機(jī)關(guān)單位訂貨管理制度總則1.目的為規(guī)范機(jī)關(guān)單位訂貨行為，加強(qiáng)訂貨管理，提高資金使用效益，保證貨物和服務(wù)的質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)單位內(nèi)部各部門涉及的各類貨物采購(gòu)、工程建設(shè)、服務(wù)委托等訂貨活動(dòng)。3.基本原則合法性原則：訂貨活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。公正性原則：遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，維護(hù)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)秩序。效益性原則：注重資金使用效益，確保所訂貨物和服務(wù)滿足工作需要且性價(jià)比合理。規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行訂貨操作，確保過(guò)程規(guī)范、透明。訂貨計(jì)劃管理1.需求預(yù)測(cè)各部門應(yīng)根據(jù)工作任務(wù)和業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃，提前對(duì)貨物、工程和服務(wù)的需求進(jìn)行預(yù)測(cè)。分析歷史數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)變化趨勢(shì)等因素，合理預(yù)估所需物資和服務(wù)的種類、數(shù)量、規(guī)格等。2.計(jì)劃編制每年[具體時(shí)間]前，各部門應(yīng)編制下一年度訂貨計(jì)劃，詳細(xì)列出訂貨項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。訂貨計(jì)劃應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于重大訂貨項(xiàng)目，需提交單位領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議研究決定。3.計(jì)劃調(diào)整因工作任務(wù)變更、政策調(diào)整等原因確需對(duì)訂貨計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整的，相關(guān)部門應(yīng)填寫《訂貨計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》，說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等，按照原計(jì)劃審批程序進(jìn)行審批。供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入建立供應(yīng)商信息庫(kù)，明確供應(yīng)商準(zhǔn)入條件，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面。各部門如需新增供應(yīng)商，應(yīng)填寫《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》，提交供應(yīng)商相關(guān)資料，經(jīng)采購(gòu)部門審核、單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，納入供應(yīng)商信息庫(kù)。2.供應(yīng)商評(píng)價(jià)采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)內(nèi)容包括交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價(jià)格水平等方面。每年[具體時(shí)間]，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)管理。評(píng)價(jià)結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)，對(duì)于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)清理出庫(kù)。3.供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的激勵(lì)措施，如優(yōu)先合作、增加訂單量等。對(duì)于出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲、售后服務(wù)不到位等情況的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行警告，如多次警告仍無(wú)改進(jìn)，予以淘汰。訂貨方式1.公開(kāi)招標(biāo)適用于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的訂貨項(xiàng)目。按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和招標(biāo)程序，發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商投標(biāo)，通過(guò)評(píng)標(biāo)確定中標(biāo)供應(yīng)商。2.邀請(qǐng)招標(biāo)對(duì)于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購(gòu)的項(xiàng)目，或者采用公開(kāi)招標(biāo)方式的費(fèi)用占項(xiàng)目總價(jià)值的比例過(guò)大的項(xiàng)目，可以采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式。由采購(gòu)部門向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書，邀請(qǐng)其參加投標(biāo)。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判對(duì)于招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目，技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項(xiàng)目，采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式。與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。4.單一來(lái)源采購(gòu)符合下列情形之一的貨物或者服務(wù)，可以采用單一來(lái)源方式采購(gòu)：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。5.詢價(jià)采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用詢價(jià)方式采購(gòu)。向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其一次報(bào)出不得更改的價(jià)格，根據(jù)符合采購(gòu)需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的原則確定成交供應(yīng)商。訂貨流程1.采購(gòu)申請(qǐng)各部門根據(jù)批準(zhǔn)的訂貨計(jì)劃，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明訂貨項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額等內(nèi)容，并附上相關(guān)的技術(shù)文件、圖紙等資料。2.采購(gòu)審批《采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)采購(gòu)部門。采購(gòu)部門對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)需求的合理性、采購(gòu)方式的適用性、預(yù)算金額的準(zhǔn)確性等。審核通過(guò)后，報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，需提交單位領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議研究決定。3.采購(gòu)實(shí)施根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)和采購(gòu)方式，采購(gòu)部門組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)。采用公開(kāi)招標(biāo)方式的，按照招標(biāo)程序發(fā)布招標(biāo)公告、編制招標(biāo)文件、組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等工作。采用邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)、詢價(jià)等方式的，按照相應(yīng)的程序與供應(yīng)商進(jìn)行溝通、談判、報(bào)價(jià)、評(píng)審等工作，確定成交供應(yīng)商。4.合同簽訂采購(gòu)部門與成交供應(yīng)商簽訂訂貨合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。合同經(jīng)單位法務(wù)部門審核、單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后生效。5.驗(yàn)收付款貨物到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面。驗(yàn)收合格后，填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，辦理付款手續(xù)。對(duì)于不符合合同要求的貨物，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如協(xié)商不成，可按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。訂貨合同管理1.合同起草與審核采購(gòu)部門負(fù)責(zé)起草訂貨合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和本制度的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同起草完成后，應(yīng)提交單位法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性等方面，提出修改意見(jiàn)。采購(gòu)部門根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善。2.合同簽訂經(jīng)審核通過(guò)的合同，由單位法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的合同應(yīng)加蓋單位公章或合同專用章。3.合同執(zhí)行與變更合同雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。如因特殊原因需要變更合同內(nèi)容的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)按照原合同審批程序進(jìn)行審批。4.合同歸檔合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本交單位檔案室歸檔保存。合同檔案應(yīng)包括合同文本、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督單位內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)訂貨活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查訂貨程序的執(zhí)行情況、合同的簽訂與履行情況、資金的使用情況等。采購(gòu)部門應(yīng)建立健全訂貨臺(tái)賬，記錄訂貨項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)方式、供應(yīng)商、合同金額、付款情況等信息，接受內(nèi)部監(jiān)督檢查。2.外部監(jiān)督接受財(cái)政、審計(jì)、監(jiān)察等部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，如實(shí)提供訂貨活動(dòng)的有關(guān)資料和情況。對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行整改。責(zé)任追究1.在訂貨活動(dòng)中，如有違反本制度規(guī)定的行為，按照有關(guān)法律法規(guī)和單位內(nèi)部規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任。