咖啡公司內控管理制度一、總則（一）目的本制度旨在建立健全咖啡公司內部管理控制體系，規(guī)范公司各項經營管理活動，確保公司運營的合規(guī)性、有效性和風險可控性，保障公司資產安全，提高公司經濟效益，促進公司可持續(xù)發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于咖啡公司總部及各分支機構、子公司的全體員工和各項經營管理活動。（三）基本原則1.合法性原則：公司的各項內部控制活動必須符合國家法律法規(guī)、政策規(guī)定以及相關監(jiān)管要求。2.全面性原則：內部控制應涵蓋公司經營管理的各個環(huán)節(jié)，包括采購、生產、銷售、財務、人力資源等，不留管理死角。3.制衡性原則：在崗位設置、職責分工、業(yè)務流程等方面應相互制約、相互監(jiān)督，避免權力過度集中，防止舞弊和錯誤的發(fā)生。4.適應性原則：內部控制應與公司的經營規(guī)模、業(yè)務范圍、競爭狀況和風險水平相適應，并隨著公司內外部環(huán)境的變化及時進行調整和完善。5.成本效益原則：內部控制應在保證控制效果的前提下，合理權衡控制成本與效益，以適當的控制成本實現最佳的控制效果。二、組織架構與職責分工（一）組織架構公司建立了完善的組織架構，包括董事會、監(jiān)事會、管理層以及各職能部門。董事會是公司的決策機構，負責制定公司的戰(zhàn)略方針和重大決策；監(jiān)事會是公司的監(jiān)督機構，對公司的財務狀況、經營活動和內部控制進行監(jiān)督；管理層負責組織實施董事會的決策，領導公司的日常經營管理工作；各職能部門在管理層的領導下，按照職責分工履行相應的管理職能。（二）職責分工1.董事會職責審批公司的內部控制制度和年度內部控制評價報告。監(jiān)督管理層對內部控制制度的執(zhí)行情況。對公司重大風險事項進行決策。2.監(jiān)事會職責檢查公司財務。對董事、高級管理人員執(zhí)行公司職務的行為進行監(jiān)督，對違反法律、行政法規(guī)、公司章程或者股東會決議的董事、高級管理人員提出罷免的建議。當董事、高級管理人員的行為損害公司的利益時，要求董事、高級管理人員予以糾正。對公司內部控制制度的建立和執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。3.管理層職責負責組織制定和完善公司的內部控制制度，并確保其有效執(zhí)行。定期對公司內部控制的有效性進行自我評價，及時發(fā)現和解決內部控制中存在的問題。向董事會報告公司內部控制的執(zhí)行情況和存在的問題，并提出改進措施和建議。4.各職能部門職責采購部門：負責咖啡原材料及相關物資的采購工作，確保采購物資的質量、價格合理，嚴格按照采購流程進行操作，防范采購風險。生產部門：負責咖啡的生產加工工作，保證生產過程的安全、高效、穩(wěn)定，嚴格執(zhí)行生產標準和工藝流程，確保產品質量符合要求。銷售部門：負責咖啡產品的市場推廣和銷售工作，制定銷售策略，拓展銷售渠道，及時回收貨款，防范銷售風險。財務部門：負責公司的財務管理和會計核算工作，建立健全財務管理制度，加強財務監(jiān)督，確保公司財務信息的真實、準確、完整，合理籌集和使用資金，防范財務風險。人力資源部門：負責人力資源的規(guī)劃、招聘、培訓、考核、薪酬福利等管理工作，建立健全人力資源管理制度，合理配置人力資源，激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)造力，防范人力資源風險。三、采購與付款控制（一）采購計劃1.采購部門應根據公司的生產經營計劃、銷售預測以及庫存狀況，制定年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格、數量、質量要求、采購時間等內容。2.在制定采購計劃時，采購部門應充分考慮市場供應情況、價格波動因素以及公司的資金狀況，確保采購計劃的合理性和可行性。（二）供應商選擇與管理1.建立供應商評估和選擇機制，對供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面進行綜合評估。2.采購部門應定期對供應商進行考核，根據考核結果調整供應商名單，淘汰不合格供應商，確保供應商隊伍的穩(wěn)定性和可靠性。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資規(guī)格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式等條款。（三）采購審批1.采購業(yè)務應嚴格按照審批流程進行，采購申請需經部門負責人、分管領導和總經理審批。2.審批人員應根據采購計劃和實際需求，對采購申請的合理性、必要性進行審核，確保采購行為符合公司利益。（四）采購執(zhí)行1.采購人員應按照采購合同的要求，及時與供應商溝通協(xié)調，確保物資按時、按質、按量供應。2.在采購過程中，采購人員應嚴格遵守公司的采購紀律，不得收受供應商的賄賂或其他不正當利益，不得擅自變更采購合同條款。（五）驗收與付款1.物資到貨后，采購部門應及時通知質量檢驗部門進行驗收。質量檢驗部門應按照合同約定的質量標準對物資進行檢驗，出具驗收報告。2.驗收合格的物資，倉庫部門應及時辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨或補貨等。3.財務部門應根據驗收報告、采購合同和發(fā)票等憑證，按照公司的付款審批流程進行付款審核，確保付款的準確性和合規(guī)性。四、生產與倉儲控制（一）生產計劃1.生產部門應根據銷售訂單、市場預測以及庫存情況，制定年度、季度和月度生產計劃。生產計劃應明確產品品種、產量、生產時間、生產進度等內容。2.在制定生產計劃時，生產部門應充分考慮生產設備的產能、原材料供應情況以及人員配備等因素，確保生產計劃的合理性和可行性。（二）生產過程控制1.嚴格執(zhí)行生產工藝流程和操作規(guī)程，確保產品質量符合標準要求。2.加強生產現場管理，合理安排生產人員和設備，提高生產效率，降低生產成本。3.建立生產過程中的質量檢驗制度，對原材料、半成品和成品進行檢驗，及時發(fā)現和糾正質量問題。（三）倉儲管理1.倉庫應建立健全物資管理制度，對物資的入庫、存儲、出庫等環(huán)節(jié)進行規(guī)范管理。2.物資入庫時，倉庫管理人員應根據驗收報告辦理入庫手續(xù)，確保物資數量準確、質量合格、標識清晰。3.物資存儲應按照類別、規(guī)格、批次等進行分類存放，確保物資存儲安全、有序，便于查找和盤點。4.物資出庫時，倉庫管理人員應根據經審批的領料單辦理出庫手續(xù)，確保物資發(fā)放準確無誤。5.定期對倉庫物資進行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的處理。五、銷售與收款控制（一）銷售政策1.制定合理的銷售政策，包括產品價格、銷售折扣、銷售返利、信用政策等，確保銷售政策符合公司的經營目標和市場情況。2.銷售政策應明確審批流程，經公司管理層審批后執(zhí)行。（二）銷售合同管理1.銷售部門應與客戶簽訂銷售合同，明確雙方的權利和義務，包括產品名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、質量標準、售后服務等條款。2.銷售合同簽訂前，應進行合同評審，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。3.銷售合同簽訂后，應及時將合同副本送交相關部門，如生產部門、財務部門等，以便各部門按照合同要求履行職責。（三）銷售執(zhí)行1.銷售部門應按照銷售合同的要求，及時組織產品發(fā)貨，確保產品按時、按質、按量交付給客戶。2.在銷售過程中，銷售人員應嚴格遵守公司的銷售紀律，不得擅自降低銷售價格、給予客戶不正當利益或泄露公司商業(yè)機密。（四）收款管理1.財務部門應加強對銷售收款的管理，建立應收賬款臺賬，及時記錄應收賬款的發(fā)生、收回情況。2.制定合理的信用政策，對客戶的信用狀況進行評估，確定信用額度和信用期限。3.定期對應收賬款進行賬齡分析，及時催收逾期賬款，防范壞賬風險。4.對于長期拖欠貨款的客戶，應采取有效措施，如停止供貨、法律訴訟等，確保公司利益不受損失。六、財務與會計控制（一）財務管理制度1.建立健全財務管理制度，包括財務預算管理、資金管理、成本費用管理、資產管理、財務報告等制度，確保財務管理工作有章可循。2.財務管理制度應明確各項財務工作的流程和規(guī)范，以及相關人員的職責權限。（二）財務預算管理1.實行全面預算管理制度，公司各部門應根據公司的戰(zhàn)略目標和年度經營計劃，編制本部門的預算草案，報財務部門匯總。2.財務部門應根據各部門的預算草案，結合公司的實際情況，編制公司年度財務預算方案，報公司管理層審批。3.經審批后的財務預算應嚴格執(zhí)行，各部門應定期對預算執(zhí)行情況進行分析和總結，及時發(fā)現問題并采取措施加以解決。4.定期對財務預算進行調整，如因市場環(huán)境變化、公司戰(zhàn)略調整等原因需要調整預算的，應按照規(guī)定的程序進行審批。（三）資金管理1.加強資金籌集管理，合理確定資金籌集規(guī)模和方式，降低資金成本，防范資金籌集風險。2.建立資金使用審批制度，嚴格控制資金支出，確保資金使用的合理性和合規(guī)性。3.加強資金風險管理，對資金的流動性、安全性進行監(jiān)控，防范資金鏈斷裂風險。4.定期對公司的資金狀況進行分析和評估，合理安排資金，提高資金使用效率。（四）成本費用管理1.建立成本費用核算制度，明確成本費用的核算對象、核算方法和核算流程。2.加強成本費用控制，制定成本費用定額和標準，嚴格控制各項成本費用支出，降低公司運營成本。3.定期對成本費用進行分析和考核，找出成本費用管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取措施加以改進。（五）資產管理1.建立健全資產管理制度，對公司的固定資產、流動資產、無形資產等進行規(guī)范管理。2.加強固定資產管理，定期對固定資產進行清查盤點，確保固定資產賬實相符。3.加強流動資產的管理，特別是對存貨、應收賬款等的管理，防范流動資產損失風險。4.加強無形資產的管理，保護公司的知識產權，確保無形資產的安全和有效利用。（六）財務報告1.按照國家統(tǒng)一的會計制度和會計準則的要求，及時、準確、完整地編制財務報告。2.財務報告應包括資產負債表、利潤表、現金流量表、所有者權益變動表以及附注等內容。3.定期對財務報告進行審計，確保財務報告的真實性和可靠性。4.財務報告編制完成后，應及時報送公司管理層、董事會和監(jiān)事會，并按照規(guī)定對外披露。七、人力資源控制（一）人力資源規(guī)劃1.根據公司的戰(zhàn)略目標和發(fā)展規(guī)劃，制定人力資源規(guī)劃，明確公司人力資源需求和供給情況。2.人力資源規(guī)劃應包括人員招聘、培訓與開發(fā)、績效考核、薪酬福利、勞動關系等方面的內容。（二）人員招聘與培訓1.建立科學合理的人員招聘制度，根據崗位需求和任職資格要求，招聘合適的人才。2.加強員工培訓與開發(fā)，制定培訓計劃，為員工提供專業(yè)技能培訓、職業(yè)素養(yǎng)培訓等，提高員工的綜合素質和業(yè)務能力。3.建立員工培訓檔案，記錄員工的培訓情況和學習成果。（三）績效考核1.建立健全績效考核制度，明確考核指標、考核標準和考核流程。2.定期對員工進行績效考核，考核結果作為員工薪酬調整、晉升、獎勵、懲罰等的依據。3.加強績效考核結果的反饋和溝通，幫助員工了解自己的工作表現，促進員工改進工作。（四）薪酬福利1.制定合理的薪酬福利制度，根據員工的崗位價值、工作績效、市場行情等因素確定薪酬水平。2.建立薪酬調整機制，定期對員工薪酬進行調整，確保薪酬的公平性和合理性。3.按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定，為員工繳納社會保險、住房公積金等福利費用，提供其他福利待遇。（五）勞動關系1.依法與員工簽訂勞動合同，明確雙方的權利和義務。2.加強勞動用工管理，規(guī)范員工入職、離職手續(xù)，維護公司和員工的合法權益。3.建立勞動爭議調解機制，及時處理勞動爭議，維護公司的穩(wěn)定發(fā)展。八、內部控制監(jiān)督與評價（一）內部審計1.設立獨立的內部審計部門，配備專業(yè)的內部審計人員，負責對公司內部控制制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督。2.內部審計部門應制定年度審計計劃，明確審計范圍、審計重點和審計時間安排。3.定期對公司各部門的內部控制制度執(zhí)行情況進行審計檢查，發(fā)現問題及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。（二）自我評價1.公司管理層應定期對公司內部控制的有效性進行自我評價，形成內部控制自我評價報告。2.內部控制自我評價報告應包括內部控制的設計和執(zhí)行情況、存在的問題及改進措施等內容。3.內部控制自我評價報告應報公司董事會和監(jiān)事會審議，并按照規(guī)定