外出維修報銷管理制度總則一、目的為規(guī)范公司外出維修費用的報銷管理，明確報銷流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保公司維修費用的合理支出，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司全體員工因工作需要進(jìn)行的外出維修活動，包括但不限于設(shè)備維修、設(shè)施維護(hù)、車輛維修等。三、管理原則1.真實性原則：報銷的維修費用必須真實、合理，與工作實際需要相符。2.合規(guī)性原則：報銷的維修費用必須符合公司的財務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。3.節(jié)約性原則：鼓勵員工在進(jìn)行外出維修時，選擇性價比高的維修服務(wù)和材料，節(jié)約公司維修費用。4.審批原則：外出維修費用的報銷必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保費用的合理性和必要性。四、職責(zé)分工1.財務(wù)部：負(fù)責(zé)制定公司的財務(wù)制度和報銷標(biāo)準(zhǔn)，審核報銷憑證的真實性、合法性和合規(guī)性，辦理報銷手續(xù)，進(jìn)行費用核算和賬務(wù)處理。2.行政部：負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)公司的外出維修工作，對維修服務(wù)單位進(jìn)行評估和選擇，簽訂維修服務(wù)合同，監(jiān)督維修服務(wù)質(zhì)量和進(jìn)度，收集和整理維修費用相關(guān)資料。3.各部門：負(fù)責(zé)提出本部門的外出維修申請，填寫維修申請表，組織實施維修工作，對維修費用進(jìn)行初步審核，確保維修費用的合理性和必要性。4.總經(jīng)理：負(fù)責(zé)對重大外出維修項目的審批，對超出預(yù)算的維修費用進(jìn)行決策。維修申請與審批一、維修申請1.員工因工作需要進(jìn)行外出維修時，應(yīng)提前填寫《維修申請表》（見附件1），詳細(xì)說明維修項目、維修原因、維修時間、維修地點、維修預(yù)算等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《維修申請表》應(yīng)提交給行政部，由行政部進(jìn)行審核和匯總。對于緊急維修項目，員工可以先進(jìn)行維修，事后及時補(bǔ)辦《維修申請表》。3.行政部應(yīng)在收到《維修申請表》后的1個工作日內(nèi)，對維修申請進(jìn)行審核，并將審核結(jié)果反饋給申請人。對于符合維修條件的申請，行政部應(yīng)及時組織維修；對于不符合維修條件的申請，應(yīng)說明理由并退回給申請人。二、維修審批1.行政部組織維修后，應(yīng)將維修費用預(yù)算提交給財務(wù)部進(jìn)行審核。財務(wù)部應(yīng)在收到維修費用預(yù)算后的2個工作日內(nèi)，對維修費用預(yù)算進(jìn)行審核，并將審核結(jié)果反饋給行政部。2.對于維修費用預(yù)算在[X]元以下的項目，由行政部負(fù)責(zé)人審批；對于維修費用預(yù)算在[X]元至[X]元之間的項目，由總經(jīng)理審批；對于維修費用預(yù)算在[X]元以上的項目，由公司董事會審批。3.審批通過后，行政部應(yīng)與維修服務(wù)單位簽訂維修服務(wù)合同，明確維修項目、維修內(nèi)容、維修費用、維修時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。維修服務(wù)合同應(yīng)經(jīng)財務(wù)部和行政部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋公司公章。維修實施與驗收一、維修實施1.行政部應(yīng)按照維修服務(wù)合同的約定，組織維修服務(wù)單位進(jìn)行維修工作。維修服務(wù)單位應(yīng)按照維修服務(wù)合同的要求，按時、按質(zhì)、按量完成維修任務(wù)。2.維修過程中，行政部應(yīng)派專人進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保維修工作的質(zhì)量和進(jìn)度。對于重大維修項目，行政部應(yīng)邀請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或?qū)I(yè)技術(shù)人員進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)和監(jiān)督。3.維修服務(wù)單位應(yīng)在維修工作完成后，及時向行政部提交維修報告和維修費用清單。維修報告應(yīng)包括維修項目、維修內(nèi)容、維修時間、維修人員、維修質(zhì)量等內(nèi)容；維修費用清單應(yīng)包括維修材料費用、維修人工費用、運輸費用等各項費用的明細(xì)。二、維修驗收1.行政部應(yīng)在收到維修報告和維修費用清單后的1個工作日內(nèi)，組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或?qū)I(yè)技術(shù)人員對維修工作進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括維修質(zhì)量、維修項目、維修費用等方面。2.驗收合格后，行政部應(yīng)在維修報告上簽字確認(rèn)，并將維修報告和維修費用清單提交給財務(wù)部進(jìn)行審核。驗收不合格的，行政部應(yīng)要求維修服務(wù)單位進(jìn)行整改，直至驗收合格。3.對于需要進(jìn)行二次維修的項目，行政部應(yīng)重新組織驗收，并按照上述程序進(jìn)行處理。維修費用報銷與核算一、報銷憑證1.員工報銷外出維修費用時，應(yīng)提供以下報銷憑證：《維修申請表》；維修服務(wù)合同；維修報告；維修費用清單；維修發(fā)票（增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票）；其他相關(guān)證明材料（如維修材料清單、維修人員資質(zhì)證明等）。2.報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效，填寫規(guī)范、完整，不得涂改、偽造。3.財務(wù)部應(yīng)對報銷憑證進(jìn)行嚴(yán)格審核，對于不符合要求的報銷憑證，應(yīng)退回給申請人并說明理由。二、費用核算1.財務(wù)部應(yīng)按照公司的財務(wù)制度和報銷標(biāo)準(zhǔn)，對維修費用進(jìn)行核算和審核。核算內(nèi)容包括維修材料費用、維修人工費用、運輸費用等各項費用的合理性和合規(guī)性。2.對于符合報銷標(biāo)準(zhǔn)的維修費用，財務(wù)部應(yīng)及時辦理報銷手續(xù)，并將報銷款項支付給申請人。對于不符合報銷標(biāo)準(zhǔn)的維修費用，財務(wù)部應(yīng)不予報銷，并說明理由。3.財務(wù)部應(yīng)定期對維修費用進(jìn)行統(tǒng)計和分析，編制維修費用報表，向公司管理層匯報維修費用的使用情況和趨勢，為公司的成本控制和決策提供依據(jù)。附則一、本制度由財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修訂。二、本制度自發(fā)布之日起施行，原有的外出維修報銷管理制度同時廢止。三、本制度如有未盡事宜，或與國家法律法規(guī)和公司其他制度相抵觸的，以國家法律法規(guī)和公