戶外家具采購(gòu)管理制度總則一、目的為規(guī)范公司戶外家具的采購(gòu)行為，確保采購(gòu)的戶外家具符合公司的需求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有戶外家具的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于公園、廣場(chǎng)、庭院、露臺(tái)等場(chǎng)所使用的家具。三、采購(gòu)原則1.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：在采購(gòu)戶外家具時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮家具的質(zhì)量，確保家具的耐用性、安全性和舒適性。2.價(jià)格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，應(yīng)盡量選擇價(jià)格合理的戶外家具，以降低采購(gòu)成本。3.品牌優(yōu)先原則：在選擇戶外家具供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇知名品牌的供應(yīng)商，以確保家具的質(zhì)量和售后服務(wù)。4.環(huán)保節(jié)能原則：在采購(gòu)戶外家具時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇環(huán)保節(jié)能的家具，以減少對(duì)環(huán)境的污染和能源的消耗。四、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)部門（1）負(fù)責(zé)制定戶外家具采購(gòu)計(jì)劃，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)。（2）負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和選擇，建立供應(yīng)商檔案。（3）負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，監(jiān)督合同的履行情況。（4）負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)的戶外家具進(jìn)行驗(yàn)收，確保家具的質(zhì)量符合要求。2.財(cái)務(wù)部門（1）負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，控制采購(gòu)成本。（2）負(fù)責(zé)支付采購(gòu)款項(xiàng)，確保款項(xiàng)的安全和及時(shí)支付。3.使用部門（1）負(fù)責(zé)提出戶外家具的需求計(jì)劃，參與供應(yīng)商的評(píng)估和選擇。（2）負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)的戶外家具進(jìn)行驗(yàn)收，提出驗(yàn)收意見(jiàn)。（3）負(fù)責(zé)對(duì)戶外家具的使用和維護(hù)進(jìn)行管理，確保家具的正常使用。五、采購(gòu)流程1.需求提出使用部門根據(jù)實(shí)際需求，提出戶外家具的需求計(jì)劃，包括家具的種類、數(shù)量、規(guī)格、材質(zhì)、顏色等要求，并填寫《戶外家具采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交給采購(gòu)部門。2.采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)部門根據(jù)使用部門提交的《戶外家具采購(gòu)申請(qǐng)表》，編制戶外家具采購(gòu)計(jì)劃，包括采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式等內(nèi)容，并提交給財(cái)務(wù)部門審核。3.采購(gòu)方式選擇（1）對(duì)于金額較小的戶外家具采購(gòu)，可以采用詢價(jià)采購(gòu)的方式，即向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和選擇。（2）對(duì)于金額較大的戶外家具采購(gòu)，可以采用招標(biāo)采購(gòu)的方式，即通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)的方式，選擇供應(yīng)商。（3）對(duì)于緊急情況下的戶外家具采購(gòu)，可以采用單一來(lái)源采購(gòu)的方式，即從唯一的供應(yīng)商處采購(gòu)。4.供應(yīng)商評(píng)估與選擇（1）采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和選擇。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。（2）采購(gòu)部門可以通過(guò)查閱供應(yīng)商的資質(zhì)證書(shū)、產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、客戶評(píng)價(jià)等資料，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步評(píng)估。也可以通過(guò)實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)場(chǎng)地、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系等情況，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行深入評(píng)估。（3）采購(gòu)部門根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確家具的種類、數(shù)量、規(guī)格、材質(zhì)、顏色、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。5.簽訂合同采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同后，應(yīng)將合同副本分別發(fā)送給財(cái)務(wù)部門和使用部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定，安排采購(gòu)款項(xiàng)的支付。使用部門根據(jù)合同約定，做好家具的驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。6.交貨與驗(yàn)收（1）供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和地點(diǎn)，將戶外家具交付給使用部門。使用部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)家具進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括家具的種類、數(shù)量、規(guī)格、材質(zhì)、顏色、質(zhì)量等方面。（2）驗(yàn)收合格后，使用部門應(yīng)在《戶外家具驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并將《戶外家具驗(yàn)收單》副本發(fā)送給采購(gòu)部門。采購(gòu)部門應(yīng)將《戶外家具驗(yàn)收單》副本發(fā)送給財(cái)務(wù)部門，作為支付采購(gòu)款項(xiàng)的依據(jù)。（3）如果驗(yàn)收不合格，使用部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并重新組織驗(yàn)收。六、質(zhì)量控制1.供應(yīng)商質(zhì)量管理（1）采購(gòu)部門應(yīng)要求供應(yīng)商建立完善的質(zhì)量管理體系，確保家具的質(zhì)量符合要求。（2）采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核，督促供應(yīng)商不斷改進(jìn)質(zhì)量管理工作。2.家具質(zhì)量檢驗(yàn)（1）使用部門應(yīng)在家具到貨后，及時(shí)組織相關(guān)人員對(duì)家具進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括家具的外觀、結(jié)構(gòu)、尺寸、材質(zhì)、工藝等方面。（2）如果發(fā)現(xiàn)家具質(zhì)量存在問(wèn)題，使用部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并要求供應(yīng)商及時(shí)更換或維修。3.質(zhì)量追溯（1）采購(gòu)部門應(yīng)要求供應(yīng)商建立家具質(zhì)量追溯制度，確保家具的質(zhì)量問(wèn)題能夠及時(shí)追溯到源頭。（2）如果發(fā)現(xiàn)家具質(zhì)量存在問(wèn)題，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商提供相關(guān)的質(zhì)量證明文件，如產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、原材料檢驗(yàn)報(bào)告等。七、價(jià)格控制1.采購(gòu)預(yù)算控制（1）采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)使用部門提交的《戶外家具采購(gòu)申請(qǐng)表》，編制合理的采購(gòu)預(yù)算，并提交給財(cái)務(wù)部門審核。（2）財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核采購(gòu)預(yù)算，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。如果發(fā)現(xiàn)預(yù)算不合理或不準(zhǔn)確，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門進(jìn)行調(diào)整。2.價(jià)格談判（1）采購(gòu)部門應(yīng)在與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同前，與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，爭(zhēng)取獲得更優(yōu)惠的價(jià)格。（2）價(jià)格談判應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，不得接受供應(yīng)商的賄賂或其他不正當(dāng)利益。3.價(jià)格監(jiān)控（1）采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)戶外家具的市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格的變化情況。（2）如果發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)價(jià)格出現(xiàn)大幅波動(dòng)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略，以確保采購(gòu)成本的合理性。八、合同管理1.合同簽訂采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂書(shū)面的采購(gòu)合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括家具的種類、數(shù)量、規(guī)格、材質(zhì)、顏色、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.合同履行（1）采購(gòu)部門應(yīng)督促供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間和地點(diǎn)，交付家具。如果供應(yīng)商未能按時(shí)交付家具，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商盡快交付。（2）使用部門應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和地點(diǎn)，對(duì)家具進(jìn)行驗(yàn)收。如果發(fā)現(xiàn)家具質(zhì)量存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.合同變更（1）如果需要對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行變更，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、時(shí)間、方式等事項(xiàng)。（2）變更協(xié)議應(yīng)作為原采購(gòu)合同的補(bǔ)充協(xié)議，與原采購(gòu)合同具有同等法律效力。4.合同終止（1）如果需要終止采購(gòu)合同，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面的終止協(xié)議。終止協(xié)議應(yīng)明確終止的原因、時(shí)間、方式等事項(xiàng)。（2）終止協(xié)議應(yīng)作為原采購(gòu)合同的解除協(xié)議，與原采購(gòu)合同具有同等法律效力。九、售后服務(wù)管理1.售后服務(wù)承諾供應(yīng)商應(yīng)在采購(gòu)合同中明確承諾售后服務(wù)內(nèi)容，包括家具的保修期限、維修方式、維修時(shí)間等。2.售后服務(wù)響應(yīng)（1）使用部門在發(fā)現(xiàn)家具質(zhì)量問(wèn)題或需要售后服務(wù)時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門。（2）采購(gòu)部門應(yīng)在接到通知后，及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商盡快響應(yīng)售后服務(wù)請(qǐng)求。3.售后服務(wù)實(shí)施（1）供應(yīng)商應(yīng)按照售后服務(wù)承諾，及時(shí)對(duì)家具進(jìn)行維修或更換。（2）使用部門應(yīng)配合供應(yīng)商的售后服務(wù)工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.售后服務(wù)評(píng)估（1）采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的售后服務(wù)進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括售后服務(wù)響應(yīng)時(shí)間、維修質(zhì)量、客戶滿意度等方面。（2）根據(jù)評(píng)估結(jié)果，采購(gòu)部門可以對(duì)供應(yīng)商的售后服務(wù)進(jìn)行獎(jiǎng)懲，以促進(jìn)供應(yīng)商不斷提高售后服務(wù)水平。十、檔案管理1.供應(yīng)商檔案管理采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書(shū)、產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、客戶評(píng)價(jià)等資料。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新，以確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.采購(gòu)合同檔案管理采購(gòu)部門應(yīng)將簽訂的采購(gòu)合同進(jìn)行歸檔，合同檔案應(yīng)包括合同文本、變更協(xié)議、終止協(xié)議等資料。合同檔