公司日常采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司日常采購行為，加強(qiáng)采購管理，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門日常所需物資、服務(wù)的采購活動(dòng)。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司實(shí)際需求進(jìn)行采購，避免盲目采購和浪費(fèi)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.價(jià)格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購渠道和談判，爭取最優(yōu)惠的價(jià)格。4.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，杜絕不正當(dāng)交易。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂和不正當(dāng)利益。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門1.負(fù)責(zé)公司日常采購工作的組織和實(shí)施：包括采購計(jì)劃的制定、采購訂單的下達(dá)、采購合同的簽訂與執(zhí)行等。2.建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案：對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行評估和管理。3.負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收工作：確保所采購物資符合合同要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。4.與其他部門溝通協(xié)調(diào)：了解各部門的采購需求，及時(shí)提供采購服務(wù)，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（二）需求部門1.提出采購需求：根據(jù)本部門的工作需要，詳細(xì)填寫采購申請單，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等。2.參與采購過程：協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商的選擇、采購合同的評審等工作，提供相關(guān)技術(shù)支持和意見。3.負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收和使用：對采購回來的物資進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與采購部門溝通解決，并負(fù)責(zé)物資的日常使用和管理。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)采購資金的審核和支付：根據(jù)采購合同和相關(guān)審批流程，審核采購發(fā)票和付款申請，確保采購資金的安全和合理使用。2.參與采購成本的控制和分析：提供采購成本核算和分析數(shù)據(jù)，協(xié)助采購部門優(yōu)化采購成本。（四）審計(jì)部門1.對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督：檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否合法有效、采購成本是否合理等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.參與重大采購項(xiàng)目的招投標(biāo)和合同評審：確保采購活動(dòng)的公正性和透明度。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請單》，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)交貨時(shí)間等信息。2.《采購申請單》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請單》后，對采購需求進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性和必要性。2.對于金額較小的采購項(xiàng)目（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況確定），由采購部門負(fù)責(zé)人審批后即可組織采購；對于金額較大的采購項(xiàng)目，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；對于重大采購項(xiàng)目，還需經(jīng)過公司總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，收集其營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資料，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格和生產(chǎn)供應(yīng)能力。3.對符合資質(zhì)要求的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或樣品測試，評估其產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面的情況。4.根據(jù)考察和評估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，并確定合格供應(yīng)商名單。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購物資的價(jià)格、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行協(xié)商，爭取達(dá)成雙方滿意的采購協(xié)議。2.談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解市場行情和供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)，運(yùn)用談判技巧，為公司爭取有利的采購條件。3.采購談判達(dá)成一致后，雙方簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。4.采購合同簽訂后，需提交至相關(guān)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門審核合同付款條款是否符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定；審計(jì)部門審核合同是否合規(guī)合法。審核通過后，采購合同方可生效。（五）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)采購合同，制作并下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容，并發(fā)送給供應(yīng)商。2.采購訂單下達(dá)后，采購人員應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交付貨物。（六）物資驗(yàn)收1.物資到貨前，采購部門應(yīng)提前通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨時(shí)，需求部門應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等方面。3.對于驗(yàn)收合格的物資，需求部門應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)；對于驗(yàn)收不合格的物資，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。4.采購部門負(fù)責(zé)督促供應(yīng)商對驗(yàn)收不合格的物資進(jìn)行處理，并跟蹤處理結(jié)果。（七）采購付款1.物資驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商提交付款申請，附上采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)資料。2.采購部門對付款申請進(jìn)行初審，核實(shí)資料的完整性和準(zhǔn)確性，并填寫《付款審批單》，提交至財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度和審批流程對付款申請進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)，將款項(xiàng)支付給供應(yīng)商。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門的年度工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)價(jià)格、預(yù)算金額等信息。2.采購部門匯總各部門的采購預(yù)算，結(jié)合公司年度經(jīng)營目標(biāo)和資金狀況，編制公司年度采購預(yù)算草案。3.公司年度采購預(yù)算草案經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)公司總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過，形成公司年度采購預(yù)算。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司年度采購預(yù)算組織采購活動(dòng)，確保采購支出控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，需求部門應(yīng)填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請單》，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等情況，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。3.采購部門對《采購預(yù)算調(diào)整申請單》進(jìn)行審核，核實(shí)調(diào)整的必要性和合理性，并提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于金額較大的預(yù)算調(diào)整，還需經(jīng)過公司總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過。4.經(jīng)審批后的采購預(yù)算調(diào)整申請單，由采購部門負(fù)責(zé)通知相關(guān)部門，并作為采購預(yù)算執(zhí)行的依據(jù)。（三）預(yù)算分析與考核1.財(cái)務(wù)部門定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析，對比實(shí)際采購支出與預(yù)算金額的差異，分析差異產(chǎn)生的原因。2.采購部門應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)部門的預(yù)算分析報(bào)告，總結(jié)采購預(yù)算執(zhí)行過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，采取有效措施改進(jìn)采購管理工作，提高預(yù)算執(zhí)行的準(zhǔn)確性和有效性。3.公司將采購預(yù)算執(zhí)行情況納入部門績效考核體系，對預(yù)算執(zhí)行較好的部門給予獎(jiǎng)勵(lì)，對預(yù)算執(zhí)行不力的部門進(jìn)行相應(yīng)的處罰。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對不同類型的風(fēng)險(xiǎn)，分析其可能產(chǎn)生的原因和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：密切關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解物資價(jià)格波動(dòng)情況，通過與供應(yīng)商簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價(jià)格波動(dòng)對采購成本的影響。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和評估，建立供應(yīng)商淘汰機(jī)制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，確保供應(yīng)商的穩(wěn)定性和可靠性。同時(shí)，與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：嚴(yán)格按照采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收，加強(qiáng)對采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和檢測。對于重要物資，可要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保函或進(jìn)行質(zhì)量追溯。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：在簽訂采購合同前，仔細(xì)審查合同條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整。加強(qiáng)對采購合同的執(zhí)行跟蹤和管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。5.付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：嚴(yán)格按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款，加強(qiáng)對付款申請的審核，確保付款的準(zhǔn)確性和安全性。同時(shí)，關(guān)注供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況，避免因供應(yīng)商財(cái)務(wù)問題導(dǎo)致付款風(fēng)險(xiǎn)。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立采購風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取應(yīng)對措施。3.對采購風(fēng)險(xiǎn)事件進(jìn)行及時(shí)處理和總結(jié)分析，不斷完善采購風(fēng)險(xiǎn)管理體系，提高公司采購風(fēng)險(xiǎn)管理水平。六、采購信息管理（一）采購檔案管理1.采購部門負(fù)責(zé)建立和維護(hù)采購檔案，對采購活動(dòng)中的各類文件和資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。2.采購檔案包括采購申請單、采購合同、采購訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票、供應(yīng)商資料、談判記錄等相關(guān)文件。3.采購檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（二）采購數(shù)據(jù)分析1.采購部門定期對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和分析，包括采購金額、采購數(shù)量、采購頻率、供應(yīng)商分布、采購成本等方面的數(shù)據(jù)。2.通過采購數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購活動(dòng)中的規(guī)律和趨勢，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足，為采購決策提供依據(jù)。3.根據(jù)采購數(shù)據(jù)分析結(jié)果，提出改進(jìn)采購管理工作的建議和措施，不斷優(yōu)化采購流程和采購策略。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否合法有效、采購成本是否合理等。2.審計(jì)部門可通過查閱采購檔案、實(shí)地走訪供應(yīng)商、與相關(guān)人員談話等方式進(jìn)行審計(jì)檢查，并出具審計(jì)報(bào)告。3.對于審計(jì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，采購部門應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況反饋給審