建筑公司資料管理制度總則目的為加強公司資料管理，確保公司各類資料的完整性、準確性、規(guī)范性和安全性，提高資料利用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類文件、資料、檔案等的管理?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一原則：公司資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的資料管理部門負責收集、整理、保管和利用。2.真實準確原則：資料應如實反映公司各項工作的實際情況，確保內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確。3.分類科學原則：按照資料的來源、性質(zhì)、內(nèi)容等進行科學分類，便于查找和管理。4.安全保密原則：加強資料的安全保護措施，確保資料不丟失、不損壞、不泄露，嚴格遵守保密規(guī)定。資料管理職責資料管理部門職責1.制定和完善公司資料管理制度，并組織實施。2.負責公司各類資料的收集、整理、歸檔、保管和查閱服務。3.定期對資料進行清查、盤點，確保資料的完整性和準確性。4.推進資料的數(shù)字化管理，建立電子資料數(shù)據(jù)庫。5.對各部門資料管理工作進行指導和監(jiān)督。各部門職責1.負責本部門工作中形成資料的收集、整理，并定期移交至資料管理部門。2.明確專人負責資料管理工作，確保資料的及時、準確歸檔。3.配合資料管理部門做好資料的查閱、借閱等工作。員工職責1.嚴格按照公司資料管理制度的要求，做好個人工作資料的整理和保管。2.在工作中及時將形成的資料提交給本部門資料管理人員。3.遵守資料查閱、借閱規(guī)定，不得擅自復制、傳播、泄露公司資料。資料的分類與編號資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類通知、決定、報告、請示等。2.工程技術(shù)類：涵蓋工程項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工圖紙、技術(shù)方案、變更記錄等。3.合同協(xié)議類：如工程承包合同、采購合同、租賃合同、勞務合同等。4.財務審計類：財務報表、審計報告、預算資料、費用報銷憑證等。5.人力資源類：員工檔案、考勤記錄、培訓資料、績效考核文件等。6.市場營銷類：市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料等。7.其他類：不屬于以上分類的其他資料。編號規(guī)則1.資料編號采用“年份+類別代碼+順序號”的形式。2.年份用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼根據(jù)資料分類確定，如行政文件類用“XZ”表示，工程技術(shù)類用“JS”表示等。4.順序號為該類別資料的流水號，從“001”開始依次編號。例如：2023年第5份行政文件編號為“2023XZ005”。資料的收集與整理收集要求1.各部門應明確資料收集的責任人，確保資料及時、完整收集。2.對于外來文件，如政府部門文件、合作單位來函等，由相關(guān)部門及時簽收并移交資料管理部門。3.員工在工作過程中形成的資料，應在規(guī)定時間內(nèi)提交給本部門資料管理人員。整理要求1.資料管理人員對收集到的資料進行分類、排序、編目等整理工作。2.每份資料應編制目錄，注明資料名稱、編號、日期、來源等信息。3.對于紙張資料，應去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進行折疊或裁剪，并加裝封面和封底。4.電子資料應按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的文件夾中。資料的歸檔與保管歸檔流程1.各部門資料管理人員定期將整理好的資料移交至資料管理部門。2.資料管理部門對移交的資料進行審核，符合要求的予以歸檔。3.歸檔資料應按照編號順序依次存放，便于查找。保管方式1.紙質(zhì)資料：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，對紙質(zhì)資料進行分類存放。2.電子資料：采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進行備份存儲，并建立數(shù)據(jù)索引，方便查詢。3.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。保管期限1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、重要歷史記錄、長期保存價值的資料，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議等。2.定期保管：根據(jù)資料的性質(zhì)和重要程度，確定不同的保管期限，一般分為3年、5年、10年等。到期后經(jīng)鑒定可銷毀的資料，按照規(guī)定程序進行銷毀。資料的查閱與借閱查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱資料，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等。2.經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到資料管理部門查閱。3.資料管理人員應在現(xiàn)場監(jiān)督查閱，查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞資料。4.查閱完畢后，應及時將資料歸還資料管理部門，并在《資料查閱登記表》上簽字確認。借閱規(guī)定1.因工作需要借閱資料的，須填寫《資料借閱申請表》，詳細說明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等。2.經(jīng)部門負責人、資料管理部門負責人及公司分管領(lǐng)導簽字批準后，方可借閱。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上隨意批注、污損。5.借閱期滿，借閱人員應按時歸還資料，資料管理部門應對歸還資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應追究借閱人員的責任。資料的保密與安全保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要資料，應嚴格保密。2.資料管理人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。3.限制資料的查閱和借閱范圍，未經(jīng)授權(quán)不得向無關(guān)人員透露資料內(nèi)容。4.在資料傳輸過程中，應采取加密等安全措施，防止資料泄露。安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的消防器材和監(jiān)控設(shè)備。2.定期對資料進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好資料的備份工作，防止因自然災害、設(shè)備故障等原因?qū)е沦Y料丟失。4.對離崗人員進行資料交接，確保資料的安全。資料的銷毀銷毀范圍1.已到保管期限且無保存價值的資料。2.經(jīng)鑒定確屬重復、錯誤、失效的資料。3.涉及公司商業(yè)秘密等不宜留存的資料。銷毀程序1.由資料管理部門提出資料銷毀清單，注明資料名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等。2.經(jīng)部門負責人、公司分管領(lǐng)導簽字批準后，組織實施銷毀。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.對于電子資料的銷毀，應采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具進行處理，確保數(shù)據(jù)無法恢復。資料管理的信息化建設(shè)建立資料管理信息系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)手段，建立公司資料管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資料的電子化管理。2.資料管理信息系統(tǒng)應具備資料錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析等功能。3.員工可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡訪問資料管理信息系統(tǒng)，進行資料的在線查閱和申請借閱等操作。推進資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換1.對紙質(zhì)資料進行數(shù)字化掃描，建立電子資料數(shù)據(jù)庫。2.確保數(shù)字化資料與紙質(zhì)資料內(nèi)容一致，并按照電子資料管理要求進行分類存儲和管理。3.加強對電子資料的元數(shù)據(jù)管理，完善資料的檢索和利用功能。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.資料管理部門定期對各部門資料管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料收集、整理、歸檔、保管等情況。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況?？己嗽u價1.將資料管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及相關(guān)責任人進行考核評價。2.考核指標包括資料的完整性、準確性、及時性、安全性等方面。3