快遞公司檔案管理制度總則一、目的為加強(qiáng)快遞公司檔案管理，規(guī)范檔案工作流程，提高檔案利用效率，確保公司檔案的安全、完整和有效利用，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于快遞公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。三、檔案定義本制度所稱檔案，是指快遞公司在經(jīng)營管理活動中形成的各種具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。四、檔案管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定等工作。2.分級負(fù)責(zé)原則：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的管理工作，按照本制度的要求，做好檔案的收集、整理、歸檔和移交等工作。3.安全保密原則：檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案的安全和保密。4.便于利用原則：檔案管理工作應(yīng)注重檔案的利用價(jià)值，建立健全檔案檢索體系，提高檔案的利用效率。檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)一、公司綜合管理部門1.負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，制定公司檔案管理制度和檔案工作計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定等工作，確保檔案的安全、完整和有效利用。3.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)工作，建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理工作的效率和水平。4.負(fù)責(zé)公司檔案的移交、銷毀等工作，按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。5.負(fù)責(zé)對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中存在的問題。二、各部門1.指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的管理工作，明確檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)限。2.按照本制度的要求，做好本部門檔案的收集、整理、歸檔和移交等工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。3.定期對本部門檔案進(jìn)行清理、鑒定，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見，經(jīng)公司綜合管理部門審核后，按照規(guī)定程序辦理銷毀手續(xù)。4.配合公司綜合管理部門做好公司檔案的利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。檔案的分類與編號一、檔案分類1.按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，公司檔案分為行政管理檔案、經(jīng)營管理檔案、財(cái)務(wù)會計(jì)檔案、人力資源檔案、客戶服務(wù)檔案等五大類。2.行政管理檔案包括公司規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、公文函件、人事任免、獎懲決定等。3.經(jīng)營管理檔案包括市場調(diào)研資料、客戶資料、合同協(xié)議、運(yùn)輸單據(jù)、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.財(cái)務(wù)會計(jì)檔案包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.人力資源檔案包括員工檔案、培訓(xùn)檔案、績效考核檔案等。6.客戶服務(wù)檔案包括客戶投訴記錄、客戶滿意度調(diào)查結(jié)果、售后服務(wù)記錄等。二、檔案編號1.公司檔案編號采用分類編號法，即按照檔案的分類號和順序號進(jìn)行編號。2.檔案分類號由兩位數(shù)字表示，第一位數(shù)字表示檔案的大類，第二位數(shù)字表示檔案的小類。例如，行政管理檔案的分類號為“01”，經(jīng)營管理檔案的分類號為“02”，財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的分類號為“03”，人力資源檔案的分類號為“04”，客戶服務(wù)檔案的分類號為“05”。3.檔案順序號由三位數(shù)字表示，按照檔案的形成時間順序依次編號。例如，2023年形成的第1份行政管理檔案的編號為“01001”，2023年形成的第2份經(jīng)營管理檔案的編號為“02002”，以此類推。檔案的收集與整理一、檔案的收集1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案移交公司綜合管理部門，確保檔案的齊全、完整。2.公司綜合管理部門應(yīng)定期對各部門檔案的收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案的及時移交。3.對于重要的檔案，各部門應(yīng)在形成后及時移交公司綜合管理部門，不得拖延。二、檔案的整理1.公司綜合管理部門應(yīng)按照檔案的分類和編號規(guī)則，對收集到的檔案進(jìn)行整理和分類，確保檔案的有序存放。2.檔案整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。3.檔案整理應(yīng)采用科學(xué)的方法，如裝訂、立卷、歸檔等，確保檔案的整齊、美觀和規(guī)范。檔案的保管與利用一、檔案的保管1.公司綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、滅火器、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、易腐等物品。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、霉變等情況應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)和處理。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自將檔案借出檔案庫房。二、檔案的利用1.公司各部門因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案借閱登記表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般為7天，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容。4.公司綜合管理部門應(yīng)定期對檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司的經(jīng)營管理提供參考依據(jù)。檔案的鑒定與銷毀一、檔案的鑒定1.公司綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。2.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種，具體保管期限根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)確定。3.對于已過保管期限的檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定和篩選，確定需要銷毀的檔案。4.檔案鑒定工作應(yīng)由公司綜合管理部門、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成的鑒定小組進(jìn)行，鑒定結(jié)果應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。二、檔案的銷毀1.對于需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀登記表，經(jīng)公司綜合管理部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀工作應(yīng)由公司綜合管理部門、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成的銷