報銷單據(jù)丟失管理制度總則一、目的為規(guī)范公司報銷單據(jù)管理，明確報銷單據(jù)丟失后的處理程序和責(zé)任，保障公司財務(wù)安全和員工合法權(quán)益，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職員工等。三、管理原則1.真實性原則：報銷單據(jù)必須真實、合法、有效，不得偽造、變造或虛報。2.完整性原則：報銷單據(jù)應(yīng)包括所有必要的信息，如發(fā)票、收據(jù)、審批單等，不得缺漏。3.及時性原則：員工應(yīng)及時提交報銷單據(jù)，不得拖延，以免影響財務(wù)結(jié)算和報銷進(jìn)度。4.責(zé)任明確原則：對于報銷單據(jù)丟失等情況，應(yīng)明確責(zé)任主體，追究相關(guān)人員的責(zé)任。四、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.財務(wù)部：負(fù)責(zé)報銷單據(jù)的審核、報銷款項的支付以及報銷單據(jù)的歸檔管理等工作。財務(wù)部應(yīng)建立健全報銷單據(jù)管理制度，加強(qiáng)對報銷單據(jù)的管理和監(jiān)督。2.人力資源部：負(fù)責(zé)協(xié)助財務(wù)部處理報銷單據(jù)丟失等相關(guān)事宜，對相關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行調(diào)查和處理。人力資源部應(yīng)將報銷單據(jù)丟失等情況納入員工績效考核范疇，對違規(guī)行為進(jìn)行記錄和通報。3.各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)審核本部門員工的報銷單據(jù)，確保報銷單據(jù)的真實性、合法性和完整性。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門員工的報銷管理，提高員工的報銷意識和合規(guī)意識。報銷單據(jù)的提交與審核一、報銷單據(jù)的種類1.發(fā)票：包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、電子發(fā)票等，是報銷的主要憑證之一。2.收據(jù)：包括收款收據(jù)、付款收據(jù)等，用于證明款項的收付情況。3.審批單：包括費(fèi)用報銷審批單、差旅費(fèi)報銷審批單等，用于記錄報銷事項的審批過程。4.其他相關(guān)憑證：如合同、協(xié)議、行程單等，根據(jù)報銷事項的不同可能需要提供。二、報銷單據(jù)的提交要求1.報銷單據(jù)應(yīng)填寫完整、清晰，不得涂改、缺損。報銷單據(jù)上的項目應(yīng)與實際報銷情況相符，如報銷金額、報銷事由等。2.報銷單據(jù)應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和要求填寫，如費(fèi)用報銷審批單應(yīng)包括報銷部門、報銷人、報銷日期、報銷事由、報銷金額、審批人等項目。3.報銷單據(jù)應(yīng)附相關(guān)的發(fā)票、收據(jù)、審批單等憑證，如報銷差旅費(fèi)應(yīng)附機(jī)票、酒店發(fā)票、行程單等憑證。4.報銷單據(jù)應(yīng)按照公司規(guī)定的時間和流程提交，如每月的報銷截止日期為當(dāng)月的最后一個工作日，特殊情況需提前申請。三、報銷單據(jù)的審核流程1.報銷人填寫報銷單據(jù)，并將相關(guān)憑證粘貼在報銷單據(jù)后面。2.報銷人將報銷單據(jù)提交給本部門負(fù)責(zé)人，由本部門負(fù)責(zé)人審核報銷單據(jù)的真實性、合法性和完整性。3.本部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將報銷單據(jù)提交給財務(wù)部，由財務(wù)部進(jìn)行審核。財務(wù)部應(yīng)審核報銷單據(jù)的金額是否正確、憑證是否齊全、審批手續(xù)是否完備等。4.財務(wù)部審核通過后，將報銷單據(jù)提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)審核報銷事項的合理性和必要性，以及報銷金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)等。5.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部根據(jù)審批結(jié)果支付報銷款項。報銷單據(jù)丟失的處理程序一、報銷單據(jù)丟失的認(rèn)定1.報銷單據(jù)丟失是指在報銷單據(jù)提交、審核、支付等過程中，由于人為因素或不可抗力因素導(dǎo)致報銷單據(jù)丟失或損毀，無法提供完整的報銷憑證。2.報銷單據(jù)丟失的認(rèn)定應(yīng)由財務(wù)部負(fù)責(zé)，財務(wù)部應(yīng)根據(jù)報銷單據(jù)的提交時間、審核情況、支付記錄等信息，確定報銷單據(jù)是否丟失。二、報銷單據(jù)丟失的責(zé)任認(rèn)定1.員工責(zé)任：如果報銷單據(jù)丟失是由于員工自身原因造成的，如保管不善、丟失等，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。員工應(yīng)及時向財務(wù)部報告報銷單據(jù)丟失情況，并配合財務(wù)部進(jìn)行調(diào)查和處理。2.財務(wù)部責(zé)任：如果報銷單據(jù)丟失是由于財務(wù)部原因造成的，如審核失誤、歸檔不當(dāng)?shù)龋攧?wù)部應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。財務(wù)部應(yīng)及時向員工道歉，并協(xié)助員工重新辦理報銷手續(xù)。3.其他責(zé)任：如果報銷單據(jù)丟失是由于不可抗力因素造成的，如火災(zāi)、水災(zāi)等，應(yīng)根據(jù)具體情況進(jìn)行處理。三、報銷單據(jù)丟失的處理方式1.補(bǔ)辦報銷單據(jù)：如果報銷單據(jù)丟失，員工應(yīng)及時向財務(wù)部報告，并提交書面申請，說明報銷單據(jù)丟失的原因和情況。財務(wù)部應(yīng)根據(jù)員工的申請，核實報銷事項的真實性和合法性，并要求員工提供相關(guān)的證明材料，如發(fā)票復(fù)印件、收據(jù)復(fù)印件、行程單復(fù)印件等。財務(wù)部審核通過后，應(yīng)重新為員工辦理報銷手續(xù)，并將報銷款項支付給員工。2.扣除報銷款項：如果員工無法提供有效的證明材料，財務(wù)部應(yīng)根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定，扣除相應(yīng)的報銷款項?？鄢膱箐N款項應(yīng)計入員工的個人欠款，由員工在規(guī)定的時間內(nèi)還清。3.追究責(zé)任：對于報銷單據(jù)丟失的情況，財務(wù)部應(yīng)及時向人力資源部報告，并配合人力資源部進(jìn)行調(diào)查和處理。人力資源部應(yīng)根據(jù)調(diào)查結(jié)果，對相關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行處理，如批評教育、罰款、降職、撤職等。