完善藥品采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司藥品采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，確保藥品質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有藥品采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于藥品的采購(gòu)計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同簽訂、采購(gòu)執(zhí)行、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：確保所采購(gòu)藥品符合國(guó)家法律法規(guī)、藥品標(biāo)準(zhǔn)及公司質(zhì)量要求，保障患者用藥安全有效。2.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)，依法簽訂采購(gòu)合同，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。3.公開(kāi)、公平、公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)透明，在供應(yīng)商選擇、采購(gòu)價(jià)格確定等方面，遵循公開(kāi)、公平、公正的原則，維護(hù)公司利益。4.成本效益原則：在保證藥品質(zhì)量的前提下，合理控制采購(gòu)成本，提高資金使用效益。二、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）需求預(yù)測(cè)1.各部門應(yīng)定期（每月/每季度）根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、庫(kù)存狀況及市場(chǎng)需求，對(duì)藥品需求進(jìn)行預(yù)測(cè)，并填寫(xiě)《藥品需求預(yù)測(cè)表》。2.需求預(yù)測(cè)應(yīng)綜合考慮歷史銷售數(shù)據(jù)、臨床用藥變化趨勢(shì)、季節(jié)因素、政策調(diào)整等因素，確保預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性和合理性。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門根據(jù)各部門提交的《藥品需求預(yù)測(cè)表》，結(jié)合庫(kù)存情況，制定月度/季度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.在制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)充分考慮藥品的有效期、采購(gòu)周期、供應(yīng)商供貨能力等因素，避免因計(jì)劃不合理導(dǎo)致藥品短缺或積壓。3.采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后的采購(gòu)計(jì)劃作為采購(gòu)執(zhí)行的依據(jù)。（三）采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整1.在采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中，如因市場(chǎng)需求變化、臨床用藥調(diào)整、供應(yīng)商問(wèn)題等原因，需要對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整的，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》，說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及預(yù)計(jì)影響。2.《采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，采購(gòu)部門按照調(diào)整后的采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的資質(zhì)條件，包括但不限于《藥品生產(chǎn)許可證》《藥品經(jīng)營(yíng)許可證》《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》、藥品GMP或GSP認(rèn)證證書(shū)、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。2.采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選。3.對(duì)初步篩選合格的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，考察內(nèi)容包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、倉(cāng)儲(chǔ)物流條件、售后服務(wù)能力等?？疾旖Y(jié)束后，填寫(xiě)《供應(yīng)商考察報(bào)告》。4.根據(jù)供應(yīng)商考察結(jié)果，采購(gòu)部門組織相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等。評(píng)估結(jié)果分為合格、不合格兩個(gè)等級(jí)。5.對(duì)于評(píng)估合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門與其簽訂《質(zhì)量保證協(xié)議》《供應(yīng)合同》等相關(guān)文件，明確雙方權(quán)利義務(wù)。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核1.建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核機(jī)制，定期（每半年/每年）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)與考核。評(píng)價(jià)與考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等方面。2.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)，如到貨驗(yàn)收合格率、交貨及時(shí)率、價(jià)格偏差率等，并填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核表》。3.根據(jù)《供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核表》的得分情況，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行等級(jí)劃分，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于評(píng)價(jià)結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、優(yōu)先付款等；對(duì)于評(píng)價(jià)結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，整改仍不合格的，取消其供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商淘汰與更換1.如供應(yīng)商出現(xiàn)下列情況之一，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與其終止合作，并淘汰該供應(yīng)商：提供的藥品質(zhì)量不符合國(guó)家法律法規(guī)、藥品標(biāo)準(zhǔn)及公司質(zhì)量要求，且整改后仍不合格的；連續(xù)多次交貨期延誤，嚴(yán)重影響公司正常業(yè)務(wù)開(kāi)展的；價(jià)格虛高，經(jīng)協(xié)商仍不調(diào)整的；違反《質(zhì)量保證協(xié)議》《供應(yīng)合同》等相關(guān)約定，情節(jié)嚴(yán)重的。2.對(duì)于被淘汰的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)尋找新的供應(yīng)商進(jìn)行替代。新供應(yīng)商的選擇應(yīng)按照本制度中供應(yīng)商選擇的相關(guān)流程進(jìn)行。四、采購(gòu)執(zhí)行管理（一）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。2.采購(gòu)訂單下達(dá)后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通確認(rèn)，確保供應(yīng)商收到訂單并能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。（二）采購(gòu)合同簽訂1.對(duì)于金額較大、采購(gòu)周期較長(zhǎng)的藥品采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、交貨期、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同條款合法合規(guī)。審核通過(guò)后的采購(gòu)合同，由雙方簽字蓋章生效。（三）采購(gòu)過(guò)程跟蹤1.采購(gòu)人員應(yīng)定期跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無(wú)法按時(shí)交貨，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施確保按時(shí)交貨。2.在采購(gòu)過(guò)程中，如因市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、政策調(diào)整等原因需要變更采購(gòu)價(jià)格、交貨期等合同條款的，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)按照采購(gòu)合同簽訂的相關(guān)流程進(jìn)行審核與簽訂。五、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.采購(gòu)部門在藥品到貨前，應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量管理部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門等相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.質(zhì)量管理部門應(yīng)安排具備相應(yīng)資質(zhì)的驗(yàn)收人員參與驗(yàn)收工作，并準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具、文件等，如驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量證明文件等。3.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)清理出專門的驗(yàn)收?qǐng)龅兀_保驗(yàn)收工作的順利進(jìn)行。（二）驗(yàn)收程序1.藥品到貨后，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)核對(duì)送貨單與采購(gòu)訂單的一致性，包括藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。核對(duì)無(wú)誤后，填寫(xiě)《藥品到貨驗(yàn)收通知單》，通知質(zhì)量管理部門進(jìn)行驗(yàn)收。2.質(zhì)量管理部門驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)藥品的外觀、包裝、標(biāo)簽、說(shuō)明書(shū)、數(shù)量、質(zhì)量證明文件等進(jìn)行逐一檢查。驗(yàn)收過(guò)程中，可采用抽樣檢驗(yàn)的方式，對(duì)藥品的內(nèi)在質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。3.驗(yàn)收合格的藥品，驗(yàn)收人員應(yīng)在《藥品驗(yàn)收記錄》上簽字確認(rèn)，并注明驗(yàn)收結(jié)論。驗(yàn)收不合格的藥品，應(yīng)填寫(xiě)《藥品拒收?qǐng)?bào)告單》，詳細(xì)記錄不合格情況，報(bào)質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人審核后，通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。（三）驗(yàn)收結(jié)果處理1.對(duì)于驗(yàn)收合格的藥品，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，并按照藥品的儲(chǔ)存條件進(jìn)行妥善保管。2.對(duì)于驗(yàn)收不合格的藥品，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取換貨、退貨、補(bǔ)貨等措施。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定及相關(guān)法律法規(guī)，通過(guò)法律途徑解決。3.質(zhì)量管理部門應(yīng)定期對(duì)驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)驗(yàn)收過(guò)程中存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施，不斷完善驗(yàn)收管理工作。六、付款管理（一）付款申請(qǐng)1.采購(gòu)部門在收到供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)核對(duì)發(fā)票信息與采購(gòu)合同、送貨單、驗(yàn)收記錄等相關(guān)文件的一致性。核對(duì)無(wú)誤后，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》，注明付款金額、付款方式、付款期限等內(nèi)容。2.《付款申請(qǐng)表》經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、有效性，以及付款金額與合同約定的一致性等。（二）付款審批1.《付款申請(qǐng)表》經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，按照公司財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行審批。審批流程應(yīng)明確各級(jí)審批人員的職責(zé)和權(quán)限，確保付款審批的規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。2.付款審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果安排付款。付款方式應(yīng)根據(jù)合同約定及公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，可采用支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行支付等方式。（三）付款記錄與檔案管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立完善的付款記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每一筆付款的日期、金額、付款對(duì)象、付款方式等信息。付款記錄臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)與清理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.采購(gòu)部門應(yīng)負(fù)責(zé)整理與采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料，包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)訂單、采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收記錄、付款申請(qǐng)及審批文件等，并按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。檔案保存期限應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定的要求。七、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)或崗位，對(duì)藥品采購(gòu)管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理、采購(gòu)過(guò)程、驗(yàn)收管理、付款管理等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)《監(jiān)督檢查記錄》，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。整改情況應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)藥品采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，審查采購(gòu)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性、真實(shí)性和效益性。審計(jì)內(nèi)容包括采購(gòu)管理制度的執(zhí)行情況、采購(gòu)流程的規(guī)范性、采購(gòu)成本的控制情況、供應(yīng)商管理的有效性等。2.審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出審計(jì)建議和整改要求。被審計(jì)部門應(yīng)按照審計(jì)報(bào)告的要求，及時(shí)進(jìn)行整改，