杭州采購(gòu)流程管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購(gòu)流程，加強(qiáng)采購(gòu)管理，確保采購(gòu)工作的高效、有序進(jìn)行，保障公司物資供應(yīng)，降低采購(gòu)成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于杭州公司各部門涉及的所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、設(shè)備、原材料、服務(wù)等的采購(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益原則：在滿足公司需求的前提下，追求采購(gòu)效益最大化，降低采購(gòu)成本。3.公開(kāi)透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.歸口管理原則：采購(gòu)工作實(shí)行歸口管理，明確各部門職責(zé)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)公司需求和庫(kù)存情況，合理安排采購(gòu)任務(wù)。2.尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)良好的合作關(guān)系。3.執(zhí)行采購(gòu)流程，包括詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、簽訂合同、訂單跟蹤等。4.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收、付款申請(qǐng)等工作。（二）需求部門1.提出準(zhǔn)確的采購(gòu)需求，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等。2.協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)估和選擇。3.參與采購(gòu)合同的評(píng)審，對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量、性能等提出意見(jiàn)。4.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收工作，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與采購(gòu)部門溝通。（三）財(cái)務(wù)部門1.審核采購(gòu)合同，確保合同條款符合財(cái)務(wù)規(guī)定。2.負(fù)責(zé)采購(gòu)款項(xiàng)的支付審核與結(jié)算工作。3.對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）審計(jì)部門1.對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性。2.對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行審查，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。3.對(duì)采購(gòu)成本的合理性進(jìn)行審計(jì)評(píng)估。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，結(jié)合庫(kù)存情況，制定采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評(píng)估其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。3.向篩選后的供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)函，要求其提供報(bào)價(jià)單及相關(guān)產(chǎn)品資料。4.采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇至少三家供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)一步洽談。5.組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，深入了解其實(shí)際情況，形成考察報(bào)告。6.根據(jù)供應(yīng)商的綜合表現(xiàn)，建立供應(yīng)商評(píng)估檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，定期評(píng)估和更新。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，就采購(gòu)物資的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商。2.談判達(dá)成一致后，起草采購(gòu)合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保條款清晰、準(zhǔn)確、合法。3.采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，與供應(yīng)商簽訂正式合同。（五）訂單下達(dá)與跟蹤1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確訂單編號(hào)、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.建立訂單跟蹤機(jī)制，定期與供應(yīng)商溝通訂單執(zhí)行情況，及時(shí)掌握物資生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。3.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商不能按時(shí)交貨或產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，必要時(shí)采取相應(yīng)的措施，如調(diào)整交貨期、更換供應(yīng)商等。（六）物資驗(yàn)收1.物資到貨前，采購(gòu)部門通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨時(shí)，由需求部門、采購(gòu)部門共同按照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等是否與合同一致。3.驗(yàn)收合格后，填寫《物資驗(yàn)收單》，相關(guān)人員簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，并做好記錄。（七）付款申請(qǐng)與結(jié)算1.采購(gòu)部門根據(jù)《物資驗(yàn)收單》和采購(gòu)合同，填寫《付款申請(qǐng)表》，附上相關(guān)發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料。2.《付款申請(qǐng)表》經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。3.財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)支付采購(gòu)款項(xiàng)，并做好付款記錄。四、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)部門每年年底根據(jù)公司下一年度的工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，編制采購(gòu)預(yù)算草案。2.采購(gòu)預(yù)算草案應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。3.財(cái)務(wù)部門結(jié)合公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算，對(duì)采購(gòu)預(yù)算草案進(jìn)行調(diào)整和完善，形成年度采購(gòu)預(yù)算方案，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)部門嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，不得超預(yù)算采購(gòu)。2.如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，采購(gòu)部門應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整原因和金額，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可調(diào)整。（三）預(yù)算監(jiān)控與分析1.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.采購(gòu)部門每月對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，確保采購(gòu)預(yù)算的有效執(zhí)行。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員共同識(shí)別采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類和評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同類型的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。如對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)供應(yīng)商管理和合同約束；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)控制；對(duì)于價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，采用套期保值等方式進(jìn)行防范；對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同審核和管理。2.定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)調(diào)整和完善應(yīng)對(duì)措施。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。2.及時(shí)收集和分析風(fēng)險(xiǎn)信息，如供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況、市場(chǎng)價(jià)格變化等，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化趨勢(shì)，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)。六、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估（一）評(píng)估指標(biāo)1.采購(gòu)成本：包括采購(gòu)物資的價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、稅費(fèi)等，評(píng)估采購(gòu)成本是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.采購(gòu)質(zhì)量：以驗(yàn)收合格的物資數(shù)量占采購(gòu)物資總數(shù)量的比例為指標(biāo)，評(píng)估采購(gòu)物資的質(zhì)量情況。3.采購(gòu)效率：以采購(gòu)周期、訂單處理時(shí)間等為指標(biāo)，評(píng)估采購(gòu)工作的效率。4.供應(yīng)商管理：以供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商投訴率等為指標(biāo)，評(píng)估供應(yīng)商管理工作的效果。（二）評(píng)估方法1.定期收集采購(gòu)相關(guān)數(shù)據(jù)，如采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、訂單記錄等。2.根據(jù)評(píng)估指標(biāo)，采用定量分析與定性分析相結(jié)合的方法，對(duì)采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行評(píng)估。3.組織相關(guān)人員對(duì)采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行評(píng)價(jià)，包括采購(gòu)部門自評(píng)、需求部門評(píng)價(jià)、財(cái)務(wù)部門評(píng)價(jià)等。（三）評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果，對(duì)采購(gòu)部門及相關(guān)人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲。2.對(duì)采購(gòu)工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析和總結(jié)，提出改進(jìn)措施，不斷提高采購(gòu)績(jī)效。七、信息管理（一）采購(gòu)信息收集1.采購(gòu)部門應(yīng)廣泛收集與采購(gòu)相關(guān)的信息，如市場(chǎng)價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、行業(yè)動(dòng)態(tài)等。2.建立采購(gòu)信息收集渠道，如網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、行業(yè)協(xié)會(huì)、供應(yīng)商交流等，確保信息的及時(shí)、準(zhǔn)確、全面。（二）采購(gòu)信息整理與分析1.對(duì)收集到的采購(gòu)信息進(jìn)行整理和分類，建立采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)。2.定期對(duì)采購(gòu)信息進(jìn)行分析，為采購(gòu)決策提供數(shù)據(jù)支持，如分析市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)、供應(yīng)商績(jī)效變化等。（三）采購(gòu)信息共享1.建立采購(gòu)信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)部門、需求