建筑公司資料部管理制度總則一、目的為規(guī)范建筑公司資料部的工作，提高資料管理水平，確保公司資料的安全、完整、準(zhǔn)確和及時，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于建筑公司資料部全體員工，包括資料收集、整理、歸檔、保管、利用等各項工作。三、管理職責(zé)1.資料部經(jīng)理（1）全面負(fù)責(zé)資料部的管理工作，制定部門工作計劃和規(guī)章制度，組織實施并監(jiān)督執(zhí)行。（2）負(fù)責(zé)資料的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作的指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，確保資料管理工作的順利進行。（3）負(fù)責(zé)與公司其他部門的溝通與協(xié)作，及時了解公司業(yè)務(wù)需求，提供相關(guān)資料支持。（4）負(fù)責(zé)資料部員工的培訓(xùn)和考核，提高員工的業(yè)務(wù)水平和工作效率。2.資料管理員（1）具體負(fù)責(zé)資料的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保資料的安全、完整、準(zhǔn)確和及時。（2）按照公司規(guī)定的資料分類標(biāo)準(zhǔn)和歸檔要求，對各類資料進行分類、編號、登記和歸檔，建立健全資料檔案管理制度。（3）負(fù)責(zé)資料的日常保管和維護工作，定期對資料進行檢查、清理和修復(fù)，確保資料的完好無損。（4）根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，及時提供相關(guān)資料的查詢和利用服務(wù)，做好資料的借閱和歸還登記工作。（5）協(xié)助資料部經(jīng)理完成其他相關(guān)工作任務(wù)。四、資料收集1.資料收集范圍（1）公司內(nèi)部資料：包括公司規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、財務(wù)報表、工程圖紙、合同文件等。（2）公司外部資料：包括行業(yè)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、市場調(diào)研資料、競爭對手資料等。2.資料收集渠道（1）內(nèi)部渠道：通過公司內(nèi)部各部門、項目部等收集相關(guān)資料。（2）外部渠道：通過網(wǎng)絡(luò)、圖書館、行業(yè)協(xié)會等收集相關(guān)資料。3.資料收集要求（1）及時收集：資料管理員應(yīng)及時收集各類資料，確保資料的時效性。（2）準(zhǔn)確收集：資料管理員應(yīng)確保收集的資料準(zhǔn)確無誤，避免虛假信息的混入。（3）完整收集：資料管理員應(yīng)確保收集的資料完整無缺，避免資料的遺漏。（4）規(guī)范收集：資料管理員應(yīng)按照公司規(guī)定的資料收集標(biāo)準(zhǔn)和要求進行收集，確保資料的規(guī)范性。五、資料整理1.資料整理原則（1）分類整理：按照公司規(guī)定的資料分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的資料進行分類整理，確保資料的系統(tǒng)性和邏輯性。（2）編號整理：對分類整理后的資料進行編號，確保資料的唯一性和可追溯性。（3）目錄整理：編制資料目錄，方便資料的查詢和利用。（4）裝訂整理：對整理好的資料進行裝訂，確保資料的整齊美觀。2.資料整理流程（1）資料分類：根據(jù)資料的性質(zhì)、內(nèi)容和用途等，將資料分為不同的類別，如工程資料、財務(wù)資料、人事資料等。（2）資料編號：按照公司規(guī)定的資料編號規(guī)則，對分類后的資料進行編號，如工程資料編號為“G工程編號資料編號”，財務(wù)資料編號為“C財務(wù)年度資料編號”等。（3）資料目錄編制：根據(jù)資料的分類和編號，編制資料目錄，包括資料名稱、資料編號、資料類別、資料日期等信息。（4）資料裝訂：將整理好的資料進行裝訂，裝訂方式應(yīng)符合公司規(guī)定，如采用線裝、膠裝等。六、資料歸檔1.資料歸檔范圍（1）經(jīng)過整理后的各類資料，包括紙質(zhì)資料和電子資料。（2）具有長期保存價值的資料，如公司規(guī)章制度、工程圖紙、合同文件等。2.資料歸檔時間（1）工程資料應(yīng)在工程竣工驗收后一個月內(nèi)歸檔。（2）財務(wù)資料應(yīng)在財務(wù)年度結(jié)束后三個月內(nèi)歸檔。（3）人事資料應(yīng)在人事變動后一個月內(nèi)歸檔。（4）其他資料應(yīng)在資料形成后及時歸檔。3.資料歸檔要求（1）歸檔資料應(yīng)齊全、完整，不得有遺漏。（2）歸檔資料應(yīng)分類清晰、編號準(zhǔn)確，便于查詢和利用。（3）歸檔資料應(yīng)裝訂整齊、封面規(guī)范，注明資料名稱、資料編號、資料類別、資料日期等信息。（4）歸檔資料應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止資料受潮、霉變和損壞。七、資料保管1.資料保管責(zé)任（1）資料部經(jīng)理對資料的保管工作負(fù)總責(zé)，負(fù)責(zé)制定資料保管制度和措施，確保資料的安全。（2）資料管理員具體負(fù)責(zé)資料的保管工作，對所保管的資料負(fù)責(zé)，確保資料的完整、準(zhǔn)確和及時。2.資料保管措施（1）建立資料保管臺賬，記錄資料的進出庫情況、保管位置等信息。（2）采用防火、防盜、防潮、防蟲等措施，確保資料的安全。（3）定期對資料進行檢查和清理，及時發(fā)現(xiàn)和處理資料的損壞、丟失等問題。（4）采用信息化手段，對資料進行數(shù)字化管理，提高資料的利用效率。3.資料借閱與歸還（1）公司內(nèi)部員工因工作需要借閱資料，應(yīng)填寫資料借閱申請表，經(jīng)資料部經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借閱。（2）借閱資料的期限一般為10個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（3）借閱資料應(yīng)妥善保管，不得損壞、丟失或擅自涂改、復(fù)制。（4）借閱資料應(yīng)按時歸還，逾期未還的，應(yīng)按規(guī)定繳納逾期使用費。（5）資料歸還時，資料管理員應(yīng)檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。八、資料利用1.資料利用原則（1）服務(wù)原則：資料部應(yīng)積極為公司各部門提供資料利用服務(wù)，滿足公司業(yè)務(wù)需求。（2）保密原則：資料部應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，確保資料的安全。（3）規(guī)范原則：資料部應(yīng)按照公司規(guī)定的資料利用程序和要求，規(guī)范地提供資料利用服務(wù)。2.資料利用方式（1）查閱：公司內(nèi)部員工可到資料部查閱所需資料，資料管理員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。（2）復(fù)?。汗緝?nèi)部員工因工作需要復(fù)印資料，應(yīng)填寫資料復(fù)印申請表，經(jīng)資料部經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可復(fù)印。（3）借閱：公司內(nèi)部員工因工作需要借閱資料，應(yīng)按照資料借閱與歸還的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.資料利用服務(wù)（1）資料部應(yīng)建立資料利用登記制度，記錄資料的利用情況，包括利用人、利用時間、利用目的等信息。（2）資料部應(yīng)定期對資料的利用情況進行統(tǒng)計和分析，為公司業(yè)務(wù)決策提供參考依據(jù)。（3）資料部應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，及時更新和補充相關(guān)資料，提高資料的利用價值。九、資料銷毀1.資料銷毀范圍（1）已過保管期限的資料，如超過規(guī)定保管期限的工程資料、財務(wù)資料等。（2）失去保存價值的資料，如已破損、變質(zhì)、無法修復(fù)的資料等。2.資料銷毀程序（1）資料部經(jīng)理提出資料銷毀申請，說明資料的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息，并附資料清單。（2）公司分管領(lǐng)導(dǎo)對資料銷毀申請進行審批。（3）資料部組織對擬銷毀的資料進行清理和核對，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。（4）對擬銷毀的資料進行登記造冊，注明資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間等信息。（5）將擬