學(xué)校檔案管理管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高學(xué)校管理水平和工作效率，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位及全體教職員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由學(xué)校綜合檔案室歸口管理全校檔案。2.完整性原則。確保檔案的齊全、完整，全面反映學(xué)校各項(xiàng)工作的歷史面貌。3.準(zhǔn)確性原則。保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠。4.安全性原則。采取有效措施，確保檔案的安全與保密，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案管理規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理學(xué)校各類檔案，對各部門、各單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。5.負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核工作。（二）檔案形成部門1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照學(xué)校檔案管理規(guī)定，定期向綜合檔案室移交檔案，并辦理交接手續(xù)。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和安全保密工作，積極配合綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。4.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的具體組織和實(shí)施，并接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類學(xué)校檔案分為黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、人事類、學(xué)生類、財(cái)務(wù)類、資產(chǎn)類、基建類、設(shè)備類、聲像類、實(shí)物類等十二大類。1.黨群類：主要包括學(xué)校黨組織的各種文件、會議記錄、黨員名冊、組織關(guān)系介紹信等。2.行政類：包括學(xué)校行政工作的各類文件、規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、會議紀(jì)要等。3.教學(xué)類：涵蓋教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、學(xué)生成績冊、教學(xué)質(zhì)量評估材料等。4.科研類：涉及科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、論文著作、科研成果鑒定材料等。5.人事類：包含教職工的個人檔案、招聘錄用材料、考核獎懲材料、職稱評定材料等。6.學(xué)生類：有學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、畢業(yè)材料等。7.財(cái)務(wù)類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、會計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。8.資產(chǎn)類：涉及固定資產(chǎn)臺賬、資產(chǎn)購置審批文件、資產(chǎn)清查報(bào)告等。9.基建類：包含基建項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收報(bào)告等。10.設(shè)備類：包括設(shè)備購置合同、設(shè)備驗(yàn)收報(bào)告、設(shè)備使用說明書等。11.聲像類：如照片、錄音帶、錄像帶、光盤等，記錄學(xué)校重要活動、事件等。12.實(shí)物類：包括學(xué)校獲得的獎杯、獎牌、證書、紀(jì)念品等。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“年度類別順序號”的結(jié)構(gòu)。例如：2023XZ001，表示2023年行政類第1份檔案。具體編號如下：1.年度：以公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如2023。2.類別：用大寫字母表示檔案類別，如黨群類用“DQ”表示，行政類用“XZ”表示等。3.順序號：按檔案形成時(shí)間先后順序依次編號，用三位數(shù)字表示，不足三位的前面補(bǔ)零。四、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.學(xué)校各部門、各單位在工作活動中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、材料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等資料。2.學(xué)校教職工在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案材料。3.學(xué)校學(xué)生在學(xué)習(xí)、生活等過程中形成的各類檔案材料。4.學(xué)校與校外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。5.學(xué)校獲得的各類榮譽(yù)證書、獎牌、獎杯等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等，確保電子檔案的可讀性和完整性。（三）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年歸檔。2.教學(xué)檔案應(yīng)在每學(xué)期結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔。3.科研檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)題后三個月內(nèi)歸檔。4.人事檔案應(yīng)按照人事管理規(guī)定及時(shí)歸檔。5.學(xué)生檔案應(yīng)在學(xué)生畢業(yè)時(shí)歸檔。6.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定的時(shí)間歸檔。7.其他檔案應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門、各單位兼職檔案員對收集的檔案材料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類、組卷。2.填寫檔案卷內(nèi)目錄，編好頁碼，裝訂成冊，并在案卷封面和脊背填寫相關(guān)信息。3.編制檔案移交清單，一式兩份，將整理好的檔案及清單一并移交綜合檔案室。4.綜合檔案室對移交的檔案進(jìn)行檢查、驗(yàn)收，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。五、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，采用“件”整理法，以每份文件為一件，逐件編號、編目、裝訂。2.教學(xué)檔案：按照教學(xué)環(huán)節(jié)和類別進(jìn)行分類，如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、學(xué)生成績等分別組卷。3.科研檔案：按照科研項(xiàng)目類別進(jìn)行分類，每個項(xiàng)目單獨(dú)組卷，包括項(xiàng)目申報(bào)、研究過程、成果鑒定等材料。4.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，分為十大類，每類再細(xì)分若干小類。5.學(xué)生檔案：按照學(xué)生個人信息、學(xué)籍材料、獎懲材料等順序進(jìn)行整理，裝訂成冊。6.財(cái)務(wù)檔案：按照會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別進(jìn)行分類，分別組卷。7.資產(chǎn)檔案：按照資產(chǎn)類別和購置時(shí)間進(jìn)行分類，建立資產(chǎn)檔案目錄。8.基建檔案：按照項(xiàng)目建設(shè)階段進(jìn)行分類，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等材料分別組卷。9.設(shè)備檔案：按照設(shè)備型號和購置時(shí)間進(jìn)行分類，將設(shè)備購置合同、驗(yàn)收報(bào)告、使用說明書等材料整理歸檔。10.聲像檔案：按照內(nèi)容和時(shí)間順序進(jìn)行整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，并進(jìn)行數(shù)字化處理。11.實(shí)物檔案：對實(shí)物進(jìn)行登記造冊，注明名稱、來源、日期、保存地點(diǎn)等信息，并拍照留存。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編目準(zhǔn)確。2.卷內(nèi)文件應(yīng)保持相對獨(dú)立和完整，不同載體的文件應(yīng)分別整理。3.檔案整理過程中應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件材料，確保檔案的精煉和準(zhǔn)確。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行定期鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值，確保檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門代表組成。鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌。2.檔案的保存價(jià)值，包括現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究價(jià)值。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.檔案的密級和保管期限。（四）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌，對學(xué)校、社會具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：主要是反映學(xué)校一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管的檔案：是指在較短時(shí)間內(nèi)對學(xué)校工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為10年。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對經(jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的檔案編制銷毀清冊，注明檔案名稱、類別、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.銷毀清冊經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀過程應(yīng)采用適當(dāng)方式進(jìn)行記錄，如拍照、錄像等。4.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個人。七、檔案的保管（一）保管場所學(xué)校綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中存儲和管理。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.采用先進(jìn)的技術(shù)手段，保證電子檔案的可讀性和完整性，防止電子檔案信息丟失或損壞。八、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、銷毀等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。3.檔案的利用情況，包括查閱人次、查閱卷（件）數(shù)等。（二）統(tǒng)計(jì)方法綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，定期對檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映學(xué)校檔案工作的實(shí)際情況。（三）統(tǒng)計(jì)分析定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案工作的經(jīng)驗(yàn)和存在的問題，為學(xué)校檔案管理決策提供依據(jù)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。九、檔案的編研（一）編研內(nèi)容1.編寫學(xué)校大事記，記錄學(xué)校重要事件和發(fā)展歷程。2.整理學(xué)校組織沿革，反映學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員變動等情況。3.匯編學(xué)校規(guī)章制度，便于教職工查閱和執(zhí)行。4.編輯學(xué)校教學(xué)、科研成果選編，展示學(xué)校的工作業(yè)績。5.根據(jù)學(xué)校工作需要，開展其他專題編研工作。（二）編研要求1.編研工作應(yīng)遵循真實(shí)性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和實(shí)用性原則。2.編研成果應(yīng)內(nèi)容豐富、形式多樣，具有較高的參考價(jià)值和利用價(jià)值。3.編研過程中應(yīng)廣泛收集資料，認(rèn)真核實(shí)，確保編研成果的質(zhì)量。十、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門、各單位因工作需要查閱檔案。2.學(xué)校教職工因教學(xué)、科研、個人工作等需要查閱本人或相關(guān)檔案。3.校外單位因工作需要，按照有關(guān)規(guī)定查閱學(xué)校檔案。4.涉及學(xué)校歷史研究、文化傳承等方面需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.校內(nèi)查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.查閱本人檔案，需持有效身份證件，經(jīng)綜合檔案室核實(shí)身份后查閱。3.校外單位查閱檔案，需提前向?qū)W校提交查閱申請函，說明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室安排專人陪同查閱，并嚴(yán)格履行查閱登記手續(xù)。4.查閱重要、機(jī)密檔案，需經(jīng)學(xué)校保密委員會批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。（三）利用方式1.檔案查閱：查閱者可在綜合檔案室查閱檔案原件，如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.檔案借閱：因工作需要確需借閱檔案的，需填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損等。3.檔案咨詢：綜合檔案室應(yīng)積極為利用者提供檔案咨詢服務(wù)，解答有關(guān)檔案方面的問題。十一、檔案的保密與安全（一）保密制度1.加強(qiáng)檔案保密教育，提高檔案管理人員和利用者的保密意識。2.明確檔案保密范圍，對涉及學(xué)校機(jī)密、敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。3.嚴(yán)格控制檔案查閱、借閱范圍，對查閱、借閱檔案的人員進(jìn)行身份核實(shí)和登記。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。5.對檔案的整理、鑒定、銷毀等過程中涉及的機(jī)密信息，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施。（二）安全制度1.建立健全檔