辦公用品倉庫管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公用品倉庫的管理，規(guī)范辦公用品的采購、存儲、發(fā)放及使用流程，確保辦公用品的合理配置與有效利用，提高工作效率，降低運營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有辦公用品倉庫的管理，包括辦公用品的采購、驗收、存儲、保管、發(fā)放、盤點及報廢處理等環(huán)節(jié)。（三）職責分工1.人事行政部負責制定辦公用品倉庫管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負責辦公用品的采購計劃制定、采購實施及供應商管理。負責辦公用品倉庫的日常管理工作，包括物品的驗收、存儲、保管、發(fā)放等。定期組織辦公用品的盤點工作，編制盤點報告，對盤盈、盤虧情況進行分析和處理。負責辦公用品的報廢申請審核及報廢處理工作。2.各部門負責本部門辦公用品需求的統(tǒng)計與申報，配合人事行政部做好辦公用品的采購計劃制定工作。嚴格按照規(guī)定使用辦公用品，不得浪費或挪作他用。負責本部門辦公用品的領用、保管及使用情況的監(jiān)督。二、辦公用品的采購管理（一）采購計劃制定1.各部門應于每月[具體日期]前，將本部門次月辦公用品需求清單提交至人事行政部。需求清單應詳細列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數量等信息。2.人事行政部根據各部門提交的需求清單，結合辦公用品的庫存情況，進行綜合分析和匯總，制定次月辦公用品采購計劃。采購計劃應明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數量、預計采購時間等內容。3.對于臨時性或緊急性辦公用品需求，各部門應及時填寫《辦公用品緊急采購申請表》，經部門負責人簽字確認后提交至人事行政部。人事行政部應根據實際情況，優(yōu)先安排采購。（二）采購實施1.人事行政部根據采購計劃，選擇合格的供應商進行采購。在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、產品質量、價格、售后服務等因素，確保所采購的辦公用品符合公司要求。2.采購人員應與供應商簽訂采購合同，明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、售后服務等條款，確保雙方權益得到保障。3.采購人員應跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協調，確保辦公用品按時、按質、按量到貨。對于因供應商原因導致的交貨延遲、質量問題等情況，采購人員應及時采取措施，要求供應商解決問題，并承擔相應的責任。（三）驗收1.辦公用品到貨后，采購人員應及時通知人事行政部倉庫管理人員進行驗收。倉庫管理人員應根據采購合同及相關標準，對辦公用品的數量、規(guī)格、型號、質量等進行逐一核對。2.對于驗收合格的辦公用品，倉庫管理人員應在送貨單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。對于驗收不合格的辦公用品，倉庫管理人員應及時通知采購人員與供應商聯系，要求供應商更換或處理。3.驗收過程中發(fā)現的問題，如數量不符、質量問題等，倉庫管理人員應詳細記錄，并及時反饋給采購人員和部門負責人。采購人員應與供應商協商解決問題，并將處理結果及時告知倉庫管理人員。三、辦公用品的存儲管理（一）倉庫布局1.辦公用品倉庫應設置專門的存儲區(qū)域，按照辦公用品的類別、用途、規(guī)格等進行分類存放。存儲區(qū)域應劃分明確，標識清晰，便于物品的查找和管理。2.倉庫內應設置貨架、貨柜等存儲設備，確保辦公用品擺放整齊、有序。對于易碎、易損、易燃、易爆等特殊物品，應設置專門的存儲區(qū)域，并采取相應的防護措施。3.倉庫應保持通風良好、干燥清潔，溫度、濕度應符合辦公用品存儲要求。倉庫內不得堆放雜物，保持通道暢通無阻。（二）入庫管理1.辦公用品入庫時，倉庫管理人員應根據送貨單和驗收單，對辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數量、質量等進行再次核對。核對無誤后，將辦公用品按照規(guī)定的存儲位置進行擺放，并填寫《辦公用品入庫登記表》。2.《辦公用品入庫登記表》應詳細記錄辦公用品的入庫日期、名稱、規(guī)格、型號、數量、供應商、入庫人員等信息。入庫登記表應妥善保存，以備查詢。3.對于新采購的辦公用品，倉庫管理人員應及時更新庫存臺賬，確保庫存信息準確無誤。（三）庫存盤點1.人事行政部應定期組織辦公用品倉庫的盤點工作，盤點周期為[具體周期，如每月、每季度等]。盤點工作應全面、細致，確保賬實相符。2.盤點前，倉庫管理人員應將辦公用品進行整理和核對，確保賬物一致。盤點過程中，應逐一清點辦公用品的數量、規(guī)格、型號等信息，并與庫存臺賬進行核對。3.對于盤點中發(fā)現的盤盈、盤虧情況，倉庫管理人員應詳細記錄，并及時查明原因。盤盈情況應分析是否為采購數量過多或入庫登記錯誤等原因導致；盤虧情況應分析是否為領用未登記、丟失、損壞等原因導致。4.盤點結束后，倉庫管理人員應編制《辦公用品盤點報告》，報告中應詳細列出盤點日期、盤點范圍、盤點結果、盤盈盤虧情況及原因分析等內容。盤點報告經倉庫管理人員簽字確認后，提交至人事行政部負責人審核。5.人事行政部負責人根據盤點報告，對盤盈、盤虧情況進行審批，并提出處理意見。對于盤盈的辦公用品，應根據實際情況進行調整庫存臺賬；對于盤虧的辦公用品，應查明原因，追究相關人員的責任，并根據審批意見進行相應的處理。（四）庫存安全管理1.倉庫管理人員應加強對辦公用品倉庫的安全管理，確保倉庫內物品的安全。倉庫應配備必要的消防器材和安全設施，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。2.倉庫管理人員應嚴格遵守倉庫安全管理制度，嚴禁在倉庫內吸煙、使用明火或存放易燃、易爆物品。倉庫內的電器設備應符合安全要求，不得私拉亂接電線。3.倉庫管理人員應定期對倉庫進行巡查，檢查門窗是否關閉、物品是否擺放整齊、有無異常情況等。發(fā)現問題應及時處理，并做好記錄。4.對于貴重辦公用品或特殊物品，倉庫應采取額外的安全防護措施，如設置保險柜、安裝監(jiān)控設備等，確保物品的安全。四、辦公用品的發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.辦公用品的發(fā)放應遵循“按需發(fā)放、勤儉節(jié)約”的原則，確保辦公用品的合理使用，避免浪費。2.各部門應根據實際工作需要，合理申報辦公用品需求，不得虛報、多報。（二）發(fā)放流程1.各部門員工如需領用辦公用品，應填寫《辦公用品領用申請表》，注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數量等信息，并經部門負責人簽字批準。2.《辦公用品領用申請表》提交至人事行政部倉庫管理人員處，倉庫管理人員根據庫存情況進行審核。對于庫存充足的辦公用品，倉庫管理人員應及時發(fā)放，并在申請表上簽字確認；對于庫存不足的辦公用品，倉庫管理人員應告知申請人，并說明預計到貨時間。3.倉庫管理人員發(fā)放辦公用品后，應及時更新庫存臺賬，確保庫存信息準確無誤。同時，應將《辦公用品領用申請表》妥善保存，以備查詢。（三）特殊情況處理1.對于臨時性或緊急性辦公用品需求，員工可先領用，但事后應及時補辦《辦公用品領用申請表》手續(xù)。2.對于貴重辦公用品或限量發(fā)放的辦公用品，如筆記本電腦、打印機等，員工領用前應填寫專門的申請表，并經部門負責人和人事行政部負責人審批后，方可領用。五、辦公用品的使用管理（一）使用培訓1.人事行政部應定期組織辦公用品使用培訓，向員工介紹辦公用品的正確使用方法、注意事項等內容，提高員工的辦公技能和節(jié)約意識。2.培訓內容應包括但不限于辦公設備（如電腦、打印機、復印機等）的操作使用、辦公用品（如紙張、筆、墨盒等）的節(jié)約使用等方面。（二）使用監(jiān)督1.各部門負責人應加強對本部門員工辦公用品使用情況的監(jiān)督，確保員工正確使用辦公用品，避免浪費。2.人事行政部應不定期對各部門辦公用品使用情況進行檢查，發(fā)現問題及時督促整改。對于浪費辦公用品的行為，應進行批評教育，并視情節(jié)輕重給予相應的處罰。（三）節(jié)約意識培養(yǎng)1.公司應通過內部宣傳、培訓等方式，培養(yǎng)員工的節(jié)約意識，倡導綠色辦公理念。鼓勵員工采取雙面打印、復印，減少紙張浪費；合理設置電腦、打印機等設備的待機時間，節(jié)約能源等。2.對于在辦公用品節(jié)約使用方面表現突出的部門或個人，公司應給予表彰和獎勵，樹立節(jié)約榜樣，營造良好的節(jié)約氛圍。六、辦公用品的報廢管理（一）報廢標準1.辦公用品符合下列條件之一的，可申請報廢：已超過使用年限，且無法正常使用或維修成本過高的。因損壞、故障等原因無法修復，且無使用價值的。因技術更新、業(yè)務調整等原因不再使用的。2.對于低值易耗品，如筆、本子、文件夾等，達到一定使用期限或損壞嚴重無法使用的，可批量申請報廢。（二）報廢申請1.各部門如需報廢辦公用品，應填寫《辦公用品報廢申請表》，注明報廢辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數量、購置時間、報廢原因等信息，并附上相關證明材料（如損壞照片、維修記錄等）。2.《辦公用品報廢申請表》經部門負責人簽字確認后，提交至人事行政部。人事行政部負責對報廢申請進行審核，核實報廢原因及相關情況。（三）報廢審批1.人事行政部審核通過的報廢申請，提交至公司分管領導進行審批。分管領導根據實際情況進行審批，并簽署意見。2.對于價值較高的辦公用品報廢申請，需經公司總經理審批后，方可進行報廢處理。（四）報廢處理1.經審批同意報廢的辦公用品，人事行政部應及時安排處理。對于有回收價值的辦公用品，如廢舊電腦、打印機等，應聯系專業(yè)