公司文件分類管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的規(guī)范性、系統(tǒng)性和完整性，提高文件處理效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工。（三）文件管理原則1.集中統(tǒng)一原則：公司文件由行政部門集中統(tǒng)一管理，確保文件的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作有序進(jìn)行。2.分類管理原則：按照文件的來源、內(nèi)容、性質(zhì)和用途等進(jìn)行分類，便于文件的查找、使用和管理。3.準(zhǔn)確及時(shí)原則：文件的形成、傳遞、處理和歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)準(zhǔn)確無誤、及時(shí)高效，確保文件的時(shí)效性和有效性。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件的安全和保密，防止文件泄露、丟失和損壞。二、文件分類（一）行政文件1.公司紅頭文件：包括公司發(fā)布的各類決定、通知、通報(bào)、報(bào)告等，以公司名義印發(fā)，具有正式的法律效力。2.行政事務(wù)文件：涉及公司行政管理工作的各類文件，如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、請(qǐng)示報(bào)告、函件等。（二）業(yè)務(wù)文件1.市場營銷文件：與公司市場營銷活動(dòng)相關(guān)的文件，如市場調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、銷售合同、客戶資料等。2.生產(chǎn)管理文件：有關(guān)公司生產(chǎn)運(yùn)營管理的文件，如生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制文件、設(shè)備維護(hù)記錄等。3.財(cái)務(wù)管理文件：涵蓋公司財(cái)務(wù)工作的各類文件，如財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、資金管理文件等。4.人力資源管理文件：涉及公司人力資源規(guī)劃、招聘、培訓(xùn)、績效考核、薪酬福利等方面的文件，如員工檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績效評(píng)估表等。（三）技術(shù)文件1.產(chǎn)品研發(fā)文件：包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)規(guī)格書、研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃、技術(shù)報(bào)告等，用于指導(dǎo)公司產(chǎn)品的研發(fā)和生產(chǎn)。2.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件：公司制定的各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和操作規(guī)程，確保公司的技術(shù)工作符合行業(yè)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。（四）其他文件1.外來文件：公司收到的來自上級(jí)主管部門、政府部門、合作伙伴等的文件，如政策法規(guī)、行業(yè)動(dòng)態(tài)、合作協(xié)議等。2.電子文件：以電子形式存儲(chǔ)的各類文件，包括辦公軟件文檔、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。三、文件編號(hào)（一）編號(hào)規(guī)則1.行政文件編號(hào)：采用“公司簡稱+年份+序號(hào)”的格式，例如：[公司簡稱]〔20XX〕XX號(hào)。2.業(yè)務(wù)文件編號(hào)：根據(jù)不同業(yè)務(wù)部門的特點(diǎn)和需求，制定相應(yīng)的編號(hào)規(guī)則，確保文件編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。例如，市場營銷文件編號(hào)可采用“市場+年份+序號(hào)”的格式；生產(chǎn)管理文件編號(hào)可采用“生產(chǎn)+年份+序號(hào)”的格式等。3.技術(shù)文件編號(hào)：按照技術(shù)文件的類別和層次進(jìn)行編號(hào)，例如，產(chǎn)品研發(fā)文件編號(hào)可采用“研發(fā)+產(chǎn)品型號(hào)+年份+序號(hào)”的格式；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件編號(hào)可采用“標(biāo)準(zhǔn)+標(biāo)準(zhǔn)類別+年份+序號(hào)”的格式。4.外來文件編號(hào)：在保留原文件編號(hào)的基礎(chǔ)上，可根據(jù)需要添加公司內(nèi)部的標(biāo)識(shí)，以便于管理和查找。例如，外來文件編號(hào)為“原文件編號(hào)+[公司簡稱]+年份”。5.電子文件編號(hào)：與紙質(zhì)文件編號(hào)相對(duì)應(yīng)，在文件名或文件屬性中注明文件編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。（二）編號(hào)管理1.文件編號(hào)由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)編制和管理，確保編號(hào)的連續(xù)性和準(zhǔn)確性。2.各部門在起草文件時(shí)，應(yīng)及時(shí)向行政部門申請(qǐng)文件編號(hào)，并按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。3.對(duì)于文件編號(hào)的變更、廢止等情況，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄和更新，確保文件編號(hào)的一致性和有效性。四、文件起草與審核（一）起草1.文件起草應(yīng)遵循公司的政策方針和相關(guān)制度規(guī)定，內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，語言簡潔、規(guī)范。2.涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)由主辦部門牽頭，會(huì)同相關(guān)部門共同起草，確保文件內(nèi)容的全面性和協(xié)調(diào)性。3.文件起草人應(yīng)在文件首頁注明起草部門、起草人、起草日期等信息。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門或人員進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)包括文件內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性、可行性等。2.一般文件由部門負(fù)責(zé)人審核；重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)由分管領(lǐng)導(dǎo)審核；涉及公司重大決策、重要事項(xiàng)的文件，需經(jīng)總經(jīng)理審批。3.審核人應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，提出審核意見，并在文件審核頁簽字確認(rèn)。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，起草人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改和完善，直至審核通過。五、文件發(fā)布（一）發(fā)布方式1.紙質(zhì)文件發(fā)布：對(duì)于需要正式印發(fā)的文件，由行政部門按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行打印、裝訂，并加蓋公司公章后，通過專人送達(dá)、郵寄或內(nèi)部傳閱等方式進(jìn)行發(fā)布。2.電子文件發(fā)布：對(duì)于一般性的文件或需要快速傳達(dá)的信息，可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等電子方式進(jìn)行發(fā)布。發(fā)布電子文件時(shí)，應(yīng)確保文件的格式正確、內(nèi)容完整，并注明文件編號(hào)、發(fā)布部門、發(fā)布日期等信息。（二）發(fā)布范圍1.文件發(fā)布范圍應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)確定，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取文件信息。2.涉及公司全體員工的文件，應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄等渠道向全體員工發(fā)布；涉及特定部門或人員的文件，應(yīng)發(fā)送至相關(guān)部門或人員。3.對(duì)于需要保密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行發(fā)布，限制文件的閱讀范圍。（三）發(fā)布記錄1.行政部門應(yīng)建立文件發(fā)布記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄文件的名稱、編號(hào)、發(fā)布日期、發(fā)布方式、發(fā)布范圍、簽收情況等信息，以便于文件的跟蹤和管理。2.文件發(fā)布記錄應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。六、文件簽收與登記（一）簽收1.文件接收人在收到文件時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的名稱、編號(hào)、份數(shù)等信息，確認(rèn)無誤后在文件簽收單上簽字。2.對(duì)于電子文件，接收人應(yīng)及時(shí)下載并妥善保存，同時(shí)在辦公系統(tǒng)中進(jìn)行確認(rèn)簽收。（二）登記1.文件簽收后，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，將文件的相關(guān)信息錄入文件管理系統(tǒng)或文件登記臺(tái)賬中。2.文件登記的內(nèi)容包括文件編號(hào)、文件名稱、文件來源、文件類型、文件密級(jí)、起草部門、起草人、審核人、發(fā)布日期、發(fā)布范圍、簽收日期、簽收人等。七、文件傳閱與借閱（一）傳閱1.對(duì)于需要傳閱的文件，行政部門應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳閱，并在文件傳閱單上記錄傳閱情況。2.傳閱人應(yīng)在收到文件后及時(shí)閱讀，并在傳閱單上簽字確認(rèn)傳閱時(shí)間。對(duì)于緊急文件，傳閱人應(yīng)優(yōu)先處理，確保文件的時(shí)效性。3.傳閱過程中，如發(fā)現(xiàn)文件有問題或需要反饋意見，傳閱人應(yīng)及時(shí)與行政部門或文件起草部門溝通。（二）借閱1.因工作需要借閱文件的，借閱人應(yīng)填寫文件借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。2.行政部門應(yīng)根據(jù)審批意見，將文件借給借閱人，并在文件借閱登記臺(tái)賬上記錄借閱情況。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)印、摘錄、傳播文件內(nèi)容。借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還文件。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。八、文件保管（一）保管責(zé)任1.行政部門負(fù)責(zé)公司文件的集中保管工作，指定專人負(fù)責(zé)文件的整理、歸檔、存儲(chǔ)和維護(hù)等工作。2.各部門應(yīng)負(fù)責(zé)本部門文件的收集、整理和初步保管工作，并定期將重要文件移交行政部門統(tǒng)一保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)文件應(yīng)分類存放在專用的文件柜中，按照文件編號(hào)或類別順序排列，便于查找和管理。2.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子文件索引目錄，便于快速檢索和查詢。3.對(duì)于重要的、具有長期保存價(jià)值的文件，應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)和電子雙備份，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)，以確保文件的安全性和完整性。（三）保管期限1.文件保管期限應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度和公司檔案管理制度的規(guī)定確定。一般文件的保管期限為[X]年，重要文件的保管期限為[X]年以上。2.保管期限屆滿的文件，行政部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，確保文件管理的有效性和合規(guī)性。九、文件歸檔（一）歸檔范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件，包括行政文件、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文件、外來文件等，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整、真實(shí)有效，能夠準(zhǔn)確反映公司的工作歷程和業(yè)務(wù)活動(dòng)情況。（二）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將需要?dú)w檔的文件整理好后移交行政部門。2.行政部門應(yīng)在收到各部門移交的文件后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，完成文件的審核、分類、編號(hào)等歸檔工作。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，同一類別的文件應(yīng)按照時(shí)間順序排列，并編制文件目錄。2.歸檔文件應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進(jìn)行裝訂和存放，并在檔案盒或文件夾上注明文件類別、年度、保管期限等信息。3.電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)確保文件格式的通用性和可讀性，并按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。十、文件查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱文件的，應(yīng)填寫文件查閱申請(qǐng)表，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人查閱公司文件的，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。查閱時(shí)，應(yīng)在行政部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并由行政部門人員陪同。（二）查閱方式1.對(duì)于紙質(zhì)文件，查閱人應(yīng)在行政部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將文件帶出查閱地點(diǎn)。如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)行政部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。2.對(duì)于電子文件，查閱人應(yīng)在行政部門的指導(dǎo)下，通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或指定的電子文件查閱平臺(tái)進(jìn)行查閱。如需下載電子文件，應(yīng)經(jīng)行政部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。（三）利用管理1.行政部門應(yīng)建立文件利用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄文件查閱的時(shí)間、查閱人、查閱文件名稱、查閱目的、利用情況等信息，以便于對(duì)文件利用情況進(jìn)行跟蹤和管理。2.文件查閱和利用過程中，如發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密或其他敏感信息，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度的規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。十一、文件清理與銷毀（一）清理1.行政部門應(yīng)定期對(duì)公司文件進(jìn)行清理，檢查文件的保管情況，對(duì)超過保管期限、已無保存價(jià)值或不需要繼續(xù)留存的文件進(jìn)行清理。2.文件清理工作應(yīng)在每年的[具體時(shí)間]進(jìn)行，確保文件管理的有效性和合規(guī)性。（二）銷毀1.對(duì)于需要銷毀的文件，行政部門應(yīng)