發(fā)放流程1.單位財務部門將購油卡發(fā)放至各單位時，應填寫《購油卡發(fā)放登記表》（見附件3），并經(jīng)單位負責人簽字蓋章后，將購油卡發(fā)放至各單位的指定人員。2.各單位指定人員在收到購油卡后，應及時核對購油卡的卡號、密碼等信息，并在《購油卡發(fā)放登記表》上簽字確認。3.各單位應加強對購油卡的保管工作，確保購油卡的安全、完整。對于因保管不善導致購油卡丟失、被盜等情況，應及時報告單位財務部門，并按照單位的有關規(guī)定進行處理。購油卡的使用與管理一、使用范圍購油卡僅限于用于單位的公務用車、生產(chǎn)經(jīng)營用車等合法用途，不得用于個人消費或其他非公務用途。各單位應嚴格控制購油卡的使用范圍，合理安排燃油費用支出。二、使用流程1.各單位使用購油卡時，應填寫《購油卡使用申請表》（見附件4），并經(jīng)單位負責人簽字蓋章后，方可到加油站加油。2.加油站工作人員在為各單位加油時，應核對購油卡的卡號、密碼等信息，并在《購油卡使用登記表》（見附件5）上記錄加油時間、加油量、加油金額等信息。3.各單位應定期對購油卡的使用情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正購油卡使用中的問題。對于違反規(guī)定使用購油卡的行為，應及時進行整改，并追究相關人員的責任。三、管理要求1.各單位應建立健全購油卡使用管理制度，明確購油卡的使用流程、使用范圍、使用限額等管理要求，并加強對購油卡使用的日常管理和監(jiān)督。2.各單位應加強對購油卡的保管工作，確保購油卡的安全、完整。購油卡應存放在安全的地方，避免丟失、被盜等情況的發(fā)生。對于因保管不善導致購油卡丟失、被盜等情況，應及時報告單位財務部門，并按照單位的有關規(guī)定進行處理。3.各單位應定期對購油卡的使用情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正購油卡使用中的問題。對于購油卡使用中出現(xiàn)的異常情況，如加油量異常、加油金額異常等，應及時進行調(diào)查和處理，并將處理結(jié)果報告單位財務部門。4.單位財務部門應定期對購油卡的使用情況進行核查，核查內(nèi)容包括購油卡的購買、發(fā)放、使用、保管等各個環(huán)節(jié)的情況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，并追究相關人員的責任。購油卡的保管與注銷一、保管要求1.購油卡應由專人保管，不得將購油卡隨意交予他人保管或使用。2.購油卡應存放在安全的地方，避免丟失、被盜等情況的發(fā)生。對于存放在保險柜等安全設施中的購油卡，應定期進行檢查和維護，確保購油卡的安全。3.各單位應加強對購油卡保管人員的管理，明確保管人員的職責和權(quán)限，防止購油卡保管人員利用職務之便謀取私利或造成購油卡的損失。二、注銷流程1.各單位因工作變動、機構(gòu)撤銷等原因需要注銷購油卡時，應填寫《購油卡注銷申請表》（見附件6），并經(jīng)單位負責人簽字蓋章后，提交至單位財務部門。2.單位財務部門對各單位提交的《購油卡注銷申請表》進行審核，審核內(nèi)容包括購油卡的使用情況、余額情況等。審核通過后，單位財務部門將《購油卡注銷申請表》提交至單位分管領導審批。3.單位分管領導對單位財務部門提交的《購油卡注銷申請表》進行審批，審批通過后，單位財務部門將根據(jù)審批結(jié)果辦理購油卡的注銷手續(xù)。4.單位財務部門在辦理購油卡的注銷手續(xù)時，應將購油卡的卡號、密碼等信息登記在《購油卡注銷登記臺賬》（見附件7）中，并將購油卡交回中國石油、