律師業(yè)務歸檔管理制度總則一、目的為規(guī)范律師業(yè)務檔案的管理，確保律師業(yè)務檔案的安全、完整、準確和及時歸檔，提高律師業(yè)務檔案的利用效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于本律師事務所內所有律師及相關工作人員從事的各類律師業(yè)務檔案的管理。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：律師業(yè)務檔案實行統(tǒng)一管理，由律師事務所的檔案管理部門負責集中保管。2.安全保密原則：律師業(yè)務檔案涉及到客戶的隱私和商業(yè)秘密，必須嚴格遵守保密制度，確保檔案的安全。3.及時歸檔原則：律師業(yè)務檔案應在業(yè)務結束后及時歸檔，不得拖延。4.規(guī)范整理原則：律師業(yè)務檔案的整理應符合國家有關檔案管理的規(guī)定和標準，做到分類準確、排列有序、目錄清晰。四、檔案管理部門的職責1.制定檔案管理制度和工作計劃，負責檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計等工作。2.對律師和相關工作人員進行檔案管理培訓，提高其檔案意識和業(yè)務水平。3.負責檔案的安全保衛(wèi)工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.定期對檔案進行清理和鑒定，對超過保管期限的檔案進行銷毀或移交。檔案的分類與編號一、分類律師業(yè)務檔案按照業(yè)務類型進行分類，主要包括以下幾類：1.訴訟業(yè)務檔案：包括民事、刑事、行政訴訟等各類訴訟案件的檔案。2.非訴訟業(yè)務檔案：包括法律顧問、合同審查、知識產權保護、公司并購等各類非訴訟業(yè)務的檔案。3.其他業(yè)務檔案：包括律師事務所內部管理、律師培訓、律師考核等其他業(yè)務的檔案。二、編號律師業(yè)務檔案的編號采用“年份+業(yè)務類型+檔案序號”的方式進行編號，如“2023年訴訟業(yè)務檔案001號”。具體編號規(guī)則如下：1.年份：以檔案形成的年份為準，如2023年。2.業(yè)務類型：根據檔案的業(yè)務類型，分別用“SL”（訴訟）、“FL”（非訴訟）、“QT”（其他）表示。3.檔案序號：按照檔案的形成順序，依次編號，如001、002、003等。檔案的收集與整理一、收集1.律師在辦理業(yè)務過程中，應及時將與業(yè)務相關的文件、資料等收集齊全，不得遺漏。2.檔案管理部門應定期向律師和相關工作人員催收檔案，確保檔案的及時收集。3.對于客戶提供的檔案資料，應進行登記和保管，防止丟失和損壞。二、整理1.律師業(yè)務檔案的整理應按照國家有關檔案管理的規(guī)定和標準進行，做到分類準確、排列有序、目錄清晰。2.訴訟業(yè)務檔案的整理應包括立案材料、庭審筆錄、判決書、裁定書等；非訴訟業(yè)務檔案的整理應包括合同、協(xié)議、意見書、報告等。3.檔案整理完成后，應編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、檔案名稱、檔案頁數、歸檔時間等信息。檔案的保管與利用一、保管1.律師業(yè)務檔案應存放在專門的檔案庫房內，庫房應具備防火、防潮、防盜、防蟲等安全措施。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。3.對于珍貴的檔案資料，應采取特殊的保管措施，如復制備份、恒溫恒濕等。二、利用1.律師和相關工作人員在工作需要時，可以查閱律師業(yè)務檔案，但應遵守檔案管理的規(guī)定和程序。2.查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，注明查閱人、查閱時間、查閱目的等信息。3.檔案管理人員應按照規(guī)定的程序和權限，為查閱人提供檔案查閱服務，不得擅自泄露檔案內容。4.對于涉及到客戶隱私和商業(yè)秘密的檔案，應嚴格限制查閱范圍，未經客戶同意，不得向任何單位和個人提供查閱服務。檔案的移交與銷毀一、移交1.律師調離本律師事務所時，應將其經辦的律師業(yè)務檔案移交至檔案管理部門。2.檔案移交應辦理移交手續(xù)，移交清單應包括檔案編號、檔案名稱、檔案頁數、歸檔時間等信息，移交雙方應簽字確認。二、銷毀1.律師業(yè)務檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種，具體保管期限根據國家有關檔案管理的規(guī)定和標準確定。2.對于超過保管期限的檔案，應進行銷毀。銷毀檔案應辦理銷毀手續(xù)，銷毀清單應包括檔案編號、檔案名稱、檔案頁數、歸檔時間等信息，銷毀雙方應簽字確認。3.銷毀檔案應在檔案管理部門的監(jiān)督下進行，確保檔案的安全銷毀。附則一、本制度由律師事務所檔案管理部門負責解釋。