公司資料合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司資料合同管理，規(guī)范資料合同的形成、流轉(zhuǎn)、存儲及使用等行為，保障公司合法權(quán)益，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動中涉及的各類資料合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同以及各類文件資料、檔案等。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：資料合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.全面管理原則：涵蓋資料合同從起草到終止全過程的各個環(huán)節(jié)，確保管理無遺漏。3.職責(zé)明確原則：明確各部門及人員在資料合同管理中的職責(zé)，做到分工清晰、責(zé)任到人。4.風(fēng)險防范原則：注重對資料合同風(fēng)險的識別、評估與防范，保障公司利益。二、管理職責(zé)（一）公司管理層1.負(fù)責(zé)審批重大資料合同，對資料合同管理工作進(jìn)行宏觀指導(dǎo)與監(jiān)督。2.協(xié)調(diào)解決資料合同管理過程中涉及的跨部門重大問題。（二）法務(wù)部門1.參與資料合同的起草、審核，提供法律專業(yè)意見，確保合同合法合規(guī)。2.處理資料合同糾紛及法律事務(wù)，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.定期組織法律知識培訓(xùn)，提高員工法律意識。（三）業(yè)務(wù)部門1.作為資料合同的發(fā)起部門，負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)研、起草、談判等工作。2.確保所提供資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，對資料合同的履行情況負(fù)責(zé)。3.及時向相關(guān)部門傳遞資料合同信息，配合做好合同管理工作。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核資料合同中的財務(wù)條款，確保財務(wù)收支合理、合規(guī)。2.參與合同執(zhí)行過程中的財務(wù)監(jiān)督，對合同款項(xiàng)的收付進(jìn)行管理。3.協(xié)助分析合同的財務(wù)風(fēng)險，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。（五）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)資料合同的歸檔、保管及查閱服務(wù)，確保檔案的安全與完整。2.建立健全資料合同檔案管理制度，規(guī)范檔案整理、存儲與檢索流程。三、資料合同的起草與審核（一）起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，指定專人負(fù)責(zé)資料合同的起草工作。起草人應(yīng)全面了解業(yè)務(wù)情況，確保合同條款準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)內(nèi)容。2.合同起草應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板（如有），如無統(tǒng)一模板，應(yīng)遵循規(guī)范的格式和內(nèi)容要求。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于合同雙方基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。3.起草過程中，應(yīng)充分考慮可能出現(xiàn)的風(fēng)險因素，盡量明確雙方權(quán)利義務(wù)，避免模糊不清或歧義條款。（二）審核1.資料合同起草完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核流程一般為業(yè)務(wù)部門初審、法務(wù)部門審核、財務(wù)部門審核（涉及財務(wù)條款時），如有必要，還需提交公司管理層審批。2.業(yè)務(wù)部門初審重點(diǎn)關(guān)注合同條款是否符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求，內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，與業(yè)務(wù)流程是否銜接順暢等。3.法務(wù)部門審核主要審查合同的合法性、合規(guī)性，對合同條款進(jìn)行法律風(fēng)險評估，提出修改意見，確保合同不存在法律漏洞和風(fēng)險。4.財務(wù)部門審核涉及財務(wù)條款的合同，如付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等，確保財務(wù)安排合理、可行，符合公司財務(wù)制度。5.公司管理層根據(jù)合同的重要性及風(fēng)險程度進(jìn)行審批，對重大合同或存在重大風(fēng)險的合同提出決策意見。（三）修改與完善根據(jù)審核意見，起草人應(yīng)及時對資料合同進(jìn)行修改完善，確保合同最終稿符合各方審核要求。修改后的合同需再次提交相關(guān)部門進(jìn)行確認(rèn)，直至審核通過。四、資料合同的簽訂（一）簽訂流程1.審核通過的資料合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方當(dāng)事人進(jìn)行簽訂。簽訂前，應(yīng)確保合同雙方主體資格合法有效，合同內(nèi)容已達(dá)成一致意見。2.簽訂合同時，雙方應(yīng)仔細(xì)核對合同條款，確保合同文本與審核通過的版本一致。合同應(yīng)由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋雙方公章或合同專用章。3.合同簽訂份數(shù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，確保合同雙方及相關(guān)部門均持有一份原件。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給法務(wù)部門、財務(wù)部門、檔案管理部門等相關(guān)部門。（二）授權(quán)委托1.如合同簽訂人不是法定代表人，需提供法定代表人簽署的授權(quán)委托書。授權(quán)委托書應(yīng)明確授權(quán)范圍、期限、權(quán)限等內(nèi)容。2.授權(quán)委托應(yīng)嚴(yán)格按照公司授權(quán)管理制度執(zhí)行，確保授權(quán)的合法性、有效性。被授權(quán)人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)行使權(quán)利，不得超越授權(quán)權(quán)限簽訂合同。五、資料合同的履行（一）履行計劃1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)資料合同約定，制定詳細(xì)的履行計劃，明確各階段的工作任務(wù)、時間節(jié)點(diǎn)及責(zé)任人。履行計劃應(yīng)確保合同能夠按時、按質(zhì)、按量履行。2.履行計劃應(yīng)及時提交給相關(guān)部門，以便各部門協(xié)同配合，做好合同履行過程中的各項(xiàng)工作。（二）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對資料合同的履行情況進(jìn)行跟蹤，及時掌握合同履行進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決履行過程中出現(xiàn)的問題。2.如發(fā)現(xiàn)對方未按照合同約定履行義務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方溝通協(xié)商，要求對方采取補(bǔ)救措施，并保留相關(guān)證據(jù)。如協(xié)商不成，應(yīng)及時通知法務(wù)部門，采取法律措施維護(hù)公司權(quán)益。3.各相關(guān)部門應(yīng)按照履行計劃，各司其職，積極配合業(yè)務(wù)部門做好合同履行工作。財務(wù)部門應(yīng)及時辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，檔案管理部門應(yīng)做好相關(guān)資料的收集與整理工作。（三）變更與解除1.資料合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如需解除合同，應(yīng)按照合同約定及法律法規(guī)規(guī)定的程序進(jìn)行。解除合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)進(jìn)行充分評估，確保解除合同不會給公司帶來不利影響。解除合同后，應(yīng)及時辦理相關(guān)手續(xù)，如收回合同原件、清理款項(xiàng)往來等，并將相關(guān)情況通知各相關(guān)部門。六、資料合同的歸檔與保管（一）歸檔范圍1.公司簽訂的各類資料合同原件及相關(guān)附件，包括合同審批表、往來函件、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等。2.合同履行過程中產(chǎn)生的各類文件資料，如發(fā)貨單、驗(yàn)收單、對賬單、發(fā)票等。（二）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)及時收集業(yè)務(wù)部門提交的資料合同及相關(guān)文件資料，按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行整理、分類、編號。2.歸檔資料應(yīng)確保齊全、完整、真實(shí)，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。對于電子文檔，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并確保其可讀性和完整性。3.資料合同應(yīng)按照年度、類別等進(jìn)行分類歸檔，建立清晰的檔案目錄，便于查詢和檢索。（三）保管期限1.資料合同的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，重要合同的保管期限為[X]年，普通合同的保管期限為[X]年。2.保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。對于仍有保存價值的合同，應(yīng)繼續(xù)妥善保管。（四）保管措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全存儲。2.建立檔案借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱檔案，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序、狀態(tài)良好。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。七、資料合同的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱資料合同的，應(yīng)按照檔案借閱制度辦理查閱手續(xù)。查閱范圍應(yīng)根據(jù)工作需要嚴(yán)格限定，不得查閱與工作無關(guān)的合同內(nèi)容。2.涉及公司商業(yè)秘密或敏感信息的資料合同，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露合同內(nèi)容。（二）使用規(guī)定1.如需復(fù)印、掃描資料合同，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印件、掃描件應(yīng)與原件核對一致，并注明用途。2.資料合同僅供公司內(nèi)部使用，未經(jīng)公司書面同意，不得對外提供或泄露合同內(nèi)容。如因工作需要向外部單位提供合同相關(guān)信息的，應(yīng)按照公司保密制度及相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司建立資料合同管理內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對資料合同管理工作進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、歸檔、保管等各個環(huán)節(jié)的工作情況。2.業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、檔案管理部門等應(yīng)定期對本部門負(fù)責(zé)的資料合同管理工作進(jìn)行自查，并向公司管理層提交自查報告。3.公司審計部門有權(quán)對資料合同管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.接受政府有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，如實(shí)提供資料合同管理情況。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見，及時整改存在的問題，完善資料合同管理制度。九、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.在資料合同管理過程中，因故意或重大過失導(dǎo)致公司利益受損的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.責(zé)任界定應(yīng)根據(jù)過錯程度、造成損失大小等因素進(jìn)行綜合判斷，明確直接責(zé)任人和間接責(zé)任人。（二）