機關(guān)檔案制度管理制度一、總則（一）目的為加強機關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為機關(guān)各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關(guān)各部門及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機關(guān)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映機關(guān)工作的實際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集機關(guān)在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置機關(guān)設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責(zé)機關(guān)檔案的全面管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施機關(guān)檔案管理制度。2.負責(zé)機關(guān)各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。5.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行銷毀處理。6.積極開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高機關(guān)工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)能力。8.為機關(guān)各項工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極主動地為利用者提供幫助和支持。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.機關(guān)在履行職能活動中形成的各種文件材料，包括上級文件、本級文件、下級文件、會議文件、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、財務(wù)憑證等。2.機關(guān)內(nèi)部形成的各類文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.機關(guān)工作人員在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案，如考核材料、培訓(xùn)記錄、獎懲情況等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體形式符合要求。3.對重要文件和具有長期保存價值的檔案材料，應(yīng)進行一式多份收集，以防丟失。4.各部門應(yīng)定期將收集的檔案材料移交至檔案管理部門，交接時應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫檔案交接清單。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）檔案整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類，編制檔號，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，裝訂成卷。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)工作的特點和要求，制定相應(yīng)的分類方案，進行分類整理。3.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類，建立檔案目錄和索引。4.聲像檔案：按照載體形式、時間、內(nèi)容等進行分類，注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息。5.電子檔案：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的位置。2.庫房應(yīng)具備足夠的空間，滿足檔案存放的需要，并設(shè)置專門的檔案架、柜等存儲設(shè)備。3.庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、除濕機、防蟲藥、防鼠板等。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴格控制檔案庫房的溫度、濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、存放易燃、易爆物品。（三）檔案存儲設(shè)備管理1.定期對檔案架、柜等存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備的完好無損。2.對損壞的存儲設(shè)備應(yīng)及時進行維修或更換，保證檔案的安全存放。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合機關(guān)工作實際，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判定檔案的價值。（二）檔案鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）檔案鑒定方法1.逐件審查檔案內(nèi)容，分析其歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.根據(jù)檔案的形成時間、來源、內(nèi)容、形式等因素，綜合判斷檔案的保管期限。（四）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年。凡是在相當(dāng)長時期內(nèi)機關(guān)工作需要查考的文件材料，列為定期保管。（五）檔案銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)機關(guān)負責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負責(zé)組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱利用原則1.嚴格遵守國家有關(guān)檔案查閱利用的規(guī)定，確保檔案信息的安全。2.本著方便利用、服務(wù)工作的原則，為機關(guān)工作人員和社會利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案查閱服務(wù)。（二）查閱利用范圍1.機關(guān)工作人員因工作需要查閱本機關(guān)檔案。2.外單位因工作需要查閱本機關(guān)檔案，須經(jīng)本機關(guān)負責(zé)人批準(zhǔn)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，查閱利用須嚴格按照國家保密法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行。（三）查閱利用手續(xù)1.機關(guān)工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)本機關(guān)負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱時，檔案管理部門應(yīng)安排專人負責(zé)陪同。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進行登記。（四）查閱利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極主動地為查閱利用者提供幫助和支持，及時準(zhǔn)確地查找所需檔案。2.對查閱利用者提出的問題，檔案管理人員應(yīng)耐心解答，提供必要的咨詢服務(wù)。3.查閱利用結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確保檔案的完整無損。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱利用人次、復(fù)印摘抄份數(shù)等。3.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，報送機關(guān)負責(zé)人和上級檔案管理部門。（二）檔案移交1.機關(guān)撤銷、合并時，