村級(jí)文件電子管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)村級(jí)文件電子管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高工作效率，規(guī)范村級(jí)文件管理行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本村內(nèi)所有涉及文件生成、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、查閱、使用、歸檔和銷毀等電子文件管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：電子文件應(yīng)真實(shí)反映村級(jí)工作實(shí)際情況，確保內(nèi)容與紙質(zhì)文件一致。2.完整性原則：保證電子文件的內(nèi)容、格式、元數(shù)據(jù)等信息完整無(wú)缺。3.安全性原則：采取有效措施保護(hù)電子文件的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.可追溯性原則：能夠清晰記錄電子文件的產(chǎn)生、修改、流轉(zhuǎn)等過(guò)程，便于查詢和審計(jì)。二、文件生成與流轉(zhuǎn)（一）文件起草1.村級(jí)各部門(mén)或個(gè)人根據(jù)工作需要起草電子文件時(shí)，應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范、簡(jiǎn)潔。2.使用統(tǒng)一的文字處理軟件進(jìn)行起草，文件格式應(yīng)符合村級(jí)文檔格式標(biāo)準(zhǔn)要求。3.起草人應(yīng)在文件中注明標(biāo)題、文號(hào)、起草部門(mén)、起草人、日期等基本信息。（二）文件審核1.起草完成的文件需經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核。審核人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、合規(guī)性和完整性，提出審核意見(jiàn)。2.審核通過(guò)的文件，審核人應(yīng)簽署審核意見(jiàn)并注明審核日期。（三）文件簽發(fā)1.經(jīng)審核后的文件，按照村級(jí)文件審批權(quán)限，由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。2.簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，對(duì)文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、合法性負(fù)責(zé)，并簽署簽發(fā)意見(jiàn)和日期。（四）文件流轉(zhuǎn)1.文件簽發(fā)后，由專人負(fù)責(zé)通過(guò)電子辦公系統(tǒng)或其他指定方式將文件發(fā)送給相關(guān)部門(mén)或人員。2.接收文件的部門(mén)或人員應(yīng)及時(shí)查收，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行處理。如有疑問(wèn)或需要反饋的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文部門(mén)溝通。三、文件存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)設(shè)備與環(huán)境1.設(shè)立專門(mén)的電子文件存儲(chǔ)服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備，確保存儲(chǔ)設(shè)備的性能穩(wěn)定、容量充足。2.存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防盜、防蟲(chóng)、防鼠等條件，保證存儲(chǔ)設(shè)備的安全。3.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）文件分類與命名1.按照村級(jí)工作的性質(zhì)和內(nèi)容，對(duì)電子文件進(jìn)行分類，如黨務(wù)文件、村務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件等。2.文件命名應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，能夠準(zhǔn)確反映文件的主題和內(nèi)容，一般采用“年份+文號(hào)+標(biāo)題”的格式。（三）存儲(chǔ)方式1.采用分層存儲(chǔ)方式，將文件按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行存儲(chǔ)，便于查找和管理。2.對(duì)重要文件進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害或其他原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。四、文件查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.根據(jù)文件的密級(jí)和工作需要，設(shè)定不同的查閱權(quán)限。2.一般文件，相關(guān)部門(mén)或人員可在授權(quán)范圍內(nèi)查閱；涉及機(jī)密、秘密的文件，需經(jīng)特定審批流程后方可查閱。（二）查閱流程1.需要查閱文件的人員，應(yīng)填寫(xiě)《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、文號(hào)、查閱目的等信息。2.將申請(qǐng)表提交給文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，審批通過(guò)后，由文件管理人員提供文件查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱文件，不得擅自復(fù)制、傳播或更改文件內(nèi)容。如需復(fù)制文件，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）文件使用1.使用電子文件時(shí)，應(yīng)確保文件的安全性和完整性，不得對(duì)文件進(jìn)行惡意修改或破壞。2.文件使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還文件管理部門(mén)，不得私自留存。五、文件歸檔（一）歸檔范圍1.村級(jí)工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件，包括各類公文、報(bào)表、會(huì)議記錄、合同協(xié)議等。2.按照村級(jí)檔案管理規(guī)定，確定應(yīng)歸檔的文件范圍。（二）歸檔時(shí)間1.一般文件應(yīng)在文件處理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行歸檔。2.重要文件或時(shí)效性較強(qiáng)的文件，應(yīng)及時(shí)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的電子文件應(yīng)保持原始內(nèi)容和格式，確保元數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確。2.對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄，注明文件的名稱、文號(hào)、日期、保管期限等信息。3.將歸檔文件存儲(chǔ)到指定的檔案存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的索引，便于查詢和檢索。六、文件保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及村級(jí)機(jī)密、秘密的電子文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等保密措施。2.設(shè)定文件的訪問(wèn)密碼，密碼應(yīng)定期更換，并嚴(yán)格控制知悉范圍。3.加強(qiáng)對(duì)文件管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，防止文件信息泄露。（二）安全管理1.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)更新，防止計(jì)算機(jī)病毒和網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，并進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備的管理，防止存儲(chǔ)設(shè)備丟失、被盜或損壞。如發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)設(shè)備丟失或被盜，應(yīng)立即采取措施，如掛失、報(bào)警等，并及時(shí)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備中的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。七、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已超過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的電子文件。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、錯(cuò)誤、無(wú)效的電子文件。3.涉及村級(jí)機(jī)密、秘密的文件，在解密后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.由文件管理部門(mén)定期對(duì)需銷毀的文件進(jìn)行清理和鑒定，編制《文件銷毀清單》。2.《文件銷毀清單》經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，采用安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，如數(shù)據(jù)擦除、物理銷毀存儲(chǔ)設(shè)備等。3.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由參與銷毀的人員簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.成立村級(jí)文件電子管理監(jiān)督小組，定期對(duì)文件電子管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件生成、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、查閱、使用、歸檔和銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及文件的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等。（二）考核評(píng)價(jià)1.將文件電子管理工作納入村級(jí)績(jī)效考核體系，對(duì)相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)