建筑公司文件管理制度總則一、目的為規(guī)范建筑公司文件管理工作，提高文件處理效率，確保公司信息的準(zhǔn)確傳遞和有效利用，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于建筑公司總部及各項(xiàng)目部的文件管理工作，包括但不限于各類(lèi)行政文件、技術(shù)文件、合同文件等。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司的文件由公司辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，各部門(mén)應(yīng)積極配合。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：按照公司的組織架構(gòu)和職責(zé)分工，明確各層級(jí)的文件管理職責(zé)，確保文件管理工作的有序進(jìn)行。3.安全保密原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，防止文件泄露。4.及時(shí)準(zhǔn)確原則：文件的處理應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保文件的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。四、文件分類(lèi)1.行政文件：包括公司的規(guī)章制度、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.技術(shù)文件：包括設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。3.合同文件：包括工程承包合同、采購(gòu)合同、租賃合同等。4.其他文件：包括會(huì)議紀(jì)要、備忘錄、簡(jiǎn)報(bào)等。文件的起草與審核一、起草1.行政文件由公司辦公室或相關(guān)部門(mén)根據(jù)工作需要起草，技術(shù)文件由技術(shù)部門(mén)起草，合同文件由合同管理部門(mén)起草。2.起草文件應(yīng)遵循國(guó)家法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度，內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，格式應(yīng)規(guī)范、統(tǒng)一。3.起草文件應(yīng)使用公司規(guī)定的文件格式和模板，如無(wú)規(guī)定，應(yīng)參照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)慣例。二、審核1.行政文件由公司辦公室主任審核，技術(shù)文件由技術(shù)負(fù)責(zé)人審核，合同文件由合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.審核內(nèi)容包括文件的合法性、合理性、準(zhǔn)確性、完整性等方面，審核人員應(yīng)提出具體的修改意見(jiàn)和建議。3.起草人員應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)文件進(jìn)行修改，修改后的文件應(yīng)重新提交審核，直至審核通過(guò)。文件的審批與發(fā)布一、審批1.行政文件由公司總經(jīng)理審批，技術(shù)文件由公司技術(shù)總監(jiān)審批，合同文件由公司法定代表人或授權(quán)代表審批。2.審批人員應(yīng)認(rèn)真審核文件的內(nèi)容和形式，對(duì)文件的合法性、合理性、準(zhǔn)確性、完整性等方面進(jìn)行把關(guān)，確保文件符合公司的利益和要求。3.審批人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審批工作，如遇特殊情況，應(yīng)及時(shí)與起草人員或?qū)徍巳藛T溝通協(xié)商。二、發(fā)布1.經(jīng)審批通過(guò)的文件，由公司辦公室或相關(guān)部門(mén)按照規(guī)定的程序進(jìn)行發(fā)布。2.發(fā)布文件應(yīng)采用書(shū)面形式或電子形式，如通知、公告、電子郵件等，并明確文件的發(fā)放范圍和對(duì)象。3.發(fā)布文件應(yīng)注明文件的編號(hào)、日期、版本等信息，以便于文件的管理和查詢(xún)。文件的傳遞與歸檔一、傳遞1.行政文件的傳遞由公司辦公室負(fù)責(zé)，技術(shù)文件的傳遞由技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)，合同文件的傳遞由合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)。2.文件的傳遞應(yīng)遵循公司的內(nèi)部流程和規(guī)定，確保文件的及時(shí)、準(zhǔn)確傳遞。3.傳遞文件應(yīng)使用公司規(guī)定的文件傳遞方式，如內(nèi)部郵件、傳真、快遞等，并填寫(xiě)文件傳遞登記表，記錄文件的傳遞過(guò)程和結(jié)果。二、歸檔1.行政文件的歸檔由公司辦公室負(fù)責(zé)，技術(shù)文件的歸檔由技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)，合同文件的歸檔由合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)。2.文件的歸檔應(yīng)按照公司的檔案管理規(guī)定進(jìn)行，確保文件的安全、完整、可查。3.歸檔文件應(yīng)填寫(xiě)文件歸檔登記表，記錄文件的歸檔時(shí)間、歸檔編號(hào)、文件名稱(chēng)、文件內(nèi)容等信息，并將文件存入公司的檔案庫(kù)中。文件的保管與使用一、保管1.公司辦公室、技術(shù)部門(mén)和合同管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件的保管工作，確保文件的安全、完整。2.文件的保管應(yīng)采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，防止文件的損壞和丟失。3.保管人員應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行清理和整理，及時(shí)銷(xiāo)毀過(guò)期或無(wú)用的文件，確保文件的有效性和可讀性。二、使用1.公司內(nèi)部人員使用文件應(yīng)遵循公司的規(guī)定和程序，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露文件內(nèi)容。2.外部單位或個(gè)人使用文件應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽署相關(guān)的使用協(xié)議，明確文件的使用范圍和期限。3.使用文件應(yīng)注意保護(hù)文件的機(jī)密性和完整性，不得在文件上涂改、損壞或丟失。文件的修訂與廢止一、修訂1.因公司的發(fā)展、法律法規(guī)的變化或工作需要，需要對(duì)文件進(jìn)行修訂的，應(yīng)由相關(guān)部門(mén)提出修訂申請(qǐng)，并按照文件的起草、審核、審批程序進(jìn)行修訂。2.修訂后的文件應(yīng)及時(shí)發(fā)布，并注明修訂的時(shí)間、版本等信息，同時(shí)收回作廢的文件。3.修訂文件的過(guò)程中，應(yīng)充分考慮文件的連續(xù)性和穩(wěn)定性，避免對(duì)公司的工作造成不必要的影響。二、廢止1.因公司的發(fā)展、法律法規(guī)的變化或工作需要，需要廢止文件的，應(yīng)由相關(guān)部門(mén)提出廢止申請(qǐng)，并按照文件的審批程序進(jìn)行審批。2.經(jīng)審批通過(guò)的廢止文件，應(yīng)由公司辦公室或相關(guān)部門(mén)及時(shí)收回，并注明廢止的時(shí)間和原因。3.廢止文件的原件應(yīng)存入公司的檔案庫(kù)中，以備查閱。附則一、本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋和修訂。二、本制度自發(fā)布之日起施行。以上是一