工程檔案流轉(zhuǎn)管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程檔案的規(guī)范化管理，確保工程檔案在流轉(zhuǎn)過程中的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮工程檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、工程建設、技術創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有工程項目檔案從形成到歸檔及后續(xù)利用過程中的流轉(zhuǎn)管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司工程檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工程檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保工程檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.完整準確原則各部門和項目團隊應按照工程建設的實際進程，及時、準確地收集和整理各類工程檔案資料，保證檔案內(nèi)容完整、真實，能夠全面反映工程建設的全過程。3.同步管理原則工程檔案管理工作應與工程建設進度同步，做到工程建設到哪里，檔案收集、整理、歸檔工作就跟進到哪里，確保工程檔案與工程實體建設相匹配。4.便于利用原則工程檔案的整理和保管應便于查閱和利用，以滿足公司內(nèi)部各部門對工程檔案信息的需求，為公司決策、工程管理、技術創(chuàng)新等提供有力支持。二、工程檔案流轉(zhuǎn)管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.制定和完善工程檔案流轉(zhuǎn)管理制度，并負責制度的組織實施和監(jiān)督檢查。2.指導、協(xié)調(diào)各部門和項目團隊的工程檔案管理工作，開展檔案業(yè)務培訓和交流活動。3.負責接收、整理、保管和統(tǒng)計公司工程檔案，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。4.按照規(guī)定的期限和要求，對工程檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的安全和有效利用。5.負責向公司內(nèi)部各部門提供工程檔案查閱、借閱服務，并對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計。6.配合公司外部相關部門對工程檔案的查閱、調(diào)閱等工作，做好檔案的保密和安全管理。（二）項目建設部門職責1.負責本部門工程項目檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的完整、準確和規(guī)范。2.在工程建設過程中，督促和指導項目團隊及時收集各類工程文件資料，并按照檔案管理要求進行分類整理。3.負責將整理好的工程檔案及時移交公司檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.配合檔案管理部門對工程檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關資料和信息。（三）項目團隊職責1.具體負責工程項目文件資料的形成、積累和保管工作，按照檔案管理要求及時將各類文件資料收集齊全、整理規(guī)范。2.明確專人負責工程檔案管理工作，確保檔案管理工作與工程建設同步進行。3.在工程建設各環(huán)節(jié)結(jié)束后，及時將形成的檔案資料移交項目建設部門，并協(xié)助做好檔案的整理和歸檔工作。（四）其他部門職責1.涉及工程建設的其他部門，應按照各自職責范圍，做好與工程檔案相關的文件資料收集、整理和移交工作。2.在工作中形成的與工程建設有關的文件、資料，應及時提交給項目團隊或項目建設部門，不得擅自留存或銷毀。三、工程檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程項目前期文件，包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目選址意見書、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證等。2.工程設計文件，包括初步設計、施工圖設計、設計變更通知等。3.工程施工文件，包括施工組織設計、施工方案、技術交底、工程測量記錄、材料設備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。4.工程監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.工程竣工驗收文件，包括竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等。6.其他與工程建設有關的文件資料，如工程照片、錄像、錄音等。（二）收集要求1.各部門和項目團隊應明確專人負責工程檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.工程文件資料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，不得偽造、篡改。3.收集的工程文件資料應符合國家和行業(yè)有關標準規(guī)范的要求，采用耐久性強的書寫材料和載體。（三）整理原則1.遵循工程建設的自然形成規(guī)律和特點，保持文件資料之間的有機聯(lián)系，按照項目建設程序、專業(yè)分類和形成時間順序進行整理。2.工程檔案應分類科學、組卷合理、編號規(guī)范，便于保管和利用。（四）整理方法1.工程檔案應按照工程項目進行分類，每個工程項目下再按照前期文件、設計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等類別進行細分。2.同一類別的文件資料應按照文件形成時間順序排列，對于有內(nèi)在邏輯關系的文件應集中排列在一起。3.工程檔案應編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應包括文件編號、責任者、文件題名、日期、頁次等內(nèi)容，便于查找和核對。4.工程檔案應編制案卷封面，案卷封面應包括工程名稱、項目編號、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等內(nèi)容。5.工程檔案應裝訂整齊、牢固，采用三孔一線的裝訂方法，裝訂應整齊美觀，不掉頁、不壓字、不損壞文件。四、工程檔案的歸檔（一）歸檔時間1.工程項目前期文件應在項目立項批復后一個月內(nèi)歸檔。2.工程設計文件應在設計文件審查通過后一個月內(nèi)歸檔。3.工程施工文件應在工程竣工后三個月內(nèi)歸檔。4.工程監(jiān)理文件應在監(jiān)理工作結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔。5.工程竣工驗收文件應在工程竣工驗收合格后一個月內(nèi)歸檔。（二）歸檔流程1.項目團隊在完成工程檔案資料的收集、整理工作后，填寫《工程檔案移交清單》，將檔案資料移交項目建設部門。2.項目建設部門對接收的工程檔案資料進行審核，審核無誤后，填寫《工程檔案移交清單》，將檔案資料移交公司檔案管理部門。3.公司檔案管理部門對接收的工程檔案資料進行驗收，驗收合格后，辦理檔案交接手續(xù)，并將檔案資料存入檔案庫房。（三）歸檔要求1.歸檔的工程檔案應符合本制度第三章規(guī)定的收集與整理要求，檔案資料應齊全、完整、規(guī)范。2.歸檔的工程檔案應編制檔案目錄和檢索工具，便于檔案的查找和利用。3.歸檔的工程檔案應進行數(shù)字化處理，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。五、工程檔案的保管（一）保管期限1.工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的工程檔案包括工程項目前期文件、工程竣工驗收文件、涉及公司重大利益和具有長期利用價值的文件資料等。3.長期保管的工程檔案包括工程設計文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件等，保管期限為30年。4.短期保管的工程檔案包括一般性的工程文件資料，保管期限為10年。（二）保管方式1.公司檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保工程檔案的安全保管。2.工程檔案應按照保管期限和類別進行分類存放，便于查找和管理。3.對重要的工程檔案應進行備份，備份檔案應與原件分開存放，確保檔案的安全性和完整性。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對工程檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應符合國家有關標準要求。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止工程檔案的丟失、損壞和泄密。4.對超過保管期限的工程檔案，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，確保檔案的安全和有效利用。六、工程檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱工程檔案的，可按照本制度規(guī)定的程序進行查閱。2.公司外部有關部門因工作需要查閱工程檔案的，應按照國家有關規(guī)定辦理相關手續(xù)，經(jīng)公司領導批準后，方可查閱。（二）利用流程1.公司內(nèi)部人員查閱工程檔案時，應填寫《工程檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，審核通過后，安排專人負責提供查閱服務，并做好查閱記錄。3.公司外部人員查閱工程檔案時，應提交查閱單位的介紹信、查閱人員的有效身份證件等材料，填寫《工程檔案查閱申請表》，經(jīng)公司領導批準后，由檔案管理部門安排專人負責提供查閱服務，并做好查閱記錄。4.查閱工程檔案時，查閱人員應在指定的地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對檔案進行核對，確認無誤后，辦理歸還手續(xù)。（三）利用要求1.檔案管理人員應嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，對查閱、借閱情況進行詳細記錄，確保檔案的安全和完整。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案資料，應嚴格控制查閱范圍，未經(jīng)公司領導批準，不得擅自提供查閱。3.鼓勵公司內(nèi)部人員充分利用工程檔案，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營、工程建設、技術創(chuàng)新等提供支持和服務。七、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立工程檔案鑒定小組，由檔案管理部門、項目建設部門、項目團隊等相關人員組成，負責對工程檔案的鑒定工作。（二）鑒定內(nèi)容1.對保管期限已滿的工程檔案進行鑒定，確定檔案是否仍有保存價值。2.對已失去保存價值的工程檔案，提出銷毀意見。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期限已滿的工程檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.工程檔案鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐一審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值等情況，提出鑒定意見。3.對確定已失去保存價值的工程檔案，填寫《工程檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司領導批準后，