醫(yī)院貨款支付管理制度一、總則1.目的為規(guī)范醫(yī)院貨款支付流程，加強財務管理，保障醫(yī)院資金安全，維護醫(yī)院與供應商的良好合作關系，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于醫(yī)院所有采購業(yè)務涉及的貨款支付管理，包括藥品、醫(yī)療器械、醫(yī)用耗材、辦公用品、后勤物資等各類物資及服務的采購。3.基本原則合法性原則：貨款支付必須符合國家法律法規(guī)及醫(yī)院相關規(guī)定，確保支付行為合法合規(guī)。準確性原則：支付信息應準確無誤，包括供應商名稱、賬號、金額、支付方式等，避免因信息錯誤導致支付失敗或其他問題。及時性原則：在規(guī)定的付款期限內及時支付貨款，以維護醫(yī)院信譽，促進與供應商的長期穩(wěn)定合作。審批流程嚴格原則：所有貨款支付需經過嚴格的審批流程，確保支付的合理性和必要性。二、職責分工1.采購部門負責采購合同的簽訂、執(zhí)行與跟蹤，確保采購物資及服務符合醫(yī)院要求，并及時與供應商溝通協(xié)調。在收到供應商的發(fā)票及相關結算資料后，對其進行初審，核實發(fā)票內容與采購合同、送貨清單等是否一致，初審無誤后提交至財務部門。2.財務部門負責貨款支付的審核、賬務處理及資金安排。對采購部門提交的發(fā)票及結算資料進行復審，重點審核發(fā)票的真實性、合法性、完整性以及支付金額的準確性。根據醫(yī)院資金狀況和支付審批結果，合理安排資金進行貨款支付，并及時登記入賬，確保財務數(shù)據的準確記錄。定期與采購部門核對采購業(yè)務及貨款支付情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時溝通協(xié)調解決。3.審批部門根據醫(yī)院規(guī)定的審批權限，對貨款支付申請進行審批。審批時應重點關注采購業(yè)務的真實性、必要性、合規(guī)性以及資金支付的合理性，確保支付符合醫(yī)院利益和相關制度要求。對重大采購項目或金額較大的貨款支付，應進行集體決策或專項審批。三、支付流程1.采購合同簽訂采購部門根據醫(yī)院實際需求，按照相關采購程序選擇合適的供應商，并簽訂采購合同。采購合同應明確物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式及期限等條款。采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本提交至財務部門備案，以便財務部門了解采購業(yè)務詳情，為后續(xù)貨款支付提供依據。2.物資驗收物資到貨后，采購部門應組織相關人員按照采購合同及質量標準進行驗收。驗收合格后，填寫驗收單，驗收單應包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商名稱等信息，并由驗收人員簽字確認。對于驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商處理，如退貨、換貨或補貨等，并做好相關記錄。3.發(fā)票及結算資料提交供應商在交貨并驗收合格后，應按照合同約定及時開具發(fā)票，并提供相關結算資料，如送貨清單、驗收單等。采購部門收到供應商提交的發(fā)票及結算資料后，對其進行初審。初審內容包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性，發(fā)票內容與采購合同、送貨清單、驗收單是否一致，金額計算是否正確等。初審無誤后，在發(fā)票及結算資料上加蓋“已審核”章，并填寫《貨款支付申請表》，連同發(fā)票及結算資料一并提交至財務部門。4.財務部門復審財務部門收到采購部門提交的《貨款支付申請表》及相關發(fā)票、結算資料后，進行復審。復審重點包括：發(fā)票的真實性：通過稅務機關網站等渠道核實發(fā)票的真?zhèn)?。合法性：檢查發(fā)票開具是否符合國家稅收法律法規(guī)及相關發(fā)票管理規(guī)定。完整性：審核發(fā)票各聯(lián)次是否齊全、項目填寫是否完整、蓋章是否清晰。金額準確性：核對發(fā)票金額與采購合同、送貨清單、驗收單一致，計算無誤。支付方式及期限：確認支付方式是否符合合同約定，是否在規(guī)定的付款期限內。財務部門復審無誤后，在《貨款支付申請表》上簽署意見，并提交至審批部門進行審批。5.審批部門審批審批部門根據醫(yī)院規(guī)定的審批權限對《貨款支付申請表》進行審批。審批人員應認真審核申請內容，重點關注采購業(yè)務的真實性、必要性、合規(guī)性以及資金支付的合理性。對于金額較小的貨款支付，可按照既定的授權審批流程由相關負責人直接審批；對于金額較大或重大采購項目的貨款支付，應提交醫(yī)院管理層或相關會議進行集體決策或專項審批。審批通過后，審批人員在《貨款支付申請表》上簽署審批意見并簽字確認。6.貨款支付財務部門根據審批通過的《貨款支付申請表》，按照合同約定的支付方式和期限安排資金進行貨款支付。對于采用銀行轉賬方式支付的，財務部門應準確填寫付款憑證，包括供應商名稱、賬號、開戶行、支付金額等信息，并經審核無誤后提交銀行辦理轉賬手續(xù)。對于采用支票支付的，財務部門應按照支票管理規(guī)定填寫支票，并在支票存根上注明支付日期、金額、用途、供應商名稱等信息。支票由專人保管和簽發(fā)，簽發(fā)后應及時登記支票使用情況。支付完成后，財務部門應及時登記入賬，更新應付賬款余額，并將付款回單等相關憑證交采購部門存檔。采購部門應將付款情況及時反饋給供應商。四、支付方式及期限1.支付方式銀行轉賬：適用于與具備銀行結算賬戶的供應商進行的貨款支付。財務部門應通過醫(yī)院的銀行賬戶，按照合同約定的賬號信息，將貨款直接轉賬至供應商賬戶。支票支付：對于部分符合條件的供應商，可采用支票支付方式。支票應嚴格按照支票管理規(guī)定填寫和使用，確保支付安全。其他支付方式：如因特殊情況需要采用現(xiàn)金支付、承兌匯票支付等其他支付方式的，需經醫(yī)院相關領導審批同意，并嚴格按照相關規(guī)定辦理支付手續(xù)。2.支付期限醫(yī)院應按照采購合同約定的付款期限及時支付貨款。一般情況下，付款期限分為貨到付款、驗收合格后[X]個工作日付款、月結[X]天等多種形式。如因醫(yī)院資金周轉困難等特殊原因需要延遲支付貨款的，采購部門應提前與供應商溝通協(xié)商，取得供應商的同意，并在規(guī)定的付款期限屆滿前辦理延期支付手續(xù)。延期支付期限一般不超過[X]天，且應明確告知供應商延期支付的原因及預計支付時間。五、特殊情況處理1.發(fā)票問題如收到供應商開具的發(fā)票存在錯誤、遺漏、過期等問題，采購部門應及時與供應商聯(lián)系，要求其重新開具正確的發(fā)票。若因發(fā)票問題導致貨款無法按時支付，財務部門應在問題解決前暫停支付流程，并及時向審批部門匯報情況。待發(fā)票問題解決后，按照正常流程繼續(xù)進行支付操作。2.質量糾紛物資驗收過程中如發(fā)現(xiàn)質量問題，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商解決。如因質量糾紛導致貨款支付存在爭議，在爭議未解決前，暫停支付相關貨款。采購部門應收集整理與質量糾紛相關的證據資料，如驗收報告、檢測報告、往來溝通記錄等，協(xié)助財務部門和審批部門了解情況，以便做出合理的決策。待質量糾紛解決后，根據最終協(xié)商結果進行貨款支付。3.合同變更采購合同履行過程中如發(fā)生合同變更事項，如物資規(guī)格調整、數(shù)量增減、價格變更、交貨時間變更等，采購部門應及時與供應商簽訂補充協(xié)議，并將補充協(xié)議副本提交至財務部門備案。財務部門根據補充協(xié)議及相關結算資料進行貨款支付審核，確保支付金額及相關條款符合變更后的合同要求。六、監(jiān)督與檢查1.內部審計監(jiān)督醫(yī)院內部審計部門定期對貨款支付業(yè)務進行審計監(jiān)督，檢查貨款支付流程是否合規(guī)、審批手續(xù)是否齊全、支付金額是否準確、支付期限是否符合合同約定等。對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，內部審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違規(guī)行為，應按照醫(yī)院相關規(guī)定追究責任人員的責任。2.財務自查財務部門每月對貨款支付情況進行自查，核對當月支付的貨款與采購合同、發(fā)票、驗收單等相關資料是否一致，檢查支付流程是否符合規(guī)定，資金安排是否合理。財務自查發(fā)現(xiàn)問題應及時進行整改，并形成自查報告提交至醫(yī)院管理層。3.供應商反饋建立供應商反饋機制，定期收集供應商對醫(yī)院貨款支付情況的意見和建議。對于供應商提出的問題，采購部門和財務部門應及時溝通協(xié)調解決，并將處理結果反饋給供應商。通過供應商反饋，不斷優(yōu)化貨款支付管理流程，提高服務質量，維護良好的合作關系。七、考核與獎懲1.考核建立貨款支付管理考核制度，對采購部門、財務部門及相關審批人員在貨款支付管理工作中的表現(xiàn)進行考核?？己酥笜税ㄖЦ读鞒毯弦?guī)性、支付準確性、支付及時性、溝通協(xié)調能力等方面。采購部門重點考核采購合同執(zhí)行情況、發(fā)票及結算資料提交的及時性和準確性、與供應商溝通協(xié)調能力等；財務部門重點考核貨款支付審核的準確性、資金安排合理性、支付操作的及時性等；審批部門重點考核審批意見的合理性、審批效率等。2.獎勵對于在貨款支付管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，醫(yī)院給予相應的獎勵。獎勵形式包括榮譽表彰、績效加分、物質獎勵等。如采購部門在采購合同執(zhí)行過程中嚴格把關，確保物資按時到貨、質量合格，且在貨款支付管理方面流程規(guī)范、操作準確，未出現(xiàn)任何延誤或差錯，可給予該部門一定的績效加分，并在全院范圍內進行通報表揚；對于在貨款支付審核工作中認真負責、嚴格把關，有效防范財務風險的財務人員，可給予物質獎勵。3.懲罰對于在貨款支付管理工作中存在違規(guī)行為的部門和個人，醫(yī)院將視情節(jié)輕重給予相應的懲罰。懲罰形式包括批評教育、績效扣分、經濟處罰、紀律處分等。如采購部門未按照合同約定及時提交發(fā)票及結算資料，導致貨款支付延誤，影響醫(yī)院信譽的，給