學(xué)校培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校培訓(xùn)檔案管理，確保培訓(xùn)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮培訓(xùn)檔案在學(xué)校教學(xué)、管理、研究等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校組織開(kāi)展的各類培訓(xùn)活動(dòng)所形成的檔案管理，包括但不限于教師培訓(xùn)、學(xué)生培訓(xùn)、企業(yè)委托培訓(xùn)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：培訓(xùn)檔案由學(xué)校指定的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實(shí)反映培訓(xùn)活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.保密性原則：對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密、學(xué)員隱私等信息的培訓(xùn)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于培訓(xùn)檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、培訓(xùn)檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校培訓(xùn)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管學(xué)校各類培訓(xùn)檔案，建立健全培訓(xùn)檔案目錄和檢索體系。3.對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.按照規(guī)定提供培訓(xùn)檔案的查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理工作。6.對(duì)到期或失去保存價(jià)值的培訓(xùn)檔案，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。7.開(kāi)展培訓(xùn)檔案管理工作的統(tǒng)計(jì)和分析，為學(xué)校培訓(xùn)工作提供決策支持。（二）培訓(xùn)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)組織開(kāi)展的培訓(xùn)活動(dòng)檔案資料的收集、整理和初步審核工作，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好培訓(xùn)檔案的分類、編號(hào)等整理工作，提供必要的檔案信息和資料。3.在培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后，督促相關(guān)人員及時(shí)將應(yīng)歸檔的材料移交檔案管理部門(mén)，確保檔案的及時(shí)、完整歸檔。4.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定查閱和利用培訓(xùn)檔案，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改或轉(zhuǎn)借培訓(xùn)檔案。（三）教師職責(zé)1.負(fù)責(zé)在培訓(xùn)過(guò)程中形成的各類教學(xué)資料、學(xué)員考核成績(jī)等檔案材料的收集和整理，并在培訓(xùn)結(jié)束后及時(shí)移交培訓(xùn)部門(mén)。2.配合檔案管理部門(mén)和培訓(xùn)部門(mén)做好培訓(xùn)檔案的整理、歸檔和查閱等工作，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息。（四）學(xué)員職責(zé)1.按照學(xué)校要求，在培訓(xùn)期間妥善保管個(gè)人學(xué)習(xí)資料和相關(guān)證明材料，培訓(xùn)結(jié)束后及時(shí)將個(gè)人檔案材料移交學(xué)校。2.配合學(xué)校做好培訓(xùn)檔案的整理和歸檔工作，提供必要的協(xié)助和信息。三、培訓(xùn)檔案的內(nèi)容與分類（一）培訓(xùn)計(jì)劃與方案1.培訓(xùn)項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、審批文件。2.培訓(xùn)需求調(diào)研報(bào)告、培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間安排、培訓(xùn)師資安排等培訓(xùn)方案。（二）培訓(xùn)實(shí)施過(guò)程文件1.培訓(xùn)通知、學(xué)員名單、簽到表、考勤記錄。2.培訓(xùn)課程講義、教案、課件、教學(xué)資料。3.培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻、音頻等資料。4.培訓(xùn)過(guò)程中的學(xué)員反饋意見(jiàn)、問(wèn)卷調(diào)查、座談會(huì)記錄等。（三）培訓(xùn)師資檔案1.教師個(gè)人簡(jiǎn)歷、資質(zhì)證書(shū)、培訓(xùn)經(jīng)歷等。2.教師授課評(píng)價(jià)表、教學(xué)質(zhì)量考核記錄。（四）學(xué)員培訓(xùn)檔案1.學(xué)員個(gè)人基本信息表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件等。2.學(xué)員培訓(xùn)申請(qǐng)表、入學(xué)登記表。3.學(xué)員學(xué)習(xí)成績(jī)、考核記錄、結(jié)業(yè)證書(shū)等。4.學(xué)員在培訓(xùn)期間的獎(jiǎng)懲情況記錄。（五）培訓(xùn)費(fèi)用管理文件1.培訓(xùn)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)文件。2.培訓(xùn)費(fèi)用預(yù)算、決算報(bào)告。3.培訓(xùn)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證、發(fā)票等。（六）培訓(xùn)效果評(píng)估文件1.培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告。2.學(xué)員培訓(xùn)后的工作表現(xiàn)、業(yè)績(jī)提升等跟蹤反饋資料。3.培訓(xùn)對(duì)學(xué)校教學(xué)、管理等方面的改進(jìn)建議和效果評(píng)估。（七）其他相關(guān)文件1.培訓(xùn)合作協(xié)議、合同等。2.上級(jí)部門(mén)對(duì)培訓(xùn)工作的批示、檢查記錄等。3.與培訓(xùn)工作有關(guān)的其他重要文件和資料。四、培訓(xùn)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)和相關(guān)人員應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)將培訓(xùn)活動(dòng)中形成的各類文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（二）整理流程1.分類：按照培訓(xùn)檔案的內(nèi)容分類，將收集到的文件材料分別歸入相應(yīng)的類別中。2.編號(hào)：對(duì)每一份培訓(xùn)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.裝訂：將同一培訓(xùn)項(xiàng)目的文件材料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制培訓(xùn)檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱。五、培訓(xùn)檔案的保管與存儲(chǔ)（一）保管期限1.培訓(xùn)計(jì)劃與方案、培訓(xùn)合作協(xié)議等重要文件，保管期限為長(zhǎng)期。2.培訓(xùn)實(shí)施過(guò)程文件、學(xué)員培訓(xùn)檔案等，保管期限為[X]年。3.培訓(xùn)費(fèi)用管理文件、培訓(xùn)效果評(píng)估文件等，保管期限為[X]年。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的索引和目錄，便于快速檢索。3.對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案和電子檔案，可考慮進(jìn)行異地備份存儲(chǔ)，以確保檔案的安全性。（三）保管環(huán)境1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜范圍內(nèi)，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。2.檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其完好無(wú)損。同時(shí)，應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，保障檔案的安全。六、培訓(xùn)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱培訓(xùn)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《培訓(xùn)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要借閱培訓(xùn)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《培訓(xùn)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。4.如檔案在借閱期間發(fā)生丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）特殊情況處理1.涉及學(xué)校機(jī)密、學(xué)員隱私等敏感信息的培訓(xùn)檔案，未經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，不得查閱和借閱。2.外單位人員因工作需要查閱或借閱培訓(xùn)檔案，應(yīng)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并提供必要的證明材料。經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專人陪同查閱或借閱。七、培訓(xùn)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查培訓(xùn)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。3.集體鑒定原則：鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)組織，相關(guān)部門(mén)和人員共同參與，形成集體鑒定意見(jiàn)。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，有無(wú)缺失或遺漏。2.檔案的準(zhǔn)確性：核實(shí)檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，有無(wú)錯(cuò)誤或虛假信息。3.檔案的價(jià)值：評(píng)估檔案對(duì)學(xué)校教學(xué)、管理、研究等工作的參考價(jià)值和利用價(jià)值。4.保管期限：根據(jù)檔案的性質(zhì)和價(jià)值，確定其合理的保管期限。（三）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的培訓(xùn)檔案，由檔案管理部門(mén)編制《培訓(xùn)檔案銷(xiāo)毀清單》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《培訓(xùn)檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀培訓(xùn)檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案徹底銷(xiāo)毀，防止檔案信息泄露。4.銷(xiāo)毀工作完成后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《培訓(xùn)檔案銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀清單歸檔保存。八、培訓(xùn)檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.學(xué)校檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)培訓(xùn)檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度要求。2.學(xué)校內(nèi)部審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)培訓(xùn)檔案管理工作進(jìn)行定期審計(jì)，檢查檔案管理的合規(guī)性和有效性。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.培訓(xùn)檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、鑒定與銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，檢查檔案是否齊全、真實(shí)、規(guī)范。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，確保檔案保管環(huán)境安全可靠。4.檔案管理工作的統(tǒng)計(jì)和分析情況，評(píng)估檔案管理工作的質(zhì)量和效果。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，