機關檔案制度管理制度一、總則（一）目的為加強機關檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為機關各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關各部門及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機關檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內容應真實反映機關工作的實際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集機關在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置機關設立獨立的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責機關檔案的全面管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施機關檔案管理制度。2.負責機關各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。5.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序對已失去保存價值的檔案進行銷毀處理。6.積極開展檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，提高檔案管理的效率和水平。7.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高機關工作人員的檔案意識和業(yè)務能力。8.為機關各項工作提供檔案查閱、借閱等服務，積極主動地為利用者提供幫助和支持。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.機關在履行職能活動中形成的各種文件材料，包括上級文件、本級文件、下級文件、會議文件、工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、財務憑證等。2.機關內部形成的各類文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.機關工作人員在工作中形成的個人業(yè)務檔案，如考核材料、培訓記錄、獎懲情況等。（二）檔案收集要求1.各部門應明確專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，載體形式符合要求。3.對重要文件和具有長期保存價值的檔案材料，應進行一式多份收集，以防丟失。4.各部門應定期將收集的檔案材料移交至檔案管理部門，交接時應辦理交接手續(xù)，填寫檔案交接清單。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、排列有序、編目準確。（四）檔案整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構（問題）進行分類，編制檔號，填寫卷內文件目錄和備考表，裝訂成卷。2.業(yè)務檔案：根據業(yè)務工作的特點和要求，制定相應的分類方案，進行分類整理。3.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類，建立檔案目錄和索引。4.聲像檔案：按照載體形式、時間、內容等進行分類，注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息。5.電子檔案：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類存儲，建立電子檔案目錄數據庫。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇在干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的位置。2.庫房應具備足夠的空間，滿足檔案存放的需要，并設置專門的檔案架、柜等存儲設備。3.庫房應安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施設備，如消防器材、監(jiān)控設備、除濕機、防蟲藥、防鼠板等。（二）檔案保管要求1.檔案應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的完整性。4.嚴格控制檔案庫房的溫度、濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，濕度應保持在45%60%之間。5.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，嚴禁在庫房內吸煙、存放易燃、易爆物品。（三）檔案存儲設備管理1.定期對檔案架、柜等存儲設備進行檢查和維護，確保設備的完好無損。2.對損壞的存儲設備應及時進行維修或更換，保證檔案的安全存放。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.以國家有關檔案保管期限的規(guī)定為依據，結合機關工作實際，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。（二）檔案鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）檔案鑒定方法1.逐件審查檔案內容，分析其歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.根據檔案的形成時間、來源、內容、形式等因素，綜合判斷檔案的保管期限。（四）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年。凡是在相當長時期內機關工作需要查考的文件材料，列為定期保管。（五）檔案銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經機關負責人批準后，由檔案管理部門負責組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱利用原則1.嚴格遵守國家有關檔案查閱利用的規(guī)定，確保檔案信息的安全。2.本著方便利用、服務工作的原則，為機關工作人員和社會利用者提供優(yōu)質高效的檔案查閱服務。（二）查閱利用范圍1.機關工作人員因工作需要查閱本機關檔案。2.外單位因工作需要查閱本機關檔案，須經本機關負責人批準。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，查閱利用須嚴格按照國家保密法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行。（三）查閱利用手續(xù)1.機關工作人員查閱檔案，應填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、內容、期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應持單位介紹信，注明查閱目的、內容、期限等信息，經本機關負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱時，檔案管理部門應安排專人負責陪同。3.查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復印、摘抄檔案內容，應經檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定進行登記。（四）查閱利用服務1.檔案管理部門應積極主動地為查閱利用者提供幫助和支持，及時準確地查找所需檔案。2.對查閱利用者提出的問題，檔案管理人員應耐心解答，提供必要的咨詢服務。3.查閱利用結束后，查閱人員應將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案的完整無損。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計內容包括檔案數量、種類、保管期限、查閱利用人次、復印摘抄份數等。3.檔案統(tǒng)計報表應及時、準確、完整，報送機關負責人和上級檔案管理部門。（二）檔案移交1.機關撤銷、合并時，