活動經(jīng)費(fèi)開支管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司活動經(jīng)費(fèi)的管理，規(guī)范活動經(jīng)費(fèi)的開支行為，確?；顒咏?jīng)費(fèi)的合理使用，提高資金使用效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類活動經(jīng)費(fèi)開支管理，包括但不限于會議、培訓(xùn)、團(tuán)建、市場推廣等活動。（三）基本原則1.預(yù)算管理原則：活動經(jīng)費(fèi)應(yīng)納入公司年度預(yù)算管理，嚴(yán)格按照預(yù)算安排支出。2.合規(guī)性原則：活動經(jīng)費(fèi)開支必須符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。3.效益性原則：活動經(jīng)費(fèi)的使用應(yīng)注重效益，確?；顒舆_(dá)到預(yù)期目標(biāo)。4.審批控制原則：活動經(jīng)費(fèi)開支實(shí)行分級審批制度，嚴(yán)格控制開支范圍和標(biāo)準(zhǔn)。二、活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.活動發(fā)起部門：在組織活動前，活動發(fā)起部門應(yīng)根據(jù)活動的內(nèi)容、規(guī)模、預(yù)計(jì)參與人數(shù)等因素，編制活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算草案。預(yù)算草案應(yīng)詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用的明細(xì)，包括但不限于場地租賃、餐飲、交通、物料、禮品、設(shè)備租賃等。2.審核與調(diào)整：活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算草案提交至公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司預(yù)算管理要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對預(yù)算草案進(jìn)行審核，并提出調(diào)整意見?；顒影l(fā)起部門應(yīng)根據(jù)審核意見對預(yù)算草案進(jìn)行修改和完善，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。3.審批與下達(dá)：經(jīng)審核通過的活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算草案，報(bào)公司管理層審批。公司管理層審批通過后，正式下達(dá)活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算指標(biāo)?；顒影l(fā)起部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算指標(biāo)執(zhí)行，不得擅自突破預(yù)算。（二）預(yù)算執(zhí)行1.費(fèi)用報(bào)銷：活動過程中發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用，應(yīng)按照公司費(fèi)用報(bào)銷制度的規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷時，應(yīng)提供真實(shí)、合法、有效的發(fā)票及相關(guān)憑證，并注明費(fèi)用所屬活動名稱、預(yù)算項(xiàng)目等信息。2.預(yù)算監(jiān)控：財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對活動經(jīng)費(fèi)的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時掌握預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度。如發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行偏差較大，應(yīng)及時與活動發(fā)起部門溝通，分析原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整。3.預(yù)算調(diào)整：如因特殊原因需要調(diào)整活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算，活動發(fā)起部門應(yīng)填寫《活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及調(diào)整后的預(yù)算安排。經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、公司管理層審批后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。三、活動經(jīng)費(fèi)開支范圍（一）場地租賃費(fèi)用1.會議場地：用于舉辦各類會議、培訓(xùn)、講座等活動的場地租賃費(fèi)用。2.團(tuán)建場地：用于組織團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動的場地租賃費(fèi)用，如戶外拓展基地、農(nóng)家樂等。3.活動場地：用于舉辦其他各類活動的場地租賃費(fèi)用，如產(chǎn)品發(fā)布會、年會等。（二）餐飲費(fèi)用1.工作餐：為參與活動人員提供的工作餐費(fèi)用，包括午餐、晚餐等。2.茶歇：在活動期間為參與人員提供的茶歇費(fèi)用，如點(diǎn)心、水果、飲料等。3.晚宴：用于舉辦活動晚宴的餐飲費(fèi)用，包括菜品、酒水等。（三）交通費(fèi)用1.市內(nèi)交通：用于接送參與活動人員的市內(nèi)交通費(fèi)用，如出租車、公交車等。2.長途交通：用于接送參與活動人員的長途交通費(fèi)用，如飛機(jī)票、火車票、汽車票等。3.租車費(fèi)用：用于租賃車輛接送參與活動人員或運(yùn)輸活動物資的費(fèi)用。（四）物料費(fèi)用1.活動宣傳物料：用于制作活動宣傳海報(bào)、宣傳單頁、橫幅等宣傳物料的費(fèi)用。2.活動道具物料：用于活動現(xiàn)場布置、互動環(huán)節(jié)等所需的道具物料費(fèi)用，如鮮花、氣球、獎品等。3.辦公用品物料：用于活動期間所需的辦公用品物料費(fèi)用，如筆記本、筆、文件夾等。（五）禮品費(fèi)用1.活動獎品：用于獎勵在活動中表現(xiàn)優(yōu)秀的個人或團(tuán)隊(duì)的獎品費(fèi)用。2.嘉賓禮品：用于贈送活動嘉賓的禮品費(fèi)用。3.參與禮品：用于贈送參與活動人員的禮品費(fèi)用。（六）設(shè)備租賃費(fèi)用1.音響設(shè)備：用于活動現(xiàn)場的音響設(shè)備租賃費(fèi)用，如音箱、麥克風(fēng)、調(diào)音臺等。2.燈光設(shè)備：用于活動現(xiàn)場的燈光設(shè)備租賃費(fèi)用，如舞臺燈光、背景燈光等。3.視頻設(shè)備：用于活動現(xiàn)場的視頻設(shè)備租賃費(fèi)用，如投影儀、幕布、攝像機(jī)等。4.其他設(shè)備：用于活動現(xiàn)場的其他設(shè)備租賃費(fèi)用，如桌椅、帳篷、發(fā)電機(jī)等。（七）其他費(fèi)用1.專家講課費(fèi)：邀請外部專家為活動進(jìn)行授課的講課費(fèi)用。2.培訓(xùn)教材費(fèi)：為活動培訓(xùn)購買的教材費(fèi)用。3.活動保險(xiǎn)費(fèi)：為活動購買的保險(xiǎn)費(fèi)用，如人身意外險(xiǎn)、財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)等。4.其他與活動相關(guān)的合理費(fèi)用：經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)的其他與活動相關(guān)的費(fèi)用。四、活動經(jīng)費(fèi)開支審批流程（一）費(fèi)用報(bào)銷審批1.報(bào)銷人填寫報(bào)銷單：活動結(jié)束后，報(bào)銷人應(yīng)按照公司費(fèi)用報(bào)銷制度的規(guī)定，填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，并附上相關(guān)發(fā)票及憑證。2.部門負(fù)責(zé)人審核：報(bào)銷人所在部門負(fù)責(zé)人對報(bào)銷事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，并簽署審核意見。3.財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷單及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核費(fèi)用是否符合預(yù)算、發(fā)票是否真實(shí)有效、報(bào)銷手續(xù)是否齊全等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與報(bào)銷人溝通并要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。4.公司管理層審批：經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過的報(bào)銷單，報(bào)公司管理層審批。公司管理層根據(jù)活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算及相關(guān)規(guī)定，對報(bào)銷事項(xiàng)進(jìn)行審批。如審批通過，報(bào)銷人方可進(jìn)行報(bào)銷；如審批不通過，報(bào)銷人應(yīng)按照審批意見進(jìn)行整改或調(diào)整。（二）特殊費(fèi)用審批1.超出預(yù)算費(fèi)用審批：如活動經(jīng)費(fèi)開支超出預(yù)算，活動發(fā)起部門應(yīng)填寫《活動經(jīng)費(fèi)超出預(yù)算申請表》，詳細(xì)說明超出預(yù)算的原因、金額及解決方案。經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、公司管理層審批后，方可列支超出預(yù)算的費(fèi)用。2.重大活動費(fèi)用審批：對于金額較大、影響范圍較廣的重大活動費(fèi)用開支，應(yīng)實(shí)行專項(xiàng)審批制度?；顒影l(fā)起部門應(yīng)提前編制詳細(xì)的活動方案和費(fèi)用預(yù)算，報(bào)公司管理層審批?；顒舆^程中發(fā)生的費(fèi)用，應(yīng)按照專項(xiàng)審批意見進(jìn)行報(bào)銷和支付。五、活動經(jīng)費(fèi)報(bào)銷要求（一）發(fā)票要求1.真實(shí)性：報(bào)銷發(fā)票必須是真實(shí)、合法、有效的發(fā)票，不得使用虛假發(fā)票報(bào)銷。2.完整性：發(fā)票應(yīng)具備發(fā)票聯(lián)、發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項(xiàng)目名稱、金額、稅率、稅額等基本要素，且各要素應(yīng)填寫完整、清晰。3.合規(guī)性：發(fā)票應(yīng)符合國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，不得開具與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。（二）報(bào)銷憑證要求1.齊全性：報(bào)銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、費(fèi)用明細(xì)清單、審批單等相關(guān)資料，且各項(xiàng)資料應(yīng)齊全、完整。2.一致性：報(bào)銷憑證上的信息應(yīng)與實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)一致，不得涂改、偽造報(bào)銷憑證。3.關(guān)聯(lián)性：報(bào)銷憑證應(yīng)與活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算項(xiàng)目相關(guān)，不得將與活動無關(guān)的費(fèi)用列入活動經(jīng)費(fèi)報(bào)銷。（三）報(bào)銷時間要求1.及時報(bào)銷：活動結(jié)束后，報(bào)銷人應(yīng)及時整理報(bào)銷憑證，并按照公司費(fèi)用報(bào)銷制度的規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷。一般情況下，報(bào)銷人應(yīng)在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成報(bào)銷手續(xù)。2.逾期報(bào)銷：如因特殊原因未能及時報(bào)銷，報(bào)銷人應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門說明情況，并提交書面申請。經(jīng)財(cái)務(wù)部門批準(zhǔn)后，可適當(dāng)延長報(bào)銷時間。但逾期報(bào)銷的，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕受理。六、活動經(jīng)費(fèi)監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.定期審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對活動經(jīng)費(fèi)的使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查活動經(jīng)費(fèi)是否按照預(yù)算安排支出、開支范圍是否合規(guī)、報(bào)銷手續(xù)是否齊全等。2.專項(xiàng)審計(jì)：對于重大活動或活動經(jīng)費(fèi)使用存在疑問的項(xiàng)目，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，深入調(diào)查活動經(jīng)費(fèi)的使用情況，并出具審計(jì)報(bào)告。（二）財(cái)務(wù)監(jiān)督1.日常監(jiān)控：財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對活動經(jīng)費(fèi)的日常監(jiān)控，定期對活動經(jīng)費(fèi)的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和評價(jià)，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施進(jìn)行整改。2.財(cái)務(wù)檢查：財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對活動經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷憑證進(jìn)行檢查，核實(shí)發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性，確保報(bào)銷憑證符合公司規(guī)定。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的行為：公司將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人批評教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。2.對于虛報(bào)、冒領(lǐng)、挪用活動